Die Benutzerverwaltung in Atlassian Cloud hat sich zu einem der größten Zeitfresser für Administratoren entwickelt. Ein Großteil der Wartungszeit für Jira und Confluence Cloud entfällt auf das Onboarding, Offboarding und die Bereinigung inaktiver Konten. Diese Verzögerungen führen zu Lizenzverschwendung und einem erhöhten Sicherheitsrisiko, da ehemalige Mitarbeiter ihre Zugangsdaten deutlich länger behalten als vorgesehen.
Wenn Sie es leid sind, dass die manuelle Benutzerverwaltung Ihr Budget belastet und Ihren Arbeitsbereich Risiken aussetzt, dann ist die Automated User Management App von miniOrange die perfekte Lösung für die Atlassian Cloud.
Was ist automatisierte Benutzerverwaltung?
Automatisierte Benutzerverwaltung durch miniOrange Für Jira Cloud und Confluence Cloud wird der gesamte Benutzerlebenszyklus vereinfacht, vom Onboarding und der Rollenzuweisung bis hin zum rechtzeitigen Offboarding.
Dank der automatisierten Benutzerverwaltung für Jira Cloud und Confluence Cloud erhalten neue Mitarbeiter und Auftragnehmer beim Onboarding sofort Zugriff, zurückkehrende Mitarbeiter werden reaktiviert und inaktive Benutzer werden gemäß den vom Administrator festgelegten Regeln gekennzeichnet und entfernt.
Der Administrator definiert Regeln für die Bereinigung von Benutzerkonten, und die App führt diese für verwaltete und externe Benutzer aus und passt sich so den Anforderungen des Benutzerlebenszyklus Ihrer Organisation an.
Hauptmerkmale der automatisierten Benutzerverwaltung für Atlassian Cloud
Hier sind die wichtigsten Funktionen der automatisierten Benutzerverwaltungs-App von miniOrange für Atlassian Cloud.
1. Automatische Benutzer- und Gruppenverwaltung:
Automatische Sperrung oder Deaktivierung von Benutzern basierend auf dem letzten Login, wodurch der Bedarf an manuellen Überprüfungen reduziert wird.
Effizientes Zuweisen und Entfernen von Benutzern aus Gruppen, auch bei großen Teams, gewährleistet Governance und stets aktuellen Zugriff.
2. Lizenzoptimierung:
Inaktive Benutzer werden basierend auf ihrer letzten Aktivität automatisch aus lizenzierten Gruppen in Jira, Jira Service Management, Confluence und Bitbucket entfernt.
Dadurch werden unnötige Ausgaben für inaktive Konten vermieden und die Zuteilung von Benutzerlizenzen verbessert.
3. Datenverwaltung via CSV:
Importieren und exportieren Sie Benutzer mit vollständigen Gruppenmitgliedschaftsdaten für Berichtszwecke, Audits usw.
Dadurch werden komplexe Aktualisierungen handhabbar und wiederholbar, was die Transparenz Ihres Verwaltungsprozesses erhöht.
4. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen:
Senden Sie rechtzeitig Erinnerungen an die Nutzer vor der geplanten Sperrung oder Deaktivierung, damit diese handeln können, bevor sie den Zugriff verlieren, und verbessern Sie die Transparenz im Lebenszyklusmanagement.
5. Massenaktivierung und -filterung:
Eine große Gruppe von Benutzern gleichzeitig schnell aktivieren und so das Onboarding für neue Projekte oder Teams unterstützen.
Filtern Sie Benutzer nach Aktiv-/Inaktiv-Status und nach Gruppe, um Cloud-Benutzer effektiv zu verwalten und Konten, die Aufmerksamkeit benötigen, leicht zu finden.
6. Automatisierte Aktionen für Nutzer mit langer Einladung:
Benutzer, die eingeladen wurden, sich aber nie angemeldet haben, können einfach gesperrt oder entfernt werden. So lassen sich Testumgebungen und Testaufbauten optimieren, um eine bessere Compliance und Kontrolle zu gewährleisten.
Warum sollte man die Benutzerverwaltung in Atlassian Cloud automatisieren?
Die manuelle Benutzerverwaltung in Jira Cloud oder Confluence Cloud ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Das manuelle Onboarding eines einzelnen Benutzers kann 15 bis 30 Minuten dauern, wenn man die Kontoerstellung, Gruppenzuordnung, Rolleneinrichtung und Berechtigungsprüfungen berücksichtigt.
Multipliziert man dies mit der monatlichen Fluktuation von Neueinstellungen, Saisonkräften und Abteilungswechseln, so verbringen Administratoren regelmäßig über 20 Stunden im Monat mit sich wiederholenden Benutzeraktualisierungen.
Häufige Fehler sind das Vergessen der Deaktivierung von Konten, die falsche Rollenvergabe, das Belassen von Zugriffsrechten bei ehemaligen Mitarbeitern und das Versäumen von Compliance-Fristen. Dadurch entstehen Sicherheitslücken und Lizenzverschwendung, die durch automatisiertes Benutzermanagement verhindert werden.
Die automatisierte Benutzerverwaltung für Jira Cloud und Confluence Cloud beseitigt all diese Probleme. Regeln werden absolut konsistent ausgeführt, sodass Administratoren sich nie Sorgen machen müssen, wichtige Schritte zu verpassen oder den Überblick über Änderungen zu verlieren.
1. Verbesserung der Sicherheits- und Lizenzkontrolle
Jedes inaktive Konto in Ihrer Atlassian Cloud-Umgebung birgt Risiken wie erhöhte Sicherheitslücken und verschwendete Lizenzen. Ehemalige Mitarbeiter mit aktiven Zugangsdaten bleiben ein Hauptziel für Angreifer, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks steigt. Gleichzeitig fallen unnötig Lizenzkosten an, wenn ungenutzte Lizenzen nicht verwaltet werden, und belasten so Ihr Budget.
Automatisierte Deaktivierung für Jira Cloud Confluence Cloud begegnet diesen Risiken direkt. Das System identifiziert Benutzer, die sich über einen definierten Zeitraum nicht angemeldet haben, versendet automatische Warnungen und entzieht ihnen den Zugriff, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden. Jede Änderung wird protokolliert, um Administratoren volle Transparenz und Kontrolle zu ermöglichen, Lizenzen freizugeben und Sicherheitslücken zu schließen.
2. Automatisierte Benutzerbereinigung
Im Cloud-Benutzermanagement bedeutet Bereinigung das Identifizieren und Entfernen unnötiger, riskanter oder inaktiver Konten. Die automatisierte Bereinigung umfasst typischerweise Folgendes:
- Deaktivierung von Benutzern, die sich 30, 60 oder 90 Tage lang nicht angemeldet haben.
- Benutzer aus lizenzierten Gruppen entfernen, um sofort Plätze freizugeben
- Sperrung von Benutzern, die sich nie angemeldet haben
- Umgang mit dem Zugang für Saisonarbeiter
Das spart Geld und schont Ihre Umwelt.
3. Automatisierung von Reaktivierungen
Funktionen wie die automatische Aktivierung für wiederkehrende Benutzer ermöglichen es Auftragnehmern und Saisonkräften, nach ihrer Rückkehr sofortigen Zugriff zu erhalten, wodurch IT-Tickets und Verzögerungen vermieden werden. Zu den Best Practices gehören die Überprüfung bestehender Benutzer, die Whitelistung wichtiger Konten und die schrittweise Erweiterung der Automatisierung, um Sicherheit und Präzision zu gewährleisten.
4. Vorteile in puncto Sicherheit und Auditierung
Inaktive und verwaiste Konten erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen. Die automatisierte Benutzerverwaltung von miniOrange protokolliert detailliert alle Aktionen – Bereitstellung, Deaktivierung, Gruppenänderungen – inklusive Zeitstempel und Erläuterungen. Diese Daten werden für Prüfungszwecke als CSV-Datei exportiert und in die Compliance-Berichterstattung integriert.
Fazit: Automatisieren, Sichern, Vereinfachen
Die manuelle Benutzerverwaltung ist überholt, die Zukunft für Jira Cloud- und Confluence Cloud-Teams liegt in der Automatisierung.
Sparen Sie Verwaltungszeit, reduzieren Sie Compliance-Risiken und kontrollieren Sie Lizenzkosten mit der automatisierten Benutzerverwaltungslösung von miniOrange.
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