Wie kann der Zugriff auf Google Drive für Studenten eingeschränkt werden?

Wenn es darum geht, Lehrplanressourcen, Prüfungsdetails und Projektinformationen in der Cloud zu speichern und zu verwalten, ist Google Drive für viele Schulen und Hochschulen die erste Wahl. Es ist benutzerfreundlich, flexibel und bietet von jedem Gerät aus einfachen Zugriff auf Dokumente.

Aber da es von so vielen Menschen genutzt wird – Studenten, Professoren, Lehrassistenten und IT-Teams – ist es wichtig, es sicher zu halten. Schulen stehen oft vor Herausforderungen wie Studenten, die freigegebene Ordner mit zufälligen Bildern oder Videos überladen oder sogar Aufgaben mit Änderungen erneut hochladen, nachdem sie sie zur Benotung eingereicht haben.

In diesem Blog werden wir untersuchen, wie miniOrange Google Workspace CASB-Lösung hilft beim Schutz von Google Drive-Dateien und -Ordnern im Bildungsbereich. Wir werden uns auch ansehen, wie dieses Tool Studenten daran hindern kann, Dateien in Ihren Ordnern hochzuladen oder zu ändern, sodass Ihr Google Drive ordentlich und sicher bleibt.

Warum entscheiden sich Bildungseinrichtungen für Google Drive?

Zugänglichkeit für Schüler, Lehrer und Administratoren
Google Drive macht es für jeden einfach, von jedem internetfähigen Gerät aus auf Dateien zuzugreifen. Das ist für Schulen ein Wendepunkt. Lehrer können von überall aus Arbeiten benoten und zuweisen, Schüler können Aufgaben von zu Hause aus einreichen und Administratoren können unterwegs auf wichtige Dokumente zugreifen. Diese Art der Flexibilität erleichtert die Zusammenarbeit und unterstützt den wachsenden Trend zum Fern- und Hybridunterricht.

Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Ressourcen
Google Drive unterstützt Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Dokument, derselben Tabelle oder Präsentation arbeiten, was Gruppenprojekte und Unterrichtsaktivitäten wesentlich reibungsloser macht. Lehrer können unmittelbar Feedback geben, Unterrichtspläne teilen und mit anderen Pädagogen zusammenarbeiten – und das alles ohne E-Mails oder Papier. Es hilft, die Kommunikation zu optimieren und die Produktivität in verschiedenen Bereichen der Schule zu steigern.

Kosteneffizienz und Skalierbarkeit für Institutionen jeder Größe
Google Drive ist kostenlos und daher eine großartige Option für Schulen und Universitäten mit kleinem Budget. Dank der großzügigen Cloud-Speicheroptionen können Institutionen wachsen, ohne sich Sorgen über Speicherplatzmangel machen zu müssen. Darüber hinaus erhalten Schulen mit Google Workspace for Education noch mehr Funktionen zu erschwinglichen Preisen, was es zu einer intelligenten und kostengünstigen Wahl für die Verwaltung digitaler Dateien im Bildungsbereich macht.

Häufige Sicherheitsrisiken von Google Drive im Bildungsbereich

Google Drive ist ein großartiges Tool für Schulen und Universitäten, bringt aber auch einige Sicherheitsrisiken mit sich, die beachtet werden müssen. Werfen wir einen Blick auf einige der üblichen Herausforderungen, mit denen Bildungseinrichtungen bei der Verwendung von Google Drive konfrontiert sind.

Unbefugter Zugriff und Datenlecks
Das Teilen von Dateien und Dokumenten ist einfach, birgt aber auch Risiken. Beispielsweise könnte ein Student versehentlich persönliche Informationen an die falsche Person weitergeben oder ein Lehrer könnte unwissentlich der falschen Gruppe Zugriff auf vertrauliche Daten gewähren. Bei so vielen Dateien, die in einer Institution auf Google Drive gespeichert sind, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer auf was Zugriff hat. Dieser Mangel an Transparenz und Kontrolle kann zu Datenlecks und Sicherheitsverletzungen führen.

Versehentliches Teilen von Dateien
Die Standardeinstellungen von Google Drive machen es super einfach, Dokumente mit einem Link zu teilen, aber dieser Komfort kann auch einige Risiken bergen. Wenn Sie nicht aufpassen, könnten vertrauliche Informationen – wie Schülerakten, Prüfungsunterlagen oder private Gespräche zwischen Lehrern und Schülern – in die falschen Hände geraten. Ohne die richtigen Zugriffskontrollen könnten Sie versehentlich etwas, das vertraulich bleiben sollte, mit mehr Personen teilen, als Sie beabsichtigt haben.

Fehlende Datenkontrolle
Bildungseinrichtungen verwalten viele vertrauliche Informationen wie Schülerakten, Noten und persönliche Daten. Google Drive bietet zwar eine sichere Cloud-Umgebung, aber Schulen können die direkte Kontrolle über diese Daten verlieren, sobald sie in die Cloud hochgeladen sind. Dies führt zu Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie FERPA in den USA oder der DSGVO in Europa. Schulen müssen in der Lage sein, den Zugriff auf Schülerdaten zu überwachen und zu kontrollieren, um diese Vorschriften einzuhalten.

Risiko von Phishing und Malware
Phishing und Malware stellen für Schulen ein großes Risiko dar. Hacker senden häufig gefälschte E-Mails, die so aussehen, als stammten sie von einer vertrauenswürdigen Person, beispielsweise einem Lehrer oder einem Klassenkameraden. Diese E-Mails können Links zu Google Drive-Dateien oder freigegebenen Dokumenten enthalten, in denen Malware versteckt ist. Da Google Drive mit anderen Diensten wie Gmail zusammenarbeitet, können Lehrer und Schüler leicht versehentlich auf diese Angriffe hereinfallen, wodurch ihre persönlichen und akademischen Daten gefährdet werden können.

Vorteile von Google CASB für Bildungseinrichtungen

Google Cloud Access Security Broker (CASB) mit IP-Beschränkungen kann mehrere wichtige Sicherheitsvorteile für Google Drive bieten. Dazu gehören eine stärkere Datensicherheit, bessere Compliance und einfachere Verwaltung. Dies sind die wichtigsten Möglichkeiten, wie CASB-Sicherheit Bildungseinrichtungen helfen kann:

Vollständige IP-basierte Einschränkung: IP-basierte Einschränkungen Geben Sie Instituten genaue Kontrolle darüber, wer auf Ihre Google Drive-Dateien und -Ordner zugreifen kann. Mit dieser Konfiguration können nur Benutzer mit genehmigten, auf die Whitelist gesetzten IP-Adressen Zugriff erhalten. Dies verhindert, dass Personen außerhalb des vertrauenswürdigen Netzwerks auf Dateien zugreifen, und stellt sicher, dass vertrauliche Daten vor unbefugten Personen geschützt bleiben.

Sicherheitsfunktionen von Google Workspace: Mit IP-basierten Einschränkungen können Bildungseinrichtungen Sicherheitsbeschränkungen auf alle Google Workspace-Apps wie Gmail, Google Docs, Tabellen, Präsentationen und mehr ausweiten. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass sich nur Studierende und Mitarbeiter mit vertrauenswürdigen IPs bei diesen Tools anmelden können. So wird das gesamte Google Workspace-Ökosystem geschützt. Egal, ob es um E-Mail-Kommunikation oder die Zusammenarbeit an Dokumenten geht, sie erhalten eine zusätzliche Sicherheitsebene für alle Ihre Google-Dienste.

Benutzerdefinierte Google-Einschränkungen: Die Google CASB-Lösung fügt eine zusätzliche Personalisierungsebene hinzu und hilft bei der Erstellung benutzerdefinierter Einschränkungen basierend auf Benutzerrollen. Beispielsweise benötigen Lehrer möglicherweise von überall aus Zugriff, sodass Institute ihnen die Anmeldung von jeder IP-Adresse aus ermöglichen können. Andererseits benötigen Schüler möglicherweise nur Zugriff von einer Schul- oder Campus-IP-Adresse aus, sodass Institute sie auf bestimmte Standorte beschränken können. Diese Flexibilität ermöglicht es ihnen, den Zugriff basierend auf den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation zu steuern und so sowohl Sicherheit als auch Komfort zu bieten.

Zusätzliche Sicherheitsintegrationen: Für noch mehr Sicherheit können Institute Funktionen integrieren wie Single Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Diese Tools helfen dabei, zu überprüfen, ob Benutzer die sind, für die sie sich ausgeben, bevor sie auf Google Workspace-Apps zugreifen können. Mit SSO können sich Benutzer einmal anmelden, um auf mehrere Apps zuzugreifen, während MFA eine zweite Sicherheitsebene hinzufügt, indem eine zweite Form der Identifizierung erforderlich ist, beispielsweise ein an ihr Telefon gesendeter Code. Bildungseinrichtungen können außerdem zusätzliche Einschränkungen basierend auf Faktoren wie dem Standort des Benutzers oder der Tageszeit festlegen und so noch mehr Kontrolle über den Zugriff haben.

Kosteneffiziente Lösung: Einer der größten Vorteile von IP-basierten Beschränkungen ist, dass sie eine kostengünstige Lösung zur Verbesserung der Sicherheit darstellen. Durch die Verwendung eines Reverse-Proxys für IP-basiertes Zugriffsmanagement können Bildungseinrichtungen den Bedarf an Drittanbieter-Tools und zusätzlichen Sicherheitsdiensten zur Überwachung und Kontrolle des Zugriffs reduzieren. Dies spart nicht nur Geld, sondern vereinfacht auch Ihre Sicherheitseinrichtung und macht sie effizienter. Schulen und Organisationen können von einem optimierten, sicheren Ansatz profitieren, der Daten schützt und gleichzeitig Ressourcen effektiver verwaltet.

Wie verhindert die IP-Einschränkung von Google Drive das Hochladen von Dateien?

So kann die Google Drive-Sicherheit Datei-Uploads durch IP-Einschränkungen verhindern:
Um zu kontrollieren, wer auf Ihre Google Drive-Ordner zugreifen kann, können Sie Sicherheitsfunktionen wie IP-Einschränkungen einrichten. Dies ist besonders in Schulen oder Organisationen nützlich, in denen Sie den Zugriff auf bestimmte Dateien beschränken möchten.

Und so funktionierts:

Wenn ein Schüler versucht, eine Datei in einen von seinem Lehrer freigegebenen Google Drive-Ordner hochzuladen, geht die Anfrage zunächst an einen Server namens Reverse-Proxy-Lösung. Dieser Server prüft, ob die IP-Adresse des Studenten auf einer Liste genehmigter Adressen steht.

Wenn die IP-Adresse des Schülers nicht auf der Liste steht, erhalten sie die Fehlermeldung „403 Forbidden Access“.
Wenn die IP-Adresse genehmigt istkann der Studierende auf den Ordner zugreifen und seine Aufgabe hochladen.

Dieses System stellt sicher, dass nur vertrauenswürdige Geräte und Netzwerke mit bestimmten Google Drive-Ordnern interagieren können, wodurch Ihre Lernumgebung sicher bleibt.

Fazit

In diesem Blog haben wir uns angesehen, wie die Sicherheit von Google Drive die Ressourcenverwaltung für Ihre Schüler vereinfachen kann. Mit der CASB-Sicherheit von Google Workspace können Bildungseinrichtungen ihre Daten vor modernen Cyberbedrohungen schützen und so sicherstellen, dass ihr Google Drive für die Schüler sicher bleibt und die Lernumgebung gleichzeitig produktiv und sicher bleibt.

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Referenzlinks

miniOrange

Autorin

Google Drive-Sicherheit für Bildungseinrichtungen: Unbefugte Freigabe verhindern