Was ist Workflow-Automatisierung in IAM?

IT-Administratoren benötigen in einem herkömmlichen Setup pro Benutzer etwa 10–15 Minuten für die Zuweisung von Benutzerrollen. Multipliziert man diesen Betrag jedoch mit der Anzahl der Mitarbeiter und der Häufigkeit von Änderungen, angefangen bei der Einarbeitung von Benutzern über Rollenwechsel bis hin zu deren Abgängen, ergibt sich in größeren Organisationen ein Zeitaufwand von mehreren Stunden.

Viele Organisationen haben erwogen Automatisierte Benutzerbereitstellung, aber es fehlt größtenteils die erforderliche Anpassung, was zu mehr manueller Arbeit führt. Um dieses Problem zu lösen, hilft Ihnen eine Workflow-Automatisierung, die genau nach Ihren Wünschen funktioniert und auf den von Ihnen festgelegten Auslösern für die Ausführung einer Aufgabe basiert. So können Sie die Arbeit schneller und effizienter erledigen. Das bedeutet, dass Sie sich jetzt stundenlanges Zuweisen von Gruppen und Rollen sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Was ist ein Workflow im Identitäts- und Zugriffsmanagement?

Ein Workflow ist eine Reihe wiederholbarer Aufgaben, ob automatisiert, manuell oder eine Kombination aus beidem, die dem IT-Administrator bei der Verwaltung von Benutzerzugriffen und Identitäten helfen. Er beschreibt die erforderlichen Schritte zur Handhabung IAM Vorgänge wie Onboarding, Offboarding, Rollenzuweisungen, Zugriffsüberprüfungen und Reaktionen auf Vorfälle.

In IAMEin Workflow ist nicht nur auf eine Reihe von Aufgaben beschränkt. Es handelt sich vielmehr um einen integrierten strategischen Prozess zur Steigerung der Produktivität, der gewährleistet, dass alle identitätsbezogenen Vorgänge konsistent, sicher und gemäß den festgelegten Richtlinien ausgeführt werden.

An IAM Der Workflow umfasst wesentliche Aufgaben, die ein effizientes Identitätsmanagement gewährleisten. Er beginnt mit Benutzerbereitstellung für Onboarding und Deprovisionierung beim Offboarding. Gruppenaufgaben und Zugangskontrollen Optimieren Sie die Benutzerkategorisierung und sichern Sie Berechtigungen. Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) verwalten den Zugriff auf Anwendungen, Netzwerke und Dienste effektiv.

Kommunikation, Zugangsanpassungen und Self-Service-Portale stärken die Zusammenarbeit und die Autonomie der Benutzer. Regelmäßige Anfragemanagement und Zugriffsbewertungen Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, während kontinuierliche Überwachung und Prüfung sorgen für Übersicht und Sicherheit. Zusammen bilden diese Elemente einen schlüssigen Prozess für sicheres und konsistentes Identitätsmanagement.

Aufrecht erhalten IAM Systeme während des Benutzerlebenszyklus sind die Integration mit HR-Systemen, die Durchsetzung von Richtlinien und Warnmeldungen sowie der sofortige Entzug des Zugriffs bei Ausscheiden eines Mitarbeiters unerlässlich. Auch die Archivierung und Aufbewahrung von Daten, Audits und Überprüfungen sowie die Benachrichtigung der Beteiligten über Änderungen sind wichtig. Einige dieser Prozesse lassen sich automatisieren.

Arten von Workflows

Arbeitsabläufe ein IAM können nach ihrer Struktur und ihrem Zweck gruppiert werden. Jeder Workflow-Typ ist darauf ausgelegt, bestimmte Aufgaben oder Entscheidungen zu verwalten, um Sicherheit, Einfachheit und Flexibilität zu gewährleisten. Identity Management Operationen.

1. Prozessabläufe:

Ein Prozessworkflow ist eine stark strukturierte und wiederholbare Sequenz, die dazu dient, routinemäßige und vorhersehbare IAM Aufgaben im automatisierten Identitätsmanagement.

Die Prozessabläufe zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

• Die Schritte sind vorhersehbar: Aufgaben wie Onboarding, Rollenzuweisung oder Deprovisionierung wird eine Reihe vorhersehbarer Schritte umfassen.
• Regelbasierte Automatisierung: Definieren Sie Regeln, Auslöser und Aktionen für bestimmte Bedingungen oder Ereignisse.
• Fehlerbehandlung: Wenn ein Schritt im Workflow fehlschlägt, wird der Fehler mit einer Vorgehensweise behandelt, bei der der Prozess entweder abgebrochen, der Administrator benachrichtigt oder sicher zurückgesetzt wird.
• Konsistenz: Diese Arbeitsabläufe sind häufig standardisiert, um Fehler und Unstimmigkeiten zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

2. Fall-Workflows:

Ein Fallworkflow bietet einen flexiblen Ansatz für die Bearbeitung von Aufgaben, die keinem geradlinigen Prozess folgen. Er eignet sich hervorragend für Situationen, in denen menschliches Urteilsvermögen gefragt ist, beispielsweise bei der Untersuchung von Vorfällen, der Verwaltung von Ausnahmen oder der Durchführung spezifischer Audits.

Fall-Workflows bieten folgende Vorteile:

• Ermöglicht flexible Pfade: Je nach Situationsdaten und Entscheidungspunkten ermöglichen die Fall-Workflows flexible Pfade, die nicht ganz so starr sind wie einige starre Prozess-Workflows.
• Ermöglicht menschliches Eingreifen: Bei unternehmenskritischen Vorgängen treffen automatisierte Regeln nicht die richtige Entscheidung, da sie nicht alle Möglichkeiten berücksichtigen. Daher ist menschliches Urteilsvermögen erforderlich.
• Verwaltet Ausnahmen: Kümmert sich um Anomalien wie verdächtige Zugriffsmuster oder einzigartige Ausnahmen in Richtlinien.
• Flexibilität: Unterstützt Ad-hoc-Maßnahmen und hilft, je nach aktueller Situation in weitere Richtungen vorzudringen.

Beispielsweise kennzeichnet ein Workflow zur Anomalieerkennung ungewöhnliche Benutzeraktivitäten. Anschließend werden diese an Sicherheitsanalysten weitergeleitet, die anhand der mehr kontextuelle Informationen zur Sanierung.

3. Projektabläufe:

Ein Projekt-Workflow ist ein funktionsübergreifender Workflow zur Koordination komplexer Initiativen in Identitäts- und Zugriffsverwaltung. Es besteht aus mehreren Phasen und erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Teams.

Projekt-Workflows weisen folgende Merkmale auf:

• Benötigt Zusammenarbeit: In einem Projektworkflow arbeiten alle am Projekt beteiligten Personen aus allen Abteilungen zusammen. Beispielsweise arbeiten IT, Sicherheit, Compliance und HR gemeinsam an großen IAM Projekte oder Infrastruktur-Upgrades.
• Unterteilt in erreichte Schritte: Der Projektablauf hängt von Bereitstellungsschritten oder -phasen ab, z. B. Planung, Entwurf, Ausführung, Test und Überprüfung. Er ist in der Regel meilensteingesteuert.
• Gut koordinierte Bemühungen: Dieser Arbeitsablauf stellt sicher, dass die Beteiligten auf einer Linie sind und sich auf dem gleichen Stand befinden und dass die Zeitpläne für die Integration neuer Technologien oder Richtlinien eingehalten werden.

Beispielsweise umfasst ein Projekt-Workflow alle Schritte von der Anforderungserfassung bis zur Bereitstellung und Nachbereitstellung.

4. Sequentielle vs. parallele Arbeitsabläufe:

Ein sequenzieller Workflow soll schrittweise und in strikter Reihenfolge ausgeführt werden. In einem parallelen Workflow werden viele unabhängige Aufgaben gleichzeitig und nicht nacheinander ausgeführt. Parallele Workflow-Aufgaben sind unabhängig voneinander, unabhängig von ihrem Ergebnis, und reduzieren so die Verarbeitungszeit erheblich.

Schlüsselkomponenten eines Workflows

Workflows bestehen hauptsächlich aus Komponenten, die eine reibungslose und effiziente Ausführung von Prozessen gewährleisten. Sie arbeiten vollständig synchron, um einen zuverlässigen, anpassungsfähigen und sicheren Prozess zu schaffen. Diese Komponenten sind:

1. Auslöser oder Initiator:

Die Bedingung oder das Ereignis, das den Workflow startet, ist ein Trigger oder Initiator. Ein Trigger in IAM kann eine Benachrichtigung in einem HR-System über einen neuen Mitarbeiter, einen Benutzer, der Zugriff auf eine bestimmte Anwendung anfordert, oder die Erkennung von abnormalem Verhalten in einem System, wie z. B. Anmeldeversuche zu ungewöhnlichen Zeiten.

2. Aktionen, Aktivitäten oder Aufgaben:

Die Aktion definiert, was getan werden muss, wenn eine Auslösebedingung erfüllt ist. In automatisierten Workflows werden diese Aktionen beim Auslösen automatisch ausgeführt. Beispiele hierfür sind die Erstellung eines Benutzerkontos, die Rollenzuweisung oder die Überprüfung durch einen Administrator.

3. Bedingte Entscheidungen und Entscheidungspunkte:

Dies sind die Punkte, die den Ablauf eines Workflows verändern. Sie definieren die Verzweigungen innerhalb des Workflows anhand bestimmter Parameter und Kriterien. Der bedingte Entscheidungspunkt hilft bei der Bewertung von Bedingungen wie Sicherheitsüberprüfung oder Rollenrelevanz. Basierend auf den festgelegten Attributwerten bestimmt er den passenden Pfad für jedes Szenario.

4. Steuerung von Sequenzen und Abläufen:

Die Sequenz- und Flusssteuerung bestimmt die Ausführungsreihenfolge von Aktivitäten zwischen strikter sequenzieller Ausführung und paralleler Ausführung basierend auf Aufgabenabhängigkeiten.

5. Integrationspunkte:

Workflows benötigen Integrationspunkte für die Anbindung an externe Systeme, beispielsweise HR-Datenbanken, CRM-Tools und andere Anwendungen. Die Integrationspunkte dienen als Datenübertragungspunkte, die es Systemaktionen ermöglichen, entsprechende Aktionen in anderen Systemen auszulösen.

6. Kontrolle von Fehlern und Ausnahmen:

Ein gut konzipiertes Workflow-System muss über geeignete Mechanismen zur Fehlererkennung, Ausnahmebehandlung und Wiederherstellung verfügen. Das System gewährleistet die Prozesskontinuität durch Fehlermanagementfunktionen, die es ermöglichen, Fehler in einem Schritt fortzusetzen, ohne den gesamten Prozess zu unterbrechen, und eine manuelle Überprüfung durch die Fehlerprotokollierung ermöglichen.

7. Benachrichtigungen und Protokollierung:

Das Benachrichtigungssystem und die Protokollierungsfunktionen bieten fortlaufende Updates und BuchungsprotokolleDas System ermöglicht Administratoren, den Fortschritt des Workflows zu überwachen, während es Benachrichtigungen über Probleme sendet, und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften durch eine vollständige Aktionsdokumentation.

8. Timer und Verzögerungen:

Timer oder Verzögerungen werden manchmal in Workflows verwendet, um Wartezeiten oder die geplante Ausführung von Aufgaben zu implementieren. Timer ermöglichen das Auslösen bestimmter Aufgaben nach vorgegebenen Zeiträumen, da diese Zeitsteuerung für die Aufrechterhaltung einer kontrollierten Prozessgeschwindigkeit und die Synchronisierung externer Ereignisse unerlässlich ist.

9. Genehmigungssysteme:

Der Genehmigungsmechanismus dient dazu, Aktionen durch menschliche Bestätigung zu validieren, bevor die Fortsetzung des Arbeitsablaufs zugelassen wird.

Vorteile der Implementierung eines Workflows

Die Implementierung des Workflow-Managements in Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl die Sicherheit als auch die Betriebseffizienz optimieren und gleichzeitig die organisatorischen Prozesse vereinfachen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Effiziente Ausführung:

Die Automatisierung von Workflows reduziert die Arbeitsbelastung des IT-Teams, da regelmäßige Abläufe wie Onboarding, Deprovisionierung und Rollenzuweisung in organisierte, systematische Prozesse umgewandelt werden. Die optimierte Methode beschleunigt den Geschäftsbetrieb und setzt gleichzeitig wichtige Ressourcen für strategische Programme frei.

Verbesserte Genauigkeit und weniger Fehler:

Manuelle Systeme neigen dazu, durch menschliches Versagen Fehler zu generieren, was zu falschen Konfigurationseinstellungen und unbeabsichtigten Berechtigungszuweisungen führt. Die vordefinierten Regeln der Workflows schaffen konsistente Verfahren, die menschliche Fehler reduzieren und gleichzeitig jedem Benutzer die entsprechenden Zugriffsberechtigungen erteilen.

Stärkere Sicherheitslage:

Sicherheitsprozesse werden durch automatisierte Workflows präzise ausgeführt, was eine zeitnahe Umsetzung von Sicherheitsprotokollen ermöglicht. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters löst durch automatisierte Prozesse eine sofortige Zugriffssperre aus, die unbefugten Zutritt verhindert. Bedingte Entscheidungspunkte lösen in Hochrisikosituationen Überprüfungen aus. Dieser proaktive Ansatz reduziert Sicherheitslücken erheblich.

Überprüfbarkeit und Compliance:

Jede in automatisierten Workflow-Systemen ausgeführte Aktion wird protokolliert und ermöglicht eine einfache Nachverfolgung durch Prüfpfade. Das System führt detaillierte Aufzeichnungen, die Unternehmen dabei helfen, Auditanforderungen zu erfüllen und Vorschriften einzuhalten, die Datenschutz und Privatsphäre in ihrer Branche priorisieren.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit:

Das Wachstum von Organisationen führt zu veränderten Anforderungen an das Identitäts- und Zugriffsmanagement. Workflows fungieren als anpassbare Strukturen, da sie einfache Anpassungen ermöglichen, um neue Anwendungen, Richtlinienaktualisierungen und veränderte Zugriffsanforderungen zu unterstützen. Der modulare Aufbau des Systems ermöglicht eine effiziente Erweiterung mit dem Wachstum der Organisation.

Verbesserte Benutzererfahrung:

Automatisierte Workflows verkürzen den Zeitaufwand für die Bereitstellung und Debereitstellung. Dies vereinfacht den Onboarding-Prozess für neue Benutzer. Die Kombination aus schnellem Ressourcenzugriff und zuverlässigen Prozessen ermöglicht es Mitarbeitern, sofort mit der Arbeit zu beginnen, was zu einer höheren Gesamtproduktivität führt.

Kostenreduzierung:

Durch die Automatisierung regelmäßiger Aufgaben können Unternehmen den manuellen Verwaltungsaufwand und die Arbeitsbelastung reduzieren. Automatisierte Workflows verringern das Risiko kostspieliger Sicherheitsvorfälle, die durch menschliche Fehler bei manuellen Konfigurationsschritten oder verzögerte Zugriffsentzugsprozesse entstehen.

Optimiert IAM Workflows sorgen für Verbesserungen administrativer Prozesse, die sowohl die Unternehmenssicherheit als auch die Compliance-Maßnahmen direkt stärken.

Wie erstellt man einen effektiven Workflow?

So erstellen Sie einen effizienten Workflow in miniOrange IAM, folgen Sie den unteren Schritten:

1. Anforderungen und Ziele definieren

Mit diesem Ansatz können Sie die speziellen Ziele des Workflows bestimmen, zu denen die Benutzereinführung, Änderungen der Berechtigungen und die Aufhebung der Bereitstellung gehören.

Um so Compliance- und Sicherheitsrichtlinien dass der Arbeitsablauf eingehalten werden muss, sollte dokumentiert werden.

2. Trigger und Integrationspunkte zuordnen

Dieser Workflow erfordert die Kenntnis der Auslöser, die ihn aktivieren. Der Workflow kann durch neue Benutzerdatensätze aus dem HR-System oder durch Änderungen der Benutzerattribute ausgelöst werden.

Dieser Workflow erfordert die Integration von Systemen wie Ihrem HR-System, LDAPoder andere Identitätsquellen.

3. Automatisierungsregeln festlegen

Die Automatisierungsfunktionen von miniOrange ermöglichen es Benutzern, zustandsbasierte Regeln zu erstellen. Sie können Regeln mithilfe der Automatisierungsfunktionen von miniOrange implementieren, indem Sie Kriterien wie Abteilung und Rolle oder Benutzerattribute (z. B. „Abteilung = Finanzen“, dann „Finanzgruppe“ zuweisen).

Der Workflow sollte Entscheidungspunkte enthalten, die festlegen, ob der Prozess je nach Bewertung der Bedingungen (wie Sicherheitsüberprüfung oder Rollenrelevanz) in verschiedene Pfade verzweigt werden soll.

4. Entwerfen Sie die Workflow-Struktur

Der Prozess sollte seine Aufgaben entweder sequenziell oder parallel ausführen.

Bestimmen Sie die Workflow-Struktur anhand der Aufgabenbeziehungen. Die Deprovisionierung erfordert sequenzielle Schritte, das Onboarding hingegen funktioniert besser mit parallelen Prozessen.

5. Konfigurieren Sie den Workflow in miniOrange IAM

Sie sollten die verwenden miniOrange-Administratorkonsole Erstellen Sie Ihren Workflow. Richten Sie Trigger ein, weisen Sie notwendige Aktionen zu, definieren Sie die Fehlerbehandlung und implementieren Sie die Regeln, die Sie bei der Konfiguration der miniOrange-Administrationskonsole definiert haben.

Die Automatisierungsschnittstelle von miniOrange bietet visuelle Tools zum Entwerfen und Ändern des Workflows entsprechend Ihren Anforderungen.

6. Testen und validieren Sie den Workflow

Führen Sie vor der Bereitstellung kontrollierte Tests durch oder verwenden Sie Testdaten, um die Trigger- und Regelfunktionalität zu überprüfen.

Die Ausführung des Workflows muss überprüft werden, um die ordnungsgemäße Ausführung der Aktion sicherzustellen und die vollständigen Fehlerbehandlungsmechanismen, einschließlich Benachrichtigungen und Rollbacks, zu überprüfen.

7. Bereitstellen und Überwachen

Stellen Sie den Workflow nach erfolgreichen Tests in der Produktion bereit.

Der Arbeitsablauf muss mithilfe von Protokollierungs- und Berichtstools ständig überwacht werden, um die Leistungsstabilität aufrechtzuerhalten und Probleme umgehend zu erkennen.

8. Iterieren und optimieren

Die Leistung des Workflows muss regelmäßig bewertet und Feedback von den Beteiligten eingeholt werden.

Überprüfen Sie Ihre Automatisierungsregeln und Prozessschritte, um die Leistung zu verbessern und sich gleichzeitig an Änderungen in den Geschäftsprozessen anzupassen.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie eine effiziente miniOrange IAM Workflow, der Sicherheit gewährleistet und die Konsistenz mit den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens aufrechterhält.

Anfangen mit IAM Workflow-Automatisierung für Unternehmen

Die Implementierung von IAM Automatisierung Die Automatisierung von Workflows stellt eine strategische Notwendigkeit dar, die Geschäftsabläufe im Hinblick auf Identitätsmanagement und digitalen Asset-Schutz transformiert. Unternehmen erreichen durch die Automatisierung des Workflow-Managements eine höhere Sicherheit in ihrem gesamten System, da dieser Ansatz Fehler reduziert und die Compliance in internen Systemen und bei Kundeninteraktionen verbessert.

Ihr Unternehmen sollte miniOrange als vertrauenswürdigen Partner wählen, wenn Sie mit der Umstellung auf effiziente und sichere IAM Praktiken. Die Mächtigen IAM Mit den Workflow-Automatisierungstools von miniOrange können Sie Ihr Unternehmen Identitätslebenszyklusmanagement Herausforderungen effizient und präzise zu bewältigen.

Durch die Nutzung von miniOrange wird Ihr Unternehmen eine Transformation seiner Arbeitsabläufe erleben und so die Voraussetzungen für zukünftiges Wachstum und Innovation schaffen. Mit miniOrange können Sie Gruppen und Rollen ganz einfach mit einem individuellen Trigger zuweisen und aufheben. IAM Funktion zur Workflow-Automatisierung.

Die Zukunft Ihrer Organisation erfordert miniOrange IAM Workflows, denn automatisiertes Identitätsmanagement stellt die wesentliche Strategie für die Führung in modernen digitalen Umgebungen dar.