Automatisieren Sie die Bereinigung inaktiver Benutzer mit den Apps zur automatischen Benutzerverwaltung von miniOrange.

Benutzer aus Gruppen für nie angemeldete Konten entfernen: Automatisierung der Jira-, Confluence-, Bitbucket- und JSD-Cloud-Verwaltung

Was ist automatisierte Benutzerverwaltung?

Die Verwaltung aktiver und inaktiver Benutzer in Jira, Confluence, Bitbucket und JSD Cloud wird kritisch, wenn es um mehrere Benutzer und teure Lizenzstufen geht.

Die miniOrange-App zur automatisierten Benutzerverwaltung bietet folgende Funktionen:

• Spezifische Steuerung mit separaten Konfigurationsfeldern für jede Anwendung
• Möglichkeit, Inaktivitätsschwellenwerte festzulegen (z. B. 30 Tage)
• Zielgruppenauswahl für die Entfernung
• Besondere Behandlung für Benutzer, die sich noch nie angemeldet haben

Dieser einheitliche Ansatz trägt dazu bei, manuelle Prozesse zu eliminieren und bietet gleichzeitig flexible Optionen zum Überspringen von Gruppen, um wichtige Benutzer zu schützen.

Das wachsende Problem: Manuelle Benutzerverwaltung im großen Maßstab

Die Herausforderung für Unternehmen

Unternehmen stehen vor einer wachsenden Herausforderung, wenn es darum geht, den Benutzerzugriff auf mehrere Atlassian-Produkte hinweg zu verwalten.

Das übliche Szenario: Ihr Unternehmen arbeitet mit zahlreichen lizenzierten Benutzern, die über folgende Bereiche verteilt sind:

• Jira-Software
• Zusammenfluss
• Bit Bucket
• Jira Service Desk Cloud-Instanzen

Jeden Tag treten Mitarbeiter Teams bei, wechseln ihre Rollen oder verlassen das Unternehmen vollständig, doch ihre Zugriffsberechtigungen bleiben oft unverändert.

Schwachstellen der manuellen Verwaltung Die manuelle Vorgehensweise bei der Benutzerverwaltung birgt mehrere Schwachstellen:

Verwaltungsaufwand:

• Administratoren verbringen unzählige Stunden mit der Überprüfung von Benutzerlisten
• Manuelle Überprüfung des Anmeldeverlaufs über alle Anwendungen hinweg
• Zeitaufwändiges Entfernen inaktiver Accounts aus diversen Gruppen

Lizenzabfall:

• Benutzer melden sich nie bei bestimmten Anwendungen an, obwohl sie über Gruppenmitgliedschaften Zugriff darauf haben.

Beispiel: Ein Entwickler ist möglicherweise sowohl Jira Software- als auch Confluence-Gruppen zugewiesen, nutzt Confluence jedoch nie, verbraucht aber weiterhin eine Lizenz.

Die finanziellen Auswirkungen

Untersuchungen zeigen, dass in den meisten Organisationen 10–20 % der lizenzierten Benutzer inaktiv bleiben, was einen erheblichen finanziellen Aufwand darstellt.

Schlüsselprobleme:

• Benutzer behalten Gruppenmitgliedschaften bei, ohne sich anzumelden
• Unternehmen zahlen weiterhin für ungenutzte Lizenzen
• Potentielle Sicherheitslücken durch ruhende Konten
• Die Herausforderung wird erheblich komplexer, wenn Unternehmen auf Mehrbenutzerumgebungen mit Hunderten oder Tausenden von aktiven Konten skalieren

Die automatisierte Lösung: Anwendungsspezifisches Gruppenmanagement

Was die Lösung bietet

Die Lösung liegt in der automatisierten Benutzerverwaltung, die die Benutzeraktivität überwacht und Gruppenmitgliedschaften entsprechend anpasst. Die miniOrange Automated User Management App bewältigt diese Herausforderung durch dedizierte Konfigurationsbereiche für jede Atlassian-Anwendung.

Spezifische Kontrolle über alle Anwendungen hinweg

Die Schnittstelle bietet separate Automatisierungseinstellungen für jedes Produkt, wie in den Konfigurationsfeldern gezeigt:

Jira Software-Administration

Kernfunktionalität:

• Administratoren können den Jira-Inaktivitätszeitraum definieren, nach dessen Ablauf Benutzer aus der ausgewählten Jira-Gruppe entfernt werden, wodurch ihnen der Zugriff auf Jira entzogen wird.
• Umschaltsteuerungen ermöglichen die automatische Entfernung und Einstellungen für den Umgang mit Benutzern, die sich noch nie bei Jira angemeldet haben
• Die Einstellung „Nie angemeldete Benutzer entfernen“ zielt auf Konten ab, die erstellt, aber nie verwendet wurden

So funktioniert es: Die App ermittelt die Inaktivität von Benutzern, indem sie das Datum des letzten Logins jedes Benutzers in Jira überprüft, bevor sie diese aus den ausgewählten Gruppen entfernt.

Confluence-Verwaltung

Automatisierter Prozess:

• Administratoren können die automatische Entfernung von Benutzern, die für eine bestimmte Anzahl von Tagen (Standard 30 Tage) inaktiv sind, aus ausgewählten Confluence-Gruppen konfigurieren.
• Das System umfasst Umschaltsteuerelemente zum Aktivieren der automatischen Entfernung und spezielle Einstellungen für den Umgang mit Benutzern, die sich noch nie bei Confluence angemeldet haben.
• Die Funktion „Nie angemeldete Benutzer entfernen“ zielt speziell auf Konten ab, die Zugriff erhalten haben, aber nie mit der Plattform interagiert haben.

Technische Umsetzung: Das System prüft den Zeitstempel des letzten Logins in Confluence, um inaktive Benutzer aus den konfigurierten Gruppen zu identifizieren und zu entfernen.

Bitbucket-Zugriffskontrolle

Zielgerichtetes Management:

• Das Bitbucket-Panel ermöglicht eine gezielte Gruppenverwaltung, beispielsweise das Entfernen inaktiver Benutzer aus bestimmten Teams wie „Mobile Team“.
• Schützt wichtige Gruppen wie „Administratoren“ durch die Funktion zum Überspringen von Gruppen
• Die Schnittstelle zeigt, wie Administratoren bestimmte Gruppen für die automatische Entfernung auswählen können, während der Schutz für kritische Zugriffsgruppen aufrechterhalten wird.

Inaktivitätsermittlung: Die Inaktivität wird anhand der Daten des letzten Logins von Bitbucket ermittelt, um sicherzustellen, dass nur Benutzer entfernt werden, die innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht auf die Plattform zugegriffen haben.

Jira Service Desk-Verwaltung

Service Desk-Kontrollen:

• Für JSD-Benutzer gelten ähnliche Kontrollen, um sicherzustellen, dass der Service Desk-Zugriff aktuell bleibt und gleichzeitig Lizenzverschwendung durch inaktive Agenten oder Kunden verhindert wird.
• Der Entfernungsprozess basiert auf den letzten Anmeldeinformationen der Jira Service Desk-Benutzer, um inaktive Konten gezielt zu identifizieren.
• Das dedizierte Panel bietet identische Funktionen mit anwendungsspezifischer Gruppenausrichtung.

Erweiterte Konfigurationsfunktionen

Jedes Anwendungspanel enthält anspruchsvolle Einstellungen, die sich mit den Herausforderungen des realen Managements befassen:

Gruppen für die automatische Zugriffsentfernung überspringen

Wichtige Schutzfunktion: Diese wichtige Funktion verhindert das automatische Entfernen von Benutzern aus wichtigen Gruppen.

Beispielimplementierung:

• Die Administratorgruppe kann geschützt werden, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf Jira, Confluence, Bitbucket und JSD unabhängig von der Anmeldehäufigkeit erhalten bleibt.
• Die Bitbucket-Konfiguration demonstriert diese Funktionalität, indem sie Administratoren als geschützte Gruppe anzeigt.

Nie angemeldete Benutzer entfernen

Spezielles Targeting: Eine spezielle Option, die gezielt Nutzer anspricht, die zwar Zugriff erhalten, die Anwendung aber noch nie genutzt haben. Dadurch wird das häufige Problem überdimensionierter Konten während des Onboarding-Prozesses behoben.

Flexible Zeitschwellen

Anpassungsoptionen:

• Der 30-Tage-Standard kann je nach organisatorischen Anforderungen angepasst werden
• Ermöglicht unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Anwendungen
• Einige Organisationen bevorzugen möglicherweise kürzere Zeiträume für kostensensitive Anwendungen oder längere Zeiträume für saisonale Benutzer.

Transformation: Vom manuellen Aufwand zur intelligenten Automatisierung

Operative Vorteile

Unternehmen, die diesen Ansatz zur automatisierten Benutzerverwaltung implementieren, erzielen Verbesserungen sowohl bei der operativen Abwicklung als auch bei den finanziellen Ergebnissen. Die einheitliche Benutzeroberfläche der automatisierten Benutzerverwaltungs-App miniOrange macht das Navigieren durch mehrere Verwaltungsbereiche überflüssig und bietet gleichzeitig anwendungsspezifische Kontrolle, die den realen Nutzungsmustern entspricht.

Finanzielle Auswirkungen und Lizenzmanagement

Direkte Kostenvorteile

Die Automatisierung befasst sich direkt mit den Lizenzkosten, indem aktive Gruppenmitgliedschaften nur für engagierte Benutzer aufrechterhalten werden.

Beispielszenario: Wenn ein Benutzer 30 Tage lang in Bitbucket inaktiv bleibt, wird er automatisch aus der Bitbucket-Teamgruppe entfernt, wodurch die entsprechende Lizenz sofort für aktive Entwickler freigegeben wird. Gleichzeitig kann derselbe Benutzer in Jira aktiv bleiben, wodurch der notwendige Zugriff erhalten bleibt und der Gesamtlizenzverbrauch sinkt.

Verwaltung nie angemeldeter Benutzer

Die Funktion „Nie angemeldete Benutzer entfernen“ erweist sich bei organisatorischen Änderungen als besonders wertvoll:

Häufige Anwendungsfälle:

• Neue Mitarbeiter erhalten beim Onboarding häufig umfassende Zugriffsrechte, nutzen bestimmte Anwendungen jedoch möglicherweise nie wirklich.
• Diese Funktion identifiziert und entfernt diese Konten automatisch
• Verhindert unnötige Lizenz-Upgrades und gewährleistet gleichzeitig den entsprechenden Zugriff für wirklich aktive Benutzer.

Vorteile einer Mehrbenutzerumgebung

Mehrbenutzerumgebungen profitieren erheblich von diesem Ansatz:

Skalenvorteile:

• Anstatt die Anmeldeaktivitäten mehrerer Benutzer und mehrerer Anwendungen manuell zu verfolgen, können Administratoren Richtlinien einmalig festlegen und die laufende Wartung dem System überlassen.
• Dies ist besonders wertvoll für Organisationen, die mehrere hundert Benutzer in verschiedenen Teams und Projekten verwalten

Vorteile für Sicherheit und Compliance

Verbesserte Sicherheit durch Automatisierung

Automatisierte Gruppenverwaltung verbessert die Sicherheit:

Sicherheitsverbesserungen:

• Ruhende Konten mit dauerhaften Gruppenmitgliedschaften stellen potenzielle Angriffspunkte dar, insbesondere wenn Benutzer ihre Rollen ändern oder die Organisation verlassen.
• Die Fähigkeit des Systems, die Anmeldeaktivität über alle Anwendungen hinweg zu verfolgen, bietet Einblick in die tatsächlichen Benutzerinteraktionsmuster

Geschütztes Zugriffsmanagement

Die Funktion „Gruppen überspringen“ stellt sicher, dass kritische Zugriffe geschützt bleiben:

Zugriffsschutz:

• Administratorkonten und Benutzer wichtiger Dienste behalten ihre Berechtigungen unabhängig von der Anmeldehäufigkeit.
• Verhindert versehentliche Sperrungen und verwaltet gleichzeitig die allgemeine Benutzerpopulation effektiv

Compliance- und Audit-Unterstützung

Regelmäßige automatisierte Überprüfungen unterstützen zudem die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen:

Compliance-Vorteile:

• Pflegt aktuelle Zugriffsaufzeichnungen
• Bietet Prüfprotokolle für Benutzeraktivitäten
• Wird besonders wichtig für Organisationen, die der behördlichen Aufsicht oder Sicherheitszertifizierungen unterliegen

Operative Transformation

Anstatt Verwaltungsstunden mit der manuellen Benutzerüberprüfung in vier verschiedenen Anwendungen zu verbringen, können Teams Richtlinien einmal konfigurieren und die laufende Wartung dem System überlassen.

Die wichtigsten Vorteile:

• Die anwendungsspezifischen Steuerelemente ermöglichen eine differenzierte Verwaltung, die widerspiegelt, wie verschiedene Teams die einzelnen Tools tatsächlich nutzen.

Skalierbarkeit und Implementierung

Für Organisationen, die umfassende Atlassian-Funktionen zur Benutzerverwaltung suchen, bietet dieser Ansatz Automatisierung mit der Flexibilität, unterschiedlichen Organisationsstrukturen und Nutzungsmustern gerecht zu werden.

Das System lässt sich effektiv von kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmensbereitstellungen mit mehreren Benutzerebenen skalieren.

Ergebnisse und Transformation

• Der einheitliche Verwaltungsansatz verwandelt die Benutzerlebenszyklusverwaltung von einem reaktiven, zeitaufwändigen Prozess in ein proaktives, intelligentes System, das sich an das tatsächliche Benutzerverhalten anpasst und gleichzeitig die Sicherheit gewährleistet und die Kosten im gesamten Atlassian-Ökosystem kontrolliert.
• Unternehmen berichten von erheblichen Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen und einer verbesserten Lizenznutzung bereits im ersten Monat nach der Implementierung.

Erste Schritte

Testen Sie noch heute kostenlos die miniOrange Atlassian User Management App und sehen Sie selbst, wie einfach die Verwaltung inaktiver Benutzer sein kann.

Habe Fragen?

Kontaktieren Sie unsere Experten für persönliche Unterstützung und Beratung.

Sind Sie bereit, die automatisierte Benutzerverwaltung in Ihrer Atlassian-Umgebung einzuführen? Entdecken Sie detaillierte Dokumentationen und Konfigurationsleitfäden zur Einrichtung von Anwendungen.

Referenz-Links

• Anderer Blog-Link - https://www.miniorange.com/blog/what-is-bulk-user-management/
• Anwendungsfall-Link - https://www.miniorange.com/atlassian/bulk-user-management-for-denso

Häufig gestellte Fragen

Alles, was Sie über die Automatisierung der Entfernung inaktiver Benutzer in Atlassian wissen müssen

1. Wann gilt ein Benutzer als „inaktiv“?

Ein Benutzer gilt als inaktiv, wenn er sich für eine bestimmte Anzahl von Tagen (standardmäßig 30 Tage) nicht bei einer bestimmten Atlassian-Anwendung (Jira, Confluence, Bitbucket oder Jira Service Desk) angemeldet hat. Administratoren können diesen Schwellenwert an die organisatorischen Anforderungen anpassen.

2. Kann ich Benutzer entfernen, die sich noch nie angemeldet haben?

Ja. Die miniOrange-App verfügt über die Option „Nie angemeldete Benutzer entfernen“. Diese Option zielt auf Konten ab, denen zwar Zugriff gewährt wurde, die Anwendung aber nie genutzt wurde. So vermeiden Sie die Verschwendung von überbelegten Lizenzen.

3. Wird es Benutzer betreffen, die in einer App aktiv, in einer anderen jedoch inaktiv sind?

Nein. Die App bietet eine anwendungsspezifische Steuerung, sodass ein Benutzer, der in Confluence inaktiv, aber in Jira noch aktiv ist, nur aus der Confluence-Gruppe entfernt wird, während er weiterhin auf Jira zugreifen kann.

4. Kann ich kritische Benutzer wie Administratoren vor der Entfernung schützen?

Absolut. Mit der Funktion „Gruppen überspringen“ können Sie Gruppen mit hoher Priorität (wie Administratoren oder Entwickler) von der automatischen Entfernung ausnehmen und so sicherstellen, dass der erforderliche Zugriff erhalten bleibt.

5. Wie wird Inaktivität für jeden Benutzer erkannt?

Das System prüft den Zeitstempel der letzten Anmeldung jedes Benutzers in der jeweiligen Anwendung (Jira, Confluence, Bitbucket, JSD). Überschreitet dieses Datum den konfigurierten Inaktivitätsschwellenwert, wird der Benutzer zum Entfernen aus ausgewählten Gruppen markiert.

6. Ist diese Lösung sicher?

Ja. Es erhöht die Sicherheit, indem es den Zugriff ruhender Konten automatisch widerruft, Angriffsflächen reduziert und saubere, revisionssichere Benutzerdatensätze bereitstellt.

7. Kann ich für verschiedene Produkte unterschiedliche Inaktivitätsregeln anwenden?

Ja. Sie können benutzerdefinierte Zeitschwellenwerte pro Anwendung definieren, z. B. 15 Tage für Bitbucket, 45 Tage für Confluence – abhängig davon, wie oft Benutzer die einzelnen Tools nutzen.

8. Was passiert, wenn sich ein Benutzer nach der Entfernung erneut anmeldet?

Nach der Entfernung muss der Benutzer von einem Administrator oder über Bereitstellungsregeln (wie SCIM oder Onboarding-Workflows) erneut zur entsprechenden Gruppe hinzugefügt werden. Die App weist den Zugriff nach der Entfernung nicht automatisch neu zu.