So schützen Sie PII in Jira und Confluence wirklich

Jira und Confluence sind für moderne Unternehmen zu unverzichtbaren Tools geworden – egal, ob es um die Verwaltung von IT-Servicetickets, interner Dokumentation oder funktionsübergreifender Projekte geht. Doch mit der großen Flexibilität gehen auch große Risiken einher, insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Daten (PII).

Was viele Teams übersehen, ist nicht das Vorhandensein personenbezogener Daten, sondern der mangelnde Schutz. Sensible Daten befinden sich häufig in Jira-Problemen, Kommentaren, Anhängen und Confluence-Seiten. Die nativen Berechtigungen von Atlassian helfen zwar bei der Zugriffskontrolle, verhindern aber nicht die versehentliche Offenlegung oder den Missbrauch durch Insider.

Die eigentliche Frage ist also:

Sind Sie sicher, wer die sensiblen Daten in Ihren Atlassian-Tools sehen kann?

In den meisten Fällen sind es nicht Hacker, die Ihre Daten stehlen, sondern vertrauenswürdige Mitarbeiter, Administratoren oder externe Mitarbeiter mit täglichem Zugriff. Dabei handelt es sich nicht um böswillige Akteure, sondern lediglich um Personen, die bereits über die Berechtigung zum Zugriff auf die Daten verfügen. Der Schutz vor externen Bedrohungen ist unerlässlich. Was fehlt, sind Transparenz und Kontrolle über die interne Gefährdung.

Gleichzeitig zwingt der zunehmende Druck durch Datenschutzerwartungen Unternehmen dazu, sensible Informationen stärker zu kontrollieren – insbesondere in kollaborativen Tools wie Jira und Confluence. Zwar erhöhen Vorschriften wie DSGVO und HIPAA die Anforderungen, doch die eigentliche Herausforderung besteht darin, die interne Kontrolle aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel untersuchen wir, warum personenbezogene Daten in Jira und Confluence anfälliger sind, als Sie vielleicht denken. Sie sind nicht verborgen – sie sind direkt in Tickets, Kommentaren und Seiten zu finden. Und obwohl Teams sich dessen bewusst sein mögen, unterschätzen sie oft, wie leicht diese Daten durchsickern können – nicht durch Außenstehende, sondern durch genau die Personen, die bereits Zugriff haben.

Wir zeigen Ihnen, wo herkömmliche Schutzmaßnahmen versagen und wie Sie mit einer speziell entwickelten Lösung wie der proaktiven Kontrolle übernehmen können. miniOrange Data – PII-Scanner-App (DLP).

Was gilt in Jira und Confluence als PII?

Bevor Sie es schützen können, müssen Sie wissen, wonach Sie suchen.

Zu den personenbezogenen Daten (PII) gehören Daten, die Einzelpersonen identifizieren – wie Namen und E-Mail-Adressen – sowie vertrauliche Unternehmensinformationen wie Anmeldeinformationen und Zahlungsdetails. In Jira und Confluence werden diese Daten nicht nur gespeichert, sondern sind so offen zugänglich, dass sie leicht kopiert, missbraucht oder weitergegeben werden können.

Gemeinsame PII in Jira und Confluence gefunden:

• E-mailadressen
• Telefonnummern
• IP-Adressen
• Staatliche Ausweise (wie Sozialversicherungsnummern, PAN usw.)
• Privat- oder Büroadressen
• Geolocation-Daten
• Jira-Probleme – Zusammenfassungen, Beschreibungen, Kommentare, benutzerdefinierte Felder
• Anhänge – PDFs, Screenshots, gescannte Dokumente
• Confluence-Seiten – Besprechungsnotizen, HR-Dokumente, Produktplanungsdokumente
• Benutzererwähnungen und Inline-Kommentare

Was dieses Problem noch verschärft, ist die enorme Menge an sensiblen Daten, die über Jira und Confluence verteilt sind. Die manuelle Suche in all diesen Daten ist überwältigend und unpraktisch, sodass eine versehentliche Offenlegung oder ein Versehen fast unvermeidlich ist.

Häufige Fallstricke bei bestehenden Schutzmethoden

Viele Jira- und Confluence-Administratoren glauben, ihre Umgebungen seien sicher, weil Zugriffskontrollen und Berechtigungen vorhanden seien. Diese Maßnahmen sind zwar unerlässlich, schützen jedoch nicht die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern oder externen Benutzern, die über legitimen – wenn auch manchmal nur vorübergehenden – Zugriff verfügen.

Hier sind einige der häufigsten Fallstricke, die zur Offenlegung vertraulicher Daten führen:

• Übermäßiges Vertrauen in Benutzerberechtigungen

Berechtigungen können zwar einschränken, wer bestimmte Projekte oder Seiten anzeigen oder bearbeiten darf, verhindern aber nicht, dass dort vertrauliche Daten eingegeben oder offengelegt werden. Ein Benutzer mit legitimem Zugriff kann unwissentlich (oder absichtlich) personenbezogene Daten in Problembeschreibungen, Kommentaren oder Confluence-Seiten einfügen, sodass diese Daten für jeden mit ähnlichen Zugriffsrechten einsehbar sind.

• Volumen und Verbreitung sensibler Daten

Vertrauliche Informationen sind über unzählige Tickets, Kommentare und Seiten verstreut. Die schiere Menge macht eine manuelle Überwachung oder Prüfung nahezu unmöglich und erhöht das Risiko, dass personenbezogene Daten übersehen oder weitergegeben werden.

• Nicht skalierbare manuelle Redaktion

Selbst wenn Teams versuchen, Risiken durch manuelle Prüfungen oder Schwärzungsprozesse zu minimieren, ist dieser Ansatz zeitaufwändig, fehleranfällig und bei Hunderten oder Tausenden von Tickets und Seiten nicht umsetzbar. Außerdem ist er eher reaktiv als proaktiv.

• Mangelnde Transparenz und Kontrolle über die Datennutzung

Selbst mit entsprechenden Berechtigungen fällt es vielen Teams schwer, nachzuvollziehen, wer wie oft und zu welchem ​​Zweck auf vertrauliche Daten zugreift. Ohne diese Einsicht wird es schwierig, Missbrauch oder versehentliche Offenlegung zu verhindern.

• Eingeschränkter Echtzeitschutz in Atlassian-Tools Obwohl Atlassian Guard leistungsstarke Data-Governance-Funktionen bietet, benötigen viele Unternehmen zusätzliche, maßgeschneiderte Lösungen zur Erkennung und Verwaltung sensibler Daten, die speziell auf ihre Workflows und Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind. All dies deutet auf einen klaren Bedarf hin: eine intelligentere, automatisierte und skalierbare Methode zur Erkennung, Maskierung und Verwaltung personenbezogener Daten in Jira und Confluence.

Wie „echter“ PII-Schutz aussieht

Um PII in Jira und Confluence wirklich zu schützen, müssen Sie über einfache Zugriffskontrollen und manuelle Prüfungen hinausgehen. Es erfordert einen proaktiven, automatisierten Ansatz, der sensible Daten kontinuierlich identifiziert und sichert – egal wo sie vorhanden sind. So können Sie Datenlecks verhindern, bevor sie entstehen.

Hier sind die Kernfunktionen, die einen effektiven PII-Schutz auf Unternehmensniveau ausmachen: Atlassian-Tools:

• Automatisiertes vollständiges und inkrementelles Scannen aller Inhaltstypen

Eine leistungsstarke PII-Schutz-App sollte automatisierte Vollscans aller Jira-Probleme und Confluence-Seiten durchführen und anschließend kontinuierlich inkrementelle Scans durchführen, um neue oder aktualisierte Daten zu erfassen. Dazu gehören Textfelder, Kommentare und Anhänge, wobei nach Mustern wie E-Mail-Adressen, Personalausweisen oder Kreditkartennummern gesucht wird. Dieser Ansatz entlastet Administratoren und stellt sicher, dass sensible Daten nicht verloren gehen.

• Maskierung oder Schwärzung in Echtzeit

Sobald personenbezogene Daten erkannt werden, sollte die PII-Schutz-App in der Lage sein, diese anhand von Richtlinienregeln sofort zu maskieren, zu schwärzen oder deren Sichtbarkeit einzuschränken. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst bei der Eingabe sensibler Daten weder autorisierte noch nicht autorisierte Benutzer darauf zugreifen können.

• PII-Klassifizierung und Audit-Protokollierung

Eine robuste PII-Schutzlösung führt umfassende Protokolle über alle Aktionen von Benutzern und des Systems selbst. Diese Protokolle ermöglichen eine vollständige Rückverfolgbarkeit – wer hat wann auf Daten zugegriffen und welche Änderungen vorgenommen – und unterstützen so die interne Überwachung und Rechenschaftspflicht. Darüber hinaus kann die Kennzeichnung und Klassifizierung von PII nach Typ (z. B. Gesundheitsdaten vs. Finanzdaten) dazu beitragen, spezifische regulatorische Anforderungen effizienter zu erfüllen.

• Konfigurierbare Warnmeldungen und Workflows

Die Möglichkeit, bei Erkennung personenbezogener Daten Echtzeitwarnungen zu senden, bietet zusätzliche Sicherheit. So können Sie beispielsweise einen Datenschutzbeauftragten (DPO) oder Compliance-Administrator automatisch benachrichtigen lassen, wenn bestimmte Datentypen in öffentlichen Projekten oder freigegebenen Bereichen gefunden werden. Dies sind keine optionalen Extras, sondern wichtige Sicherheitsvorkehrungen. Schützt man sensible Daten nicht ausreichend, riskiert man kostspielige Verstöße, die den Ruf des Unternehmens schädigen, das Vertrauen der Kunden verlieren und mit empfindlichen behördlichen Sanktionen rechnen müssen. Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine bewährte Methode – er ist überlebenswichtig.

Wie miniOrange dieses Problem für Jira und Confluence löst

Bei miniOrange erkannten wir den dringenden Bedarf an einer Lösung, die PII automatisch erkennen und schützen innerhalb des Atlassian-Ökosystems – ohne Arbeitsabläufe zu unterbrechen oder stundenlange manuelle Arbeit zu erfordern.

Deshalb haben wir das Daten - PII-Scanner (DLP) App, speziell entwickelt für Jira- und Confluence-Rechenzentrum Umgebungen.

So werden alle kritischen Aspekte des PII-Schutzes berücksichtigt:

• Intelligentes, inkrementelles Scannen Unsere App scannt Ihre Jira-Probleme und Confluence-Seiten vollständig – inklusive Kommentaren, Beschreibungen, Anhängen und mehr. Anschließend führt sie inkrementelle Scans durch, um die Erkennung stets auf dem neuesten Stand zu halten. Sie identifiziert vertrauliche Informationen mithilfe anpassbarer Musterbibliotheken und erkennt Formate wie:
• E-mailadressen
• Nationale IDs (SSNs, PAN usw.)
• Telefonnummern
• IP-Adressen
• Finanzielle und gesundheitsbezogene Daten

Administratoren können außerdem definieren benutzerdefinierte Erkennungsmuster um branchenspezifische oder regionale Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

• Maskierung und Schwärzung in Echtzeit Sobald vertrauliche Daten erkannt werden, können diese basierend auf den Benutzerzugriffsebenen automatisch maskiert werden – vollständig, teilweise oder durch eine benutzerdefinierte Zeichenfolge ersetzt.

Beispielsweise:

• Ein Compliance Officer kann alle Daten einsehen (z. B. john.doe@example.com)
• Ein normaler Benutzer sieht maskierten Inhalt (z. B. j***@example.com)

Diese dynamische Sichtbarkeit gewährleistet Geschäftskontinuität ohne private Informationen unnötig preiszugeben.

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung Die App integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Jira- und Confluence-Rollen und -Gruppen, sodass Sie definieren können wer sieht was. Unabhängig davon, ob Sie mit HR-Daten in einem Confluence-Arbeitsbereich oder mit Kundeninformationen in Jira-Supporttickets arbeiten, wird die Sichtbarkeit immer durch Ihre internen Richtlinien geregelt.

• Admin-Dashboards und -Benachrichtigungen: Erhalten Sie einen zentralen Überblick darüber, wo personenbezogene Daten vorhanden sind, welche Aktionen ausgeführt wurden und wer auf welche Daten zugegriffen hat. Sie können außerdem konfigurieren Echtzeit-Warnungen für Muster mit hohem Risiko (wie Kreditkartennummern in öffentlichen Confluence-Bereichen), um eine proaktive Behebung zu ermöglichen.

• Einfache Einrichtung und skalierbare Architektur Die App ist skalierbar – egal, ob Sie ein kleines IT-Team leiten oder eine unternehmensweite Instanz mit Tausenden von Benutzern verwalten. Sie ist konzipiert für geringer Overhead, schnelle Bereitstellungund minimale Auswirkungen auf die Leistung.

Der Einstieg ist einfacher als Sie denken

Die Sicherung personenbezogener Daten in Jira und Confluence muss weder komplex noch zeitaufwändig sein. Mit dem miniOrange PII-Schutz Mit der App sind Sie in wenigen Minuten einsatzbereit – ohne Code, Ausfallzeiten oder Unterbrechungen.

Schnelle Einrichtungsschritte für miniOrange PII Protector

• Installiere die App: Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Jira- oder Confluence-Instanz an und installieren Sie die App miniOrange PII Protector.
• Zugriff auf die App: Gehen Sie nach der Installation zum Abschnitt „Apps“ in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie „Daten – PII-Scanner“ aus dem Dropdown-Menü.

Hinweis: Diese Option ist nur für Benutzer mit Administratorberechtigungen sichtbar.

• Starten Sie einen Scan: Klicken Sie in der Daten-PII-Scanner-Oberfläche auf die Scan-Option in der oberen rechten Ecke.
• Überprüfen und beheben: Überprüfen Sie nach Abschluss des Scans das Scan-Ergebnis auf alle offengelegten PII in Ihren Projekten oder Bereichen und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen, um potenzielle Datenrisiken zu beheben, z. B. das Maskieren oder Einschränken des Zugriffs auf vertrauliche Informationen.

Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung suchen, finden Sie Installationsanleitung deckt alles ab, von der Installation bis zur erweiterten Konfiguration.

Fazit: Schutz personenbezogener Daten dort, wo es am wichtigsten ist

Jira und Confluence sind die Grundlage Ihres Tagesgeschäfts – doch hier häufen sich auch vertrauliche Daten, ganz offen und heimlich. Diese Tools sind nicht darauf ausgelegt, private Informationen abzufangen, bevor sie sich verbreiten. Und mit jedem Ticket oder Kommentar steigt das Risiko eines Datenlecks. Wenn Sie die Offenlegung personenbezogener Daten nicht aktiv kontrollieren, öffnen Sie die Tür weit.

Mit der App miniOrange Data – PII Scanner (DLP) können Sie:

• Sensible Daten automatisch erkennen und sichern
• Erzwingen Sie richtliniengesteuerten Zugriff und Maskierung
• Geben Sie Ihren Administratoren vollständige Transparenz über PII-Risiken und Abhilfemaßnahmen

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihren Datenschutz in Atlassian-Tools zu übernehmen? Buchen Sie eine kostenlose Demo or Starten Sie Ihre Testversion um zu sehen, wie mühelos der Schutz personenbezogener Daten sein kann.