Sicheres Teilen von Confluence-Seiten mit externen Benutzern gewährleisten: Der miniOrange-Ansatz

Sicheres Teilen von Confluence-Seiten mit externen Benutzern gewährleisten: Der miniOrange-Ansatz

Confluence mit externen Benutzern teilen (Sichere Freigabe) entstand mit dem Gedanken, dass die heutigen Unternehmen nicht nur von der Nutzung einer App profitieren würden, die ihre Lizenzkosten sondern bieten auch eine sichere Möglichkeit, Confluence mit externen Benutzern zu teilen.

Outsourcing und interne oder externe Zusammenarbeit, um ein Projekt rechtzeitig fertigzustellen, sind die Voraussetzungen dafür, dass ein Unternehmen in der heutigen Welt relevant und über Wasser bleibt. Im Zeitalter der Informationstechnologie wimmelt es auf dem Markt von Tools für die Zusammenarbeit, und zu den führenden gehört „Confluence“.

Wenn Sie mit Confluence an Projekten arbeiten, bei denen Dokumente und Seiten geteilt werden oder direkt mit Anbietern, Klienten und Kunden zusammengearbeitet wird, ist es notwendig, diese Seite/diesen Bereich mit externen Benutzern oder Nicht-Confluence-Benutzern zu teilen. Mit anderen Worten: Jeder nicht lizenzierte Benutzer Ihrer Organisation, der keinen Zugriff auf Ihre Confluence-Seite hat, wird zu einem externen Benutzer.

Andererseits möchten Sie vielleicht, dass Ihre externen Benutzer nur begrenzten oder eingeschränkten Zugriff auf die Seiten haben. Das hängt ganz von der Rolle ab, die der vorgesehene externe Benutzer spielen soll. Sollen sie die Seiten nur ansehen oder auch durch Änderungen dazu beitragen? Sollen sie auf die Hauptseite beschränkt sein oder sollen sie auch Zugriff auf die untergeordneten Seiten haben? Hier kommt das Plugin „Secure Share (Confluence mit externen Benutzern)“ ins Spiel. Lassen Sie uns etwas tiefer in die Materie eintauchen …

Beginnen wir mit den Herausforderungen

Wenn man den Arbeitsbereich mit externen Benutzern teilen muss, ist das Erste, woran man denkt, die Datensicherheit. Es geht darum, vertrauliche Informationen wie Projektdetails so weiterzugeben, dass sie den Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmens entsprechen und gleichzeitig vor dem Zugriff durch unbefugte Benutzer geschützt sind.

Die andere Herausforderung sind die Lizenzkosten für das Hinzufügen neuer Benutzer zum Arbeitsbereich, da die externen Benutzer möglicherweise kein Atlassian-Konto oder keine Confluence-Lizenz haben. Projekte, die mit externen Kooperationen durchgeführt werden, verursachen enorme Kosten, und eine dieser Kosten ist der Erwerb einer Lizenz für die Arbeit auf derselben Plattform.

Sobald dies geklärt ist, stellt sich die Frage, welche Art von Kontrolle oder Zugriff den externen Benutzern gewährt werden muss. Können wir bei Bedarf sicher granulare Zugriffsebenen zuweisen oder sie nur auf Seiten beschränken, die für ihre Rolle und Arbeit spezifisch sind? Viele kennen Situationen, in denen man Schnappschüsse von Projekten oder PDFs teilen oder externe Benutzer ins Büro einladen musste, um Details zu besprechen. Das alles war zeitaufwändig und manchmal auch nicht mit den internen Compliance-Vorgaben vereinbar. Das bringt uns zu …

Was ist Confluence Secure Share

Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihren gesamten Bereich im Internet öffentlich machen, um Ihre Confluence-Seiten extern mit nicht lizenzierten Benutzern zu teilen. Das würde ihn anfällig für Sicherheitsbedrohungen machen. Es kann vorkommen oder Ihr Projekt kann es erfordern, dass nicht alle Beteiligten vollen Zugriff auf Ihre Confluence-Seiten haben.

Entwickelt von miniOrange, „Sichere Freigabe“ ermöglicht es Ihnen, Generieren Sie sichere, eindeutige Links zu den Confluence-Seiten und teilen Sie sie mit externen Nicht-Confluence-Benutzern, ohne sie öffentlich zu machen. Mit seinen integrierten Funktionen können Sie Confluence-Seiten mit anderen teilen. Einschränkungen und Kontrollen die Sie anwenden können, um Ihre Daten zu schützen. Nicht nur, dass Sie Passwort schützen es und setzen Sie auch eine Ablaufzeit so dass es nach einer bestimmten Zeit nicht mehr zugänglich ist.

Funktionen auf einen Blick

• Es können eindeutige Zugriffslinks für beliebige Confluence-Seiten/-Bereiche erstellt, gesichert und freigegeben werden.
• Legen Sie Berechtigungen für Endbenutzer fest, um Kommentare/Anhänge auf den freigegebenen Seiten anzuzeigen/hinzuzufügen.
• Schützen Sie Ihren freigegebenen Link mit Ihrem eigenen Passwort oder generieren Sie zur besseren Sicherheit ein zufälliges Passwort.
• Legen Sie die Gültigkeit des freigegebenen Links fest und fügen Sie so eine weitere Sicherheitsebene hinzu
• Deaktivieren/löschen Sie den freigegebenen Link nach Belieben
• Geben Sie Ihre Zugangslinks ganz einfach über SMTP frei
• Mit der Funktion „Link abonnieren“ werden externe Benutzer über alle Änderungen an der Seite/im Bereich benachrichtigt.

Bei der Verwendung von Confluence besteht die Herausforderung darin, Seiten mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zu teilen, die kein Confluence-Konto haben. Unsere Lösung „Sichere Freigabe“ beantwortet das.

Zu guter Letzt

Die App-Suite von miniOrange ist dynamischer Natur, unsere Entwickler arbeiten ständig daran, die nächste beste App-Funktion zu finden, die die Leistung der bestehenden App verbessern würde. Mit „Sichere Freigabe“ Sie können sich auf bestimmte Funktionen freuen, die bald hinzugefügt werden. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf das, was kommt:

Aktivieren Sie SSO für den anonymen Benutzer, um unbefugten Zugriff zu verhindern: Um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen, kann der Administrator dem Benutzer die Durchführung von SSO ermöglichen, bevor er auf den sicheren Freigabelink zugreift.

Auch das Editieren soll bald möglich sein: Ja, wir haben das Feedback unserer Kunden berücksichtigt und werden in Kürze die Funktion veröffentlichen, mit der anonyme Benutzer die Confluence-Seite über den ihnen mitgeteilten Zugriffslink bearbeiten können.

Führen Sie Benutzerprotokolle derjenigen, die Zugriff auf den freigegebenen Link haben: Behalten Sie den Überblick darüber, wer Zugriff auf den freigegebenen Link hat, und behalten Sie die Verantwortung und Kontrolle über die freigegebenen Inhalte.

Unsere Demo- und Support-Services helfen Ihnen gerne dabei, zu verstehen, wie unsere Apps Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten können.

Mit unserem außergewöhnlichen Kundenservice können Sie sicher sein, dass wir Sie bei jedem Schritt unterstützen. Besuchen Sie die Atlassian-Marktplatz Sehen Sie sich unsere anderen Apps an und erfahren Sie, was sie vom Rest unterscheidet.

Wenn Sie also der Meinung sind, dass dies die App ist, die Sie möchten, unterstützen wir Sie mit einer kostenlosen App-Einrichtung oder Sie können uns unter kontaktieren +1 978 658 9387 für eine Demo. Bei Fragen erreichen Sie uns unter info@xecurify.com.