Wie sichere ich E-Mails und Daten in Microsoft 365?

Eine kurze Einführung

Microsoft 365 ist eine der meistgenutzten Plattformen für geschäftliche Produktivität. Ihre Popularität macht sie jedoch auch zu einem Hauptziel für Cyberangriffe. Berichten zufolge gab es im Jahr 2023 einen Anstieg der täglichen Cyberbedrohungen gegen Microsoft Office um 53 % .

Zu den häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Verwendung von Office 365 konfrontiert werden, gehören:

Unbefugter Zugriff auf E-Mails
Datenlecks über Anhänge
Insider-Bedrohungen
Compliance-Verstöße (DSGVO, HIPAA)

Da mobiles Arbeiten immer üblicher wird, ist die Datensicherheit in Office 365 wichtiger denn je. Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen riskieren Unternehmen den Verlust sensibler Daten und finanzielle Strafen. Hier kommen CASB- und DLP-Lösungen ins Spiel, um Ihre sensiblen Informationen zu schützen.

Was ist CASB?

Ein Cloud Access Security Broker (CASB) ist ein Tool, das als Sicherheitsschicht zwischen Ihren Microsoft 365-Apps und Benutzern fungiert und den Datenzugriff in der Cloud überwacht und steuert.

Unternehmen können CASB-Lösungen nutzen, um Einblick in die Anwendungsnutzung zu erhalten, Bedrohungen zu erkennen, Zugriffskontrollen durchzusetzen und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen. Sie helfen, unbefugten Zugriff zu verhindern, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Sicherheitsregeln zu implementieren, die den Schutz sensibler Geschäftsdaten jederzeit gewährleisten.

Was ist DLP?

Data Loss Prevention (DLP) ist eine weitere Sicherheitslösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die unbefugte Weitergabe oder das Abfließen sensibler Daten zu verhindern. Sie funktioniert durch die Überwachung und Kontrolle des Datentransfers über verschiedene Plattformen hinweg, darunter E-Mails, Cloud-Speicher und Geräte.

DLP-Lösungen scannen E-Mails und Dateien in Office 365 auf vertrauliche Informationen wie Kreditkartendaten, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse. Werden sensible Daten erkannt, kann DLP die Übertragung blockieren, den Benutzer benachrichtigen oder eine Verschlüsselung erzwingen. So wird sichergestellt, dass kritische Geschäftsinformationen weder absichtlich noch versehentlich in die falschen Hände geraten.

Wie sichert CASB Ihre Daten in MS Office 365?

Die MS 365 CASB-Lösung erweitert Office 365 um eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie die Interaktionen der Nutzer mit der Plattform überwacht und unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindert. Sie blockiert nicht autorisierte Downloads von nicht vertrauenswürdigen Geräten oder Standorten und reduziert so das Risiko von Datenlecks. Darüber hinaus erkennt CASB ungewöhnliches Nutzerverhalten, wie beispielsweise mehrere Anmeldeversuche aus verschiedenen Netzwerken und Regionen, die auf einen möglichen Hackerangriff hindeuten können.

Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, wird die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erzwungen , wodurch sichergestellt wird, dass nur autorisierte Benutzer auf Unternehmensdaten zugreifen können. Mit CASB erhalten Unternehmen durch verschiedene Schutzmaßnahmen eine bessere Kontrolle über ihre Microsoft 365-Sicherheit.

So trägt CASB zum Schutz von Daten in Office 365 bei:

Geräteeinschränkungen: Nur autorisierte und kompatible Geräte können auf Office 365-Apps und -Daten zugreifen.
Office-IP-Einschränkung: Erstellen Sie eine Whitelist vertrauenswürdiger Netzwerke, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Einschränkungen beim Datendownload: Beschränken Sie Dateidownloads auf Administratoren und autorisierte Benutzer, um Datenlecks zu verhindern.
Datensicherheit: Blockiert den unbefugten Zugriff und die Weitergabe vertraulicher Informationen.
Benutzerrisikobewertung: Entzieht automatisch den Zugriff, wenn der Risikowert einen festgelegten Schwellenwert überschreitet.

Microsoft Office Apps CASB-Lösung

Wie sichert DLP Ihre E-Mails in MS Outlook?

Outlook-E-Mails sind für viele Unternehmen ein wichtiges Kommunikationsmittel, bergen aber auch erhebliche Sicherheitsrisiken. Mitarbeiter könnten versehentlich eine E-Mail mit sensiblen Kundendaten an die falsche Person senden. Cyberkriminelle wiederum könnten versuchen, Benutzer durch Phishing-Angriffe zur Weitergabe vertraulicher Geschäftsinformationen zu verleiten.

Die E-Mail-DLP-Lösung für Microsoft 365 trägt zur Minderung dieser Risiken bei, indem sie ausgehende E-Mails auf sensible Daten prüft, unautorisierte Übertragungen blockiert und potenzielle Datenlecks verhindert. Sie kann die automatische Verschlüsselung von E-Mails mit vertraulichen Informationen erzwingen und so eine sichere Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens gewährleisten.

DLP-Lösungen bieten zudem Echtzeitwarnungen und Audit-Funktionen zur Überwachung der Einhaltung von Datensicherheitsrichtlinien. Durch die Implementierung von E-Mail-DLP können Unternehmen versehentliche Datenlecks verhindern, sich vor Phishing-Versuchen schützen und die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und HIPAA gewährleisten.

Verhinderung von Datenverlust

Praxisbeispiel

Szenario 1: Blockieren nicht autorisierter Datendownloads

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der im Homeoffice arbeitet und versucht, vertrauliche Unternehmensdaten von einem unbekannten Ort auf seinen privaten Laptop herunterzuladen. Ohne Sicherheitsmaßnahmen könnten diese Daten Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein.

Mit miniOrange CASB erkennt das System, wenn die Zugriffsanfrage von einem nicht vertrauenswürdigen Gerät stammt, und blockiert den Download sofort. Dies verhindert Datenlecks und stellt sicher, dass Unternehmensinformationen nur auf sicheren Geräten abgerufen werden.

Szenario 2: Datenlecks per E-Mail verhindern

Ein Mitarbeiter könnte unwissentlich versuchen, vertrauliche Unternehmensberichte per E-Mail an einen externen Empfänger zu senden. Enthält diese E-Mail Finanzdaten oder Geschäftsgeheimnisse, kann dies zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen.

E-Mail-DLP scannt E-Mails in Echtzeit, erkennt vertrauliche Daten und blockiert sie, bevor sie das Unternehmen verlassen. So wird sichergestellt, dass vertrauliche Geschäftsinformationen nicht nach außen gelangen.

Vorteile von CASB und DLP

Durch die Implementierung von miniOrange CASB und DLP können Unternehmen ihre Sicherheitslage stärken und ihre Office 365-Daten und E-Mails effektiv schützen. Hier sind einige wichtige Vorteile:

Verbesserte Sicherheit: Verhindert unbefugten Zugriff, Datenlecks und Cyberbedrohungen für Microsoft 365.
Einhaltung Gesetzlicher Vorschriften: Hilft Unternehmen, die DSGVO, HIPAA und andere Branchenvorschriften einzuhalten.
Bessere Sicht: Bietet Einblicke in Benutzeraktivitäten und potenzielle Sicherheitsrisiken.
Automatisierter Schutz: Erzwingt Sicherheitsrichtlinien ohne manuelles Eingreifen.
Reduziert Insider-Bedrohungen: Verhindert versehentliche oder absichtliche Datenlecks durch Mitarbeiter.

Zusammenfassung

Der Schutz von Microsoft 365-Daten und E-Mails ist für Unternehmen unerlässlich, insbesondere angesichts der wachsenden Zahl von Cyberbedrohungen. miniOrange CASB und DLP bieten eine leistungsstarke Kombination zum Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen.

CASB stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf Unternehmensdaten zugreifen können, während DLP versehentliche oder absichtliche Datenlecks verhindert. Durch die Implementierung dieser Lösungen können Unternehmen die Datensicherheit gewährleisten, Branchenvorschriften einhalten und finanzielle Schäden sowie Reputationsschäden verhindern.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter info@xecurify.com.

Schützen Sie Ihre Geschäftsdaten und E-Mails in Office 365