Wie eine Regierungsbehörde die Benutzerverwaltung von Atlassian mit miniOrange transformierte

Im öffentlichen Sektor geht es bei IT-Effizienz nicht nur um Komfort, sondern auch um finanzielle Verantwortung und strikte Einhaltung von Vorschriften. Behörden verwalten häufig Tausende von Nutzern in Jira, Confluence und Jira Service Management (JSM). Mit dem Wachstum dieser Umgebungen steigt auch die Komplexität der Zugriffsverwaltung.

Kürzlich arbeiteten wir mit einer Regierungsbehörde zusammen, die vor einem häufig auftretenden Dilemma stand: Ihre Atlassian-Umgebung war mit inaktiven Benutzern überladen, die teure Lizenzen verbrauchten, während ihre IT-Administratoren in manuellen Zugriffsanfragen ertranken.

So haben sie ihre manuellen, fehleranfälligen Prozesse mithilfe von [fehlende Information] in ein sicheres, automatisiertes Hochleistungssystem verwandelt. miniOrange App zur automatisierten Benutzerverwaltung.

Die Herausforderung: Die hohen Kosten der manuellen Verwaltung

Vor der Automatisierung steckte das IT-Team der Agentur in einer reaktiven Schleife fest:

• LizenzaufblähungNutzer, die sich seit Monaten nicht mehr eingeloggt hatten, belegten weiterhin Lizenzen. Angesichts der strengen Budgetvorgaben stellte die Bezahlung ungenutzter Lizenzen einen erheblichen Ressourcenmissbrauch dar.
• Administrative ÜberlastungDas Gewähren oder Entziehen von Zugriffsrechten war ein manueller Prozess. Administratoren verbrachten wöchentlich Stunden damit, Benutzerverzeichnisse zu durchsuchen, anstatt sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
• ZutrittsschrankeWenn berechtigte Benutzer den Zugriff verloren, war der Wiederzugang langsam, da der manuelle Prozess E-Mails und Verzögerungen mit sich brachte.

Sie benötigten eine Lösung, die den Ruhezustand automatisch beseitigen und gleichzeitig einen reibungslosen Wiedereintritt ermöglichen konnte – und das alles, ohne dass man einen Finger rühren musste.

Die Lösung: Intelligente Automatisierung und „selbstheilender“ Zugriff

Die Agentur setzte die miniOrange Benutzerverwaltungs-App ein, um ein vollständiges Lebenszyklusmanagementsystem zu orchestrieren. So funktioniert der neue Workflow:

1. Automatisierte Lizenzrückgewinnung (Die Bereinigung)

Der erste Schritt bestand darin, die Budgetverschwendung durch ungenutzte Lizenzen zu stoppen. Die Agentur richtete benutzerdefinierte Regeln ein, um Inaktivität in Jira, JSM und Confluence zu verwalten.

• Granulare Kontrolle: Für jede Anwendung wurden spezifische Inaktivitätsschwellenwerte konfiguriert, anstatt eine pauschale Entfernung vorzunehmen.
• Die „Sicherheitsnetz“-BenachrichtigungAutomatische E-Mails benachrichtigen die Benutzer 5 Tage vor dem Entzug des Zugriffs, sodass aktive Benutzer sich einloggen und den Timer zurücksetzen können.
• Strategische AusschlüsseBestimmte Gruppen (Abteilungsleiter, Prüfer, Systemadministratoren) sind ausgeschlossen, um sicherzustellen, dass wichtige Mitarbeiter niemals den Zugriff verlieren.

2. Automatische Zugriffsbereitstellung

Der Entzug des Zugriffs ist nur die halbe Miete; die effiziente Wiederherstellung des Zugriffs ist die andere. Die Behörde implementierte einen automatisierten Workflow für Zugriffsanfragen mithilfe von Jira Service Management (JSM).

• Domänenbasierte AutomatisierungWenn ein Benutzer mit einer bestimmten Regierungs-E-Mail-Domäne Zugriff anfordert, überprüft das System ihn anhand bestehender Gruppen und gewährt den Zugriff automatisch.
• Keine administrative InterventionFrüher musste ein Administrator Benutzer manuell genehmigen und Gruppen hinzufügen. Jetzt übernimmt das System die Validierung und Bereitstellung in Echtzeit. Die Rolle des Administrators hat sich vom „Zugangsbewahrer“ zum „Prüfer“ gewandelt.

Warum dies für die staatliche IT-Abteilung wichtig ist

Durch die Implementierung dieser automatisierten Architektur erzielte die Agentur unmittelbare und messbare Vorteile:

• LizenzoptimierungDie unmittelbarste Auswirkung war finanzieller Natur. Durch die automatische Identifizierung und Entfernung von Nutzern, die die Software nicht verwenden, konnte die Behörde die Anzahl ihrer Lizenzen deutlich reduzieren. Sie zahlt nicht mehr für inaktive Nutzer, wodurch sichergestellt wird, dass Steuergelder nur noch für aktive und notwendige Lizenzen ausgegeben werden.
• Operative Exzellenz (Zeitersparnis)Der immense Aufwand an manuellen Aufgaben – Benutzer hinzufügen, Benutzer entfernen, letzte Anmeldedaten prüfen – entfiel. Das IT-Team gewann unzählige Stunden zurück, die zuvor für routinemäßige Wartungsarbeiten aufgewendet worden waren, und konnte sich nun auf Sicherheitsverbesserungen und Infrastrukturoptimierungen konzentrieren.
• Auditfähige ComplianceFür Behörden ist Transparenz unerlässlich. Die Benutzerverwaltungs-App bietet detaillierte Prüfprotokolle und Analysen. Administratoren können eine CSV-Liste der aktuell zugriffsberechtigten Benutzer inklusive der zugehörigen Konten/Gruppen und Zeitstempel exportieren. Dieser Export lässt sich mit bestehenden Prüfprotokollen kombinieren, um interne Überprüfungen zu unterstützen.

Zusammenfassung

Diese Transformation hat bewiesen, dass die Verwaltung komplexer Benutzergruppen kein Heer von Administratoren erfordert. Mit der richtigen Atlassian-App miniOrange können Sie:

• Automatisierte Entfernung inaktiver Benutzer.
• Ermöglichen Sie es Benutzern, Zugriffsanfragen selbstständig über JSM, Slack oder Teams zu stellen.
• Schützen Sie kritische Konten mithilfe von Ausschlussgruppen.
• Analysieren Sie Nutzungsdaten, um fundierte Budgetentscheidungen zu treffen.

Hören Sie auf, für ungenutzte Lizenzen zu bezahlen, und beginnen Sie noch heute mit der Automatisierung Ihrer Administration.

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