Wie ein SaaS-Unternehmen die Zeit für die Zugriffsbereitstellung durch Zugriffsmanagement verkürzte

Erfahren Sie, wie Sie die Zugriffsverwaltung in Jira Service Management automatisieren können, um die Bereitstellung zu beschleunigen, das Onboarding zu verbessern, die IT-Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Die Skalierung von 50 auf 500 Mitarbeiter innerhalb von 18 Monaten sollte eigentlich ein Grund zum Feiern sein. Für ein B2B-SaaS-Unternehmen wurde sie jedoch zu einer operativen Krise.

Der Umsatz stieg. Zahlreiche neue Mitarbeiter wurden eingestellt: Vertriebsmitarbeiter, Ingenieure und Kundenerfolgsmanager. Ihre Technologieinfrastruktur war ausgereift: Atlassian für den Kundenservice, Salesforce für das CRM und eine vollständige Suite von SaaS-Anwendungen, die alle Funktionen unterstützten.

Auf dem Papier sah alles skalierbar aus.

In Wirklichkeit sorgte ein unsichtbarer Engpass für erhebliche Produktivitätseinbußen im gesamten Unternehmen: die Verwaltung des App-Zugriffs.

Laut einer Studie von Bloomberg verbringen Angestellte durchschnittlich … 11 Stunden pro Jahr Wartezeit auf IT-ZugriffsanfragenZeitverlust, der sich direkt auf Produktivität und Umsatz auswirkt. Für dieses Unternehmen war das Problem weitaus gravierender.

Der Vorfall, der die Führungsebene zum Handeln zwang

Montag, 9:00 Uhr – Ein neuer Vertriebsmitarbeiter tritt dem Vertriebsteam bei und ist bereit, mit der Kundenakquise zu beginnen.

Mittwoch, 2:00 Uhr – Immer noch kein Zugang:

• Salesforce
• Outreach
• Vertriebs-Dashboards
• Ordner des gemeinsamen Laufwerks

Ihr Antrag auf Zugriffsberechtigung verlief folgendermaßen:

1. Slack-Nachricht an die IT
2. IT-Tags RevOps
3. RevOps sendet ihrem Manager eine E-Mail.
4. Der Manager genehmigt die Genehmigung über Slack.
5. Die IT rechnet mit der Genehmigung am Mittwochnachmittag.
6. Zugriff nach 72 Stunden gewährt

Die Kosten? Drei Tage Produktivitätsverlust im Vertrieb. Bei durchschnittlichen Produktivitätskosten von 500 US-Dollar pro Vertriebsmitarbeiter und Tag entspricht das einem direkten Verlust von 1,500 US-Dollar pro Neueinstellung.

Die Führungsebene eskalierte umgehend. Bei weiteren Ermittlungen stellte sich heraus, dass es sich nicht um einen Einzelfall handelte, sondern um ein systemisches Problem.

Die wahren Kosten des manuellen Identitäts- und Zugriffsmanagements

Das Unternehmen führte eine umfassende Prüfung seines Zugriffsmanagementprozesses durch. Die Ergebnisse waren alarmierend.

Problem 1: Kein zentraler Anfrageknotenpunkt

Zugriffsanfragen gehen über zahlreiche Kanäle ein:

• Slack-Direktnachrichten und -Kanäle (42 % der Anfragen)
• E-Mail-Verläufe (31 % der Anfragen)
• Gelegentlich Jira-Tickets (18 % der Anfragen)
• Mündliche Zustimmungen und Gespräche auf dem Flur (9 % der Anfragen)

Ergebnis: Keine Transparenz und keine Möglichkeit zur Nachverfolgung. Häufige Duplikate und verpasste Anfragen.

Problem 2: Genehmigungs-Jagd

IT-Administratoren gaben aus 4-6 Stunden wöchentlich Genehmigungen einholen:

• Wer genehmigt Jira-Lizenzen?
• Hat RevOps dem zugestimmt?
• Handelt es sich um einen dauerhaften oder vorübergehenden Zugang?
• Wo blieb die Zustimmung des Managers?

Genehmigungen gehen in Slack-Threads, unzähligen E-Mails und Chatnachrichten verloren.

Problem 3: Produktivitätseinbruch beim Onboarding

Das Unternehmen führte eine Analyse der Onboarding-Effizienz durch, die zu ernüchternden Ergebnissen führte:

Vor der Automatisierung:

• Durchschnittliche Wartezeit beim Zugriff: 52 Stunden
• Verzögerung der Onboarding-Aufgaben: 37%
• Umsatzproduktivitätsverluste: 1 voller Verkaufstag pro Vermietung

Die Lösung: Zentralisierung der Zugriffsverwaltung in Jira Service Management

Das Unternehmen musste:

• Zentralisierung der Zugriffsanfragen für alle Unternehmens-Apps
• Genehmigungswege basierend auf der Anwendungszuständigkeit automatisieren
• Automatisierte Bereitstellung integrieren
• Sicherstellung revisionssicherer Genehmigungen
• Arbeiten Sie innerhalb ihres bestehenden Atlassian-Ökosystems.

Da sie ihre Service-Operationen bereits in Atlassian durchführten, war die Erweiterung auf Jira Service Management (JSM) für die Zugriffsverwaltung die naheliegende Wahl.

Sie wollten kein weiteres eigenständiges Identitätsmanagement-Tool. Sie wollten Identitäts- und Zugriffsverwaltung integriert in die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter.

Die Lösung? miniOrange Anwendungszugriffs- und Governance-Workflow für JSM.

Aufbau des automatisierten Zugriffsverwaltungs-Frameworks

Schritt 1: Erstellen eines Zugriffsanforderungsportals

Das Team hat in JSM ein eigenes Zugriffsdienstprojekt als zentrale Informationsquelle für alle Zugriffsanfragen eingerichtet.

Mitarbeiter konnten über ein strukturiertes Portal Zugriff auf jede Anwendung beantragen, das folgende Daten erfasste:

• Anwendungsname
• Erforderliche Rolle oder Berechtigungsstufe
• Wirtschaftliche Begründung
• Zugriffsdauer (dauerhaft vs. zeitlich begrenzt)
• Informationen zu Abteilung und Manager

Für jede Einreichung wurde ein nachverfolgbares Ticket mit einer eindeutigen ID generiert.

Innerhalb von zwei Wochen nach dem Start erfolgten 94 % der Zugriffsanfragen über das Portal. Die Bearbeitung der Anfragen wurde vollständig standardisiert.

Schritt 2: Intelligentes Genehmigungsrouting

Die manuelle Vorauswahl wurde durch intelligente Automatisierungsregeln abgeschafft.

Die Genehmigungslogik wurde auf Basis der Anwendungsinhaberschaft abgebildet:

Genehmigende Personen erhielten sofortige Benachrichtigungen und konnten direkt innerhalb von JSM genehmigen, ein Kontextwechsel war nicht erforderlich.

Ergebnis: Die Genehmigungsdauer sank um 76 %, ohne dass die IT-Abteilung auch nur eine einzige Erinnerung verschickt hätte.

Schritt 3: Automatisierte Bereitstellung mit miniOrange

Das Unternehmen integrierte miniOrange Anwendungszugriffs- und Governance-Workflow um die gesamte Bereitstellung abzuwickeln.

Nach Erteilung der Genehmigung startete das System automatisch folgende Schritte:

• Benutzerkonten in Zielanwendungen erstellt
• Zuweisung geeigneter Rollen über API-Integrationen (Okta, Azure AD, direkte App-APIs)
• Kartierte und zugewiesene Softwarelizenzen
• Das JSM-Ticket wurde mit dem Bereitstellungsstatus aktualisiert.
• Ticket mit vollständiger Dokumentation geschlossen

Die Bereitstellung, die zuvor 52 Stunden dauerte, erfolgte nun im Durchschnitt in 6 Stunden.oft noch am selben Werktag.

Schritt 4: Lebenszyklusbasierter automatisierter Widerruf

Effektives Identity Governance bedeutet nicht nur, Zugriff zu gewähren, sondern auch, ihn zum richtigen Zeitpunkt wieder zu entziehen.

Das Team konfigurierte Lebenszyklus-Trigger, die den Zugriff automatisch widerrufen:

Ereignisse auslösen:

• Mitarbeiter-Offboarding (sofortiger Widerruf)
• Abteilungswechsel (Aktualisierungen der rollenbasierten Zugriffsrechte)
• Vertragsabschluss für Auftragnehmer
• Zeitlich begrenzter Ablauf des Zugriffs (automatisch geplant)
• Änderungen bei der Führungskraft oder Aktualisierungen der Berichtsstruktur

Bei Auslösung wurde der Zugriff innerhalb von 2 Stunden automatisch für alle verbundenen Anwendungen widerrufen.

Dadurch wurden verwaiste Konten eliminiert, ein erhebliches Sicherheits- und Compliance-Risiko. Laut dem Data Breach Investigations Report von Verizon sind kompromittierte Zugangsdaten für 49 % der Datenschutzverletzungen verantwortlich. Verwaiste Konten sind besonders anfällig.

Die messbaren geschäftlichen Auswirkungen

Das Unternehmen verfolgte die KPIs sechs Monate nach der Implementierung.

Implementierungsplan: Wie sie es in 60 Tagen geschafft haben

Das Unternehmen verfolgte ein stufenweises Einführungsmodell:

Phase 1: Analyse & Prüfung (Woche 1)

• Alle bestehenden Zugriffsanfragekanäle wurden erfasst.
• Identifizierte Anwendungen mit hohem Volumen (20+ Apps)
• Es wurden Interviews mit Stakeholdern aus den Bereichen IT, Sicherheit, Personalwesen und Geschäftsbereiche geführt.
• Dokumentierte aktuelle Genehmigungsprozesse

Phase 2: Portaldesign & Pilotphase (Wochen 2-3)

• JSM-Zugangsdienstprojekt erstellt
• Erstellung standardisierter Antragsformulare für die 10 wichtigsten Anträge
• Pilotprojekt mit IT- und Vertriebsteams gestartet (50 Nutzer)
• Feedback gesammelt und Arbeitsabläufe optimiert

Phase 3: Genehmigungsautomatisierung (Wochen 4-5)

• Konfigurierte automatische Routing-Regeln für alle Anwendungen
• Genehmigergruppen und Delegierungsregeln einrichten
• SLA-Tracking für Zugriffsanfragen implementiert
• Einführung im gesamten Unternehmen (400 Benutzer)

Phase 4: Bereitstellungsintegration (Wochen 6)

• Integrierter miniOrange-Anwendungszugriffs- und Governance-Workflow
• Verbundene Identitätsanbieter (Okta SSO)
• API-Verbindungen zu wichtigen Anwendungen einrichten
• Konfigurierte Regeln für die automatische Bereitstellung und Deaktivierung
• Durchführung einer Sicherheits- und Compliance-Prüfung
• Vollständiger Produktionsstart

Gesamte Implementierungszeit: 11 Wochen

Teamgröße: 2 IT-Administratoren, 1 Sicherheitsingenieur, 1 Projektmanager (Teilzeit)

Erste Schritte mit der Zugriffsautomatisierung in JSM

Hier ist, wie Sie können Automatisierung der App-Zugriffsgenehmigungen implementieren in Ihrem Unternehmen, alles über eine zentrale Plattform bei Jira Service Management.

Schritt 1: Beginnen Sie damit, Zugriffsanfragen in Jira Service Management zu zentralisieren.

• Erstellen Sie ein dediziertes Serviceprojekt für Zugriffsanfragen.
• Erstellen Sie standardisierte Antragsformulare für Ihre wichtigsten Anwendungen.
• Legen Sie klare SLAs für die Zugriffsbereitstellung fest.

Schritt 2: Genehmigungsweiterleitung und -verfolgung automatisieren

• Eigentümer und Genehmiger von Kartenanwendungen
• Automatisierte Routing-Regeln in JSM einrichten
• Genehmigerbenachrichtigungen und Ein-Klick-Genehmigungen aktivieren

Schritt 3: Automatisierung um Bereitstellung und Governance erweitern

• Integration des miniOrange-Anwendungszugriffs- und Governance-Workflows
• Verbinden Sie Ihren Identitätsanbieter (Okta, Azure AD, Google Workspace)
• Automatisierte Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung konfigurieren
• Lebenszyklusbasierte Zugriffsüberprüfungen aktivieren

Schritt 4: Erstellung von Compliance-fähigen Prüfprotokollen

• Aktivieren Sie die umfassende Audit-Protokollierung.
• Standardisierte Compliance-Berichte erstellen
• Planen Sie regelmäßige Zugriffsüberprüfungen ein.
• Dokumentieren Sie Ihr Identity-Governance-Framework.

Erfahren Sie mehr über Zugriffsautomatisierung durch Jira Service Management.

Warum miniOrange Anwendungszugriff und -verwaltung?

miniOrange integriert Identitäts- und Zugriffsmanagementfunktionen auf Unternehmensebene direkt in Jira Service Management:

• Tiefe Atlassian-Integration – Native JSM-Workflows, kein Kontextwechsel
• Automatisierte Bereitstellung – API-Integrationen mit über 100 Anwendungen
• Lebenszyklusmanagement – ​​Automatisierte Zugriffsüberprüfungen und -entzug
• Compliance-fähig – Integrierte Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen
• Cloud Identity Governance – Unterstützung für Hybrid- und Multi-Cloud-Umgebungen
• Schnelle Implementierung – Umsetzung in Wochen, nicht Monaten
• Skalierbare Architektur – wächst mit Ihrem Unternehmen von 100 bis über 10,000 Nutzern.

Fazit

Für dieses B2B-SaaS-Unternehmen war Zugriffsmanagement nie nur ein IT-Workflow. Es war untrennbar mit Folgendem verbunden:

• Umsatzproduktivität (Einarbeitungszeit der Vertriebsmitarbeiter)
• Mitarbeitererfahrung (Bereitschaft ab dem ersten Tag)
• Sicherheitslage (Berechtigungsverwaltung)
• Bereitschaft zur Einhaltung der Vorschriften (Vorbereitung auf Audits)

Manuelle Prozesse führten zu Verzögerungen, Transparenzlücken und Herausforderungen bei der Revision, die sich mit jeder Neueinstellung noch verstärkten.

Die Zentralisierung und Automatisierung des Identitäts- und Zugriffsmanagements in Jira Service Management veränderte diese Entwicklung grundlegend:

• Die Unternehmensführung wurde systematisch und überprüfbar.
• Die Einhaltung der Vorschriften wurde zu einer kontinuierlichen Maßnahme anstatt zu einer krisenbedingten.
• Die IT entwickelte sich vom Engpass zum Geschäftsförderer.

Die operativen Kosten der manuellen Zugriffsverwaltung sind bereits vorhanden, sie sind nur in verstreuten E-Mails, frustrierten Mitarbeitern und dem Chaos bei der Auditvorbereitung versteckt.

Es ist an der Zeit, es sichtbar zu machen. Es ist an der Zeit, es zu automatisieren. Es ist an der Zeit, den Zugang von einem Engpass in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

Sind Sie bereit, Ihr Zugriffsmanagement zu transformieren?

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Denn wenn der Zugriff schneller erfolgt, beschleunigt sich auch Ihr Geschäft.

Häufig gestellte Fragen

1. Was versteht man unter Zugangsgovernance?

Zugriffsverwaltung ist der Prozess der Verwaltung, Genehmigung und Prüfung des Benutzerzugriffs auf SaaS-Anwendungen. Sie gewährleistet eine sichere, regelkonforme und rollenbasierte Zugriffsbereitstellung und verhindert gleichzeitig unautorisierte oder verwaiste Konten.

2. Wie verbessert Jira Service Management die Zugriffsbereitstellungszeit?

Jira Service Management zentralisiert Zugriffsanfragen, automatisiert Genehmigungsprozesse und integriert sich mit Bereitstellungstools. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, Genehmigungsverzögerungen vermieden und die Zugriffsbereitstellung um bis zu 80 % oder mehr beschleunigt.

3. Warum ist die automatisierte Zugriffsbereitstellung für wachsende Unternehmen wichtig?

Die automatisierte Zugriffsbereitstellung verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Mitarbeiterproduktivität, minimiert den IT-Aufwand und erhöht die Sicherheit. Sie gewährleistet, dass neue Mitarbeiter schnell und ohne manuelle Genehmigungsprozesse die korrekten Systemzugriffsrechte erhalten.

4. Wie lässt sich miniOrange in Jira Service Management für die Zugriffsverwaltung integrieren?

miniOrange integriert sich direkt in JSM-Workflows, um die Bereitstellung und Deaktivierung zu automatisieren. Es verbindet sich mit Identitätsanbietern wie Okta oder Azure AD und unterstützt API-basierte Rollenzuweisungen über mehrere Anwendungen hinweg.