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Workflows

Dieser umfassende Leitfaden behandelt drei automatisierte Workflow-Typen: Workflows zur Endbenutzererstellung (Anmeldung und vom Administrator erstellt), Workflows zur Identifizierung ruhender Konten und Workflows zur Benachrichtigung bei Kennwortablauf. Diese Workflows ermöglichen Administratoren die Optimierung von Benutzerverwaltungsprozessen durch ereignisbasierte Auslöser und geplante Automatisierungsaufgaben.

Ablauf der Endbenutzererstellung

Dieser Workflow automatisiert den Prozess der Erstellung von Endbenutzerkonten durch Anmeldeabläufe und Administratorerstellung mit anpassbaren Filter- und Aufgabenzuweisungsfunktionen.

Schritt 1: Workflow erstellen

  • Navigieren Sie zu der Automatisierung >> Workflow.
  • Klicken Sie auf die Arbeitsablauf erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche auf dem Bildschirm, um das Modal zu öffnen.
    • Workflow im Admin-Handbuch erstellen

  • Geben Sie Ihre bevorzugte Workflow-Name (z. B. „Test zur Erstellung neuer Benutzer über den Registrierungsprozess“) und Beschreibung ("Workflow zum Testen des Endbenutzer-Kontoerstellungsprozesses über den Registrierungsprozess").
    • Füllen Sie die Details im Administratorhandbuch aus

  • Klicke Workflow erstellen fortfahren.
  • Sie werden zur Leinwand weitergeleitet, die drei Blöcke enthält: Startblock, Auslöser hinzufügen und Endblock.
    • Trigger im Admin-Handbuch hinzufügen

Schritt 2: Auslöser hinzufügen

  • Klicke Auslöser hinzufügen um das Fenster „Triggerkonfiguration“ mit drei Trigger-Typoptionen zu öffnen:
    • Neuen Benutzer anmelden
    • Identitäts-Ruhiges Konto
    • Benutzer bei Passwortablauf benachrichtigen
      • Wählen Sie den Auslösertyp im Administratorhandbuch aus.

  • Wähle die Neuen Benutzer anmelden von Wählen Sie Ereignis aus Dropdown-Menü. Bei der Option „Neue Benutzerregistrierung“ gibt es zwei Optionen:
    • Neues Benutzerregistrierungsereignis im Administratorhandbuch hinzufügen

    • Benutzer-Selbstregistrierung: Benutzererstellung über eine markeneigene Anmeldeseite (z. B. https:// .miniorange.com/moas/idp/usersignup)
    • Benutzer über das Admin-Portal erstellen: Der Administrator erstellt Benutzer manuell
    Triggerkonfiguration im Administratorhandbuch

  • Klicke Gespeichert fortfahren.
  • Nach dem Speichern werden automatisch mehrere Blöcke erstellt:
    • Ereignisauslöser-Quellblock: Zeigt Ihren konfigurierten Trigger und Ihre Quelle mit einer verfügbaren Bearbeitungsoption an.
    • Schritt hinzufügen (vor dem Ereignisblock): Konfigurieren Sie Filter für die Benutzererstellungsbedingungen. Beschränken Sie beispielsweise die Benutzererstellung auf E-Mails mit dem Inhalt „xecurify.com“. Wählen Sie Attribut, Operator und Wert in den drei Dropdown-Feldern aus.
    • Ereignisblock: Vorkonfigurierter Block, der den Status der Benutzererstellung anzeigt, wenn Filter passiert werden.
    • Schritt hinzufügen (nach dem Ereignisblock): Konfigurieren Sie Aufgaben, die nach der Benutzererstellung ausgeführt werden sollen, beispielsweise Gruppenzuweisungen.
    • Endblock: Zeigt den erfolgreichen Abschluss der Workflow-Ausführung an.
    Konfigurieren Sie den Workflow-Knoten im Administratorhandbuch

1. Schritt hinzufügen: Filter (Vor dem Ereignisblock)

  • Klicke Schritt hinzufügen (Vor dem Ereignis) Öffnen Sie die Filterleiste. Konfigurieren Sie Filter für die Bedingungen der Benutzererstellung. Beispielsweise können Sie die Benutzererstellung auf E-Mails mit „xecurify.com“ beschränken. Wählen Sie Attribut, Operator und Wert in den drei Dropdown-Feldern aus.
    • Schritt vor Ereignisblock im Administratorhandbuch hinzufügen

  • Wählen Sie im Pop-up-Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms aus Filter Wählen Sie den Schritt aus und klicken Sie darauf.
    • Filterschritttyp im Administratorhandbuch auswählen

  • Hier können mehrere Bedingungen hinzugefügt werden. Administratoren können zwischen folgenden Optionen wählen: UND or OR gleichzeitig werden Bedingungen erstellt, die es ermöglichen, Arbeitsabläufe auszulösen, sobald eine der Bedingungen erfüllt ist.
    • Konfigurieren von Filterbedingungen mit UND-ODER-Logik im Administratorhandbuch

  • Beim Hinzufügen einer Bedingung können Sie auch zuvor gespeicherte optionale (nicht erforderliche) benutzerdefinierte Attribute hinzufügen.
    • Hinzufügen benutzerdefinierter Benutzerattribute im Administratorhandbuch

  • Klicken Sie auf Gespeichert um fortzufahren.

2. Schritt hinzufügen: Aufgabe

  • Klicken Sie auf Schritt hinzufügen gezeigt nach dem Event Knoten.
    • Klicken Sie im Administratorhandbuch auf die Schaltfläche „Schritt hinzufügen“.

  • Wählen Sie im Pop-up-Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms aus Aufgabe Wählen Sie den Schritt aus und klicken Sie darauf.
    • Aufgabenschritttyp im Administratorhandbuch auswählen

  • Wähle eine Aufgabe aus, die du ausführen möchtest.
    • Aufgabentyp im Administratorhandbuch auswählen


  • Rolle zuweisen:
    • Klicken Sie auf Aufgabe Unter „Schritt auswählen“ klicken Sie auf Rolle zuweisen.
    • Wählen Sie die Rolle aus der Rolle zuweisen Dropdown-Menü (Sie können nur eine einzige Rolle auswählen, und die Standardrollen werden nicht angezeigt).
    • Fügen Sie unter folgendem Eintrag eine oder mehrere Bedingungen hinzu: Beim or Ausweich (Wahlweise).
      • Aufgabenkonfiguration „Rolle zuweisen“ im Administratorhandbuch

    • Klicken Sie auf Gespeichert um fortzufahren.

  • Gruppe zuweisen:
    • Klicken Sie auf Aufgabe Unter „Schritt auswählen“ klicken Sie auf Gruppe zuweisen.
      • Immer: Aufgabe wird ohne Bedingungen ausgeführt
      • Bedingt: Die Aufgabe wird basierend auf konfigurierten Bedingungen ausgeführt
      • Zurückgreifen: Wird nur ausgeführt, wenn keine anderen zustandsbasierten Aufgaben ausgeführt werden
    • Wählen Sie die Zielgruppe aus der Dropdown-Liste aus (erstellen Sie sie gegebenenfalls) und konfigurieren Sie alle zusätzlichen Bedingungen.
      • Aufgabenkonfiguration „Gruppe zuweisen“ im Administratorhandbuch

    • Klicken Sie auf Gespeichert um fortzufahren.

3. Speichern und aktivieren

  • Klicke Erschaffung oben rechts, um den Workflow zu speichern. Sie werden zur Workflow-Listenseite weitergeleitet, auf der der neue Workflow mit dem Versionsstatus angezeigt wird:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, um den Workflow im Administratorhandbuch zu speichern.

    • Tiefgang: Inaktive Version, bereit zur Bearbeitung
      • Entwurf des Workflows im Administratorhandbuch

    • Aktiv: Aktuell ausgeführte Version
    • Veröffentlicht - Kennzeichnet eine Version, die bereits aktiviert wurde und bei Bedarf erneut aktiviert werden kann.
    • Zur Deaktivierung der Version - Deaktivieren Sie einfach den Workflow
      • Workflow im Administratorhandbuch deaktivieren

  • Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen, um Versionen zu aktivieren, in der Vorschau anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen. Pro Workflow sind maximal 10 Versionen zulässig.
    • Aktiver Workflow mit Aktionsschaltflächen im Administratorhandbuch

Dieser planerbasierte Workflow identifiziert und verwaltet ruhende Benutzerkonten automatisch basierend auf konfigurierbaren Inaktivitätszeiträumen.

1. Zeitplanerkonfiguration (Identifizierung inaktiver Konten)

  • Auswählen Scheduler um auf die vorkonfigurierte tägliche Planung um 12:00 Uhr in Ihrer Zeitzone zuzugreifen. Verfügbare Planungsoptionen umfassen:
    • Einmal: Einzelne Ausführung zu einem bestimmten Datum/Uhrzeit
    • Stündlich: Stündliche Ausführung
    • Wöchentlich: Bestimmte Wochentage zur gewählten Uhrzeit
    • Jeden Monat: Ausgewähltes Monatsdatum zur gewählten Uhrzeit
    Konfigurieren Sie den Scheduler-Trigger im Administratorhandbuch

  • Klicken Sie auf Nächster um fortzufahren.

2. Aufgabenkonfiguration (Inaktives Konto identifizieren)

  • Klicke Aufgabe hinzufügen zwischen dem Auslöser und dem Endereignis. Wählen Sie „Ruhendes Konto identifizieren“ aus der Dropdown-Liste der Aufgabe.
  • Folgende Konfigurationsoptionen:
    • Anzahl der Tage Ruhezeitraum auswählen (7, 15, 30, 45, 60, 90, 180 Tage oder Benutzerdefiniert)
    Benutzerdefinierte Anzahl von Tagen Geben Sie die genaue Anzahl der Tage ein, wenn „Benutzerdefiniert“ ausgewählt ist.
    Action

    Wählen Sie die Kontoführungsmethode:

  • Löschen: Ruhende Konten dauerhaft entfernen
  • Deaktivieren: Konten deaktivieren, ohne sie zu löschen
  • Bericht an Administrator senden: Einen Bericht nur ohne Kontoaktion generieren.
    		•
    Bericht an Administrator senden Verfügbar für Lösch-/Deaktivierungsaktionen
    Benutzer benachrichtigen Nur für die Aktion „Deaktivieren“ verfügbar, um Benutzer zu informieren
    Konfigurieren der Aufgabeneinstellungen für inaktive Konten im Administratorhandbuch

  • Klicken Sie auf Gespeichert.

3. Speichern und aktivieren

  • Klicken Sie auf Gespeichert die Aufgabenkonfiguration, speichern Sie dann den gesamten Workflow und folgen Sie dem im Endbenutzer-Erstellungsablauf beschriebenen Aktivierungsprozess.
    • Aufgabenkonfiguration im Admin-Handbuch speichern und aktivieren

Dieser planerbasierte Workflow verwaltet Benachrichtigungen zum Ablauf von Passwörtern für Benutzer und Administratoren mit anpassbaren Zeitoptionen.

1. Zeitplanerkonfiguration (Benachrichtigung bei Passwortablauf)

  • Auswählen Scheduler um auf die vorkonfigurierte tägliche Planung um 12:00 Uhr in Ihrer Zeitzone zuzugreifen. Verfügbare Planungsoptionen umfassen:
    • Einmal: Einzelne Ausführung zu einem bestimmten Datum/Uhrzeit
    • Stündlich: Stündliche Ausführung
    • Wöchentlich: Bestimmte Wochentage zur gewählten Uhrzeit
    • Jeden Monat: Ausgewähltes Monatsdatum zur gewählten Uhrzeit
    Konfigurieren des Zeitplan-Triggers für die Benachrichtigung über den Ablauf des Passworts im Administratorhandbuch

  • Klicken Sie auf Nächster um fortzufahren.

2. Aufgabenkonfiguration (Benachrichtigung bei Passwortablauf)

  • Auswählen Benachrichtigung bei Ablauf des Passworts aus der Aufgaben-Dropdownliste mit diesen Konfigurationsoptionen:
  • Benachrichtigungen vor Ablauf:
    • E-Mail vor Ablauf senden: Vorzeitige Benachrichtigungen aktivieren.
    • Wählen Sie die Intervalle (Gleicher Tag, 7, 15, 30, 45, 60, 90 Tage).
    • Es können mehrere Intervalle gleichzeitig ausgewählt werden.
  • Benachrichtigungen nach Ablauf:
    • E-Mail nach Ablauf senden: Aktivieren Sie Benachrichtigungen nach Ablauf der Gültigkeitsdauer.
    • Anzahl der Tage: Gleiche Intervalloptionen wie vor Ablauf.
    • Mehrere Intervalle werden unterstützt.
  • Verwaltungsoptionen:
    • Bericht an den Administrator senden: Administrative Berichte erstellen.
    • Behinderte Benutzer in den Bericht einbeziehen: Nur verfügbar, wenn Administratorberichte aktiviert sind.
    • Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen für den Passwortablauf im Administratorhandbuch

  • Klicken Sie auf Gespeichert.

3. Speichern und aktivieren

  • Es muss mindestens eine Benachrichtigungsoption ausgewählt werden. Speichern Sie die Konfiguration und folgen Sie dem Standard-Workflow-Aktivierungsprozess.
    • Benachrichtigungskennwort im Administratorhandbuch speichern und aktivieren

Ausführungsverlauf

  • Navigieren Automatisierungen >> Workflows >> Ausführungsverlauf.
    • Navigieren Sie im Administratorhandbuch zur Workflow-Ausführungshistorie.

  • Hier sehen Sie alle aufgelisteten Arbeitsabläufe.
    • Alle Workflows in der Ausführungshistorie im Administratorhandbuch anzeigen

  • Wenn ein Workflow fehlschlägt, zeichnet das System nun detaillierte Fehlerinformationen auf, sodass Administratoren leicht nachvollziehen können, was schiefgelaufen ist.
  • Administratoren können nun sehen, warum ein Workflow fehlgeschlagen ist, in welchem ​​Schritt der Fehler aufgetreten ist und wie der Systemzustand zu diesem Zeitpunkt war.
  • Diese Details sind im Workflow-Ausführungsverlauf durch Anklicken verfügbar. Details ansehen.
  • Erfolgsablauf:
    • Details zum Erfolgsablauf können im Ausführungsverlauf im Administratorhandbuch angezeigt werden.

  • Fehlgeschlagener Ablauf:
    • Details zu fehlgeschlagenen Abläufen im Ausführungsverlauf im Administratorhandbuch anzeigen

Wichtige Hinweise

  • Das System erkennt die Zeitzone automatisch während der Scheduler-Konfiguration
  • Für eine umfassende Abdeckung können mehrere Benachrichtigungsintervalle konfiguriert werden
  • Sowohl die Workflows für ruhende Konten als auch für den Ablauf von Passwörtern unterstützen verschiedene Zeitplanungsfrequenzen
  • Workflows behalten die Versionskontrolle mit Entwurfs- und aktiven Zuständen bei
  • Maximal 10 Versionen pro Workflow mit Aktivierungs-/Deaktivierungsfunktionen