Datenerhaltung

Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass notwendige Aufzeichnungen und Dokumente angemessen geschützt und aufbewahrt werden und dass Aufzeichnungen, die von miniOrange nicht mehr benötigt werden oder keinen Wert mehr haben, rechtzeitig entsorgt werden. Diese Richtlinie stellt die Richtlinie von miniOrange bezüglich der Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen und der Aufbewahrung und Entsorgung elektronischer Dokumente dar.

Um den Kunden sichere Auswahlmöglichkeiten zu bieten, wird in dieser Richtlinie erläutert, welche Daten wir speichern, wie wir die Daten verarbeiten und wie die Daten gelöscht werden.

Einzelheiten zur Datenspeicherung und Datenverarbeitung können Sie unserer Datenschutzrichtlinie entnehmen, indem Sie hier klicken. ..

In dieser Richtlinie zur Datenaufbewahrung wird festgelegt, welche Daten aufzubewahren sind, welche Kriterien für die Festlegung und Überprüfung dieser Zeiträume gelten und wann und wie die Daten gelöscht oder anderweitig entsorgt werden sollen.

Aussetzung von durch die Anwendung generierten Daten/Protokollen

miniOrange speichert nur die allgemeinen Informationen und internen Systeminformationen, die mit der Benutzeridentifikation und der Kundenidentifikation verbunden sind. Andere persönliche Informationen oder HTTP-API-Antwortinformationen usw. werden nicht gespeichert.

Alle wichtigen gespeicherten Daten/Informationen werden maskiert oder verschlüsselt.

Die von miniOrange gepflegten Sicherheitspraktiken für die gespeicherten Daten können Sie hier einsehen: Sicherheitspraktiken

Aufbewahrungsfrist für Daten

Die Anwendungs-/Protokolldaten werden zwei Monate lang auf zugänglichen Servern gespeichert. Wenn der Kunde Informationen wünscht, kann er seine Anfrage einreichen und miniOrange kann diese Daten innerhalb dieser zwei Monate ab dem Datum der Generierung bereitstellen. Die Daten werden nach zwei Monaten archiviert.

miniOrange kann auf Kundenanfrage und unter Berücksichtigung der Schwere des Datenbedarfs die Daten aus dem Archiv bereitstellen.

Die Datenlöschung erfolgt automatisch nach der für jede archivierte Datei angegebenen Gültigkeitsdauer. miniOrange übernimmt keine Verantwortung für die gelöschten Daten.

Daten-Backup

miniOrange speichert die Datensicherung für den Fall von Notfällen und unmittelbaren Anliegen. Die Datensicherung ist bei miniOrange gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine Dauer von zwei Jahren verfügbar.

Die Datensicherung wird nach Ablauf der Gültigkeit automatisch vom System gelöscht.

Sie können die Sicherheitspraktiken von miniorange zur Sicherheit der Datensicherung einsehen, indem Sie auf diesen Link klicken. Link.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu unseren Datenschutzrichtlinien und -praktiken haben, können Sie uns auf eine der folgenden Arten kontaktieren:

Mailen Sie uns an: info@xecurify.com

Oder rufen Sie uns an: +1 978 658 9387

Oder Sie können das Formular mit Ihrer Frage/Ihrem Anliegen ausfüllen: https://www.miniorange.com/contact

Zuletzt aktualisiert: December 13, 2024

Zweck

In dieser Richtlinie zur Datenaufbewahrung wird festgelegt, welche Daten aufzubewahren sind, welche Kriterien für die Festlegung und Überprüfung dieser Zeiträume gelten und wann und wie die Daten gelöscht oder anderweitig entsorgt werden müssen.

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass notwendige Aufzeichnungen und Dokumente angemessen geschützt und aufbewahrt werden und dass Aufzeichnungen, die von miniOrange nicht mehr benötigt werden oder keinen Wert mehr haben, rechtzeitig entsorgt werden.

Diese Richtlinie stellt die Richtlinie von miniOrange bezüglich der Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen und der Aufbewahrung und Entsorgung elektronischer Dokumente dar.

Um den Kunden sichere Auswahlmöglichkeiten zu bieten, wird in dieser Richtlinie erläutert, welche Daten wir speichern, wie wir die Daten verarbeiten und wie die Daten gelöscht werden.

miniOrange stellt sicher, dass nur die Daten gespeichert werden, die für die effektive Durchführung seiner Dienste oder Aktivitäten und die Erfüllung seiner Mission erforderlich sind.

Die Notwendigkeit der Datenaufbewahrung hängt stark von der Art der Daten und dem Zweck ab, für den sie erhoben wurden. iniOrange ist bestrebt, sicherzustellen, dass Daten nur für den Zeitraum aufbewahrt werden, der zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, und vollständig gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Weitere Informationen zur Datenspeicherung und zum Datenprozess finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie, indem Sie auf klicken. ..

Diese Richtlinie legt die Leitlinien von miniOrange zur Datenaufbewahrung fest und muss in der gesamten Organisation einheitlich angewendet werden.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle von miniOrange erfassten und auf miniOrange-eigenen Systemen und Medien gespeicherten Daten, unabhängig vom Standort. Sie gilt sowohl für elektronisch erfasste und gespeicherte Daten (einschließlich Fotos, Video- und Audioaufzeichnungen, falls erforderlich) als auch für Daten, die in Papierform erfasst und gespeichert werden. Die Notwendigkeit, bestimmte Informationen aufzubewahren, kann durch Bundes- oder Kommunalgesetze, Bundesvorschriften und legitime Geschäftszwecke sowie durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU vorgeschrieben sein.

Gründe für die Datenspeicherung und Dauer

miniOrange speichert nur die Daten, die für die effektive Durchführung des Geschäfts, die Erfüllung seiner Mission und die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften erforderlich sind. Gründe für die Datenspeicherung sind unter anderem:

• Bereitstellung eines fortlaufenden Dienstes für die betroffene Person (z. B. Senden eines Newsletters, einer Veröffentlichung oder fortlaufender Programmaktualisierungen an eine Einzelperson, fortlaufende Schulungen oder Teilnahme an Konferenzen in den Programmen von Xecurify, Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und anderer Leistungen für Mitarbeiter).
• Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit Finanzberichten sowie den geltenden Arbeits-, Steuer- und Einwanderungsgesetzen ist nicht abschließend, steht jedoch mit anderen behördlichen Anforderungen in Zusammenhang.
• Sicherheitsvorfall oder andere Untersuchung.
• Erhaltung des geistigen Eigentums.
• Rechtsstreitigkeiten.
• Die Daten der Website-Besucher werden so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung des über die miniOrange-Website angeforderten/initiierten Dienstes erforderlich ist.
• Die Daten der Beitragenden werden für das Jahr gespeichert, in dem die Person einen Beitrag geleistet hat, und dann drei Jahre nach dem Datum des letzten Beitrags. Finanzielle Informationen werden nicht länger gespeichert, als es für die Abwicklung einer einzelnen Transaktion erforderlich ist.
• Die Daten der Veranstaltungsteilnehmer werden für die Dauer der Veranstaltung inklusive eventueller Nachbereitungsmaßnahmen, wie etwa der Verteilung von Berichten, zuzüglich eines Zeitraums von zwei Jahren gespeichert.
• Die Daten der Konferenz-/Programmteilnehmer (einschließlich Anmeldebögen) werden für die Dauer der Finanzhilfevereinbarung, durch die das Programm finanziert wurde, zuzüglich der gemäß den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung erforderlichen zusätzlichen Zeit gespeichert.
• Personenbezogene Daten von Unterauftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten werden für die Dauer des Vertrags oder der Vereinbarung gespeichert.
• Arbeitnehmerdaten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und anschließend [Dauer] nach dem letzten Arbeitstag gespeichert.
• Daten im Zusammenhang mit dem Gehalt, dem Urlaub und der Rente von Mitarbeitern werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus zwei Jahre aufbewahrt, mit Ausnahme von Daten zur Rentenberechtigung und zu Altersversorgungsbegünstigten, die zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
• Die Einstellungsdaten, einschließlich der Interviewnotizen abgelehnter Bewerber, werden ein Jahr lang nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens aufbewahrt.
• Die Daten von Beratern (sowohl bezahlte als auch unentgeltliche Berater) werden für die Dauer des Beratungsvertrags plus drei Tage nach Beendigung der Beratung gespeichert.
• Die Daten der Vorstandsmitglieder werden für die Dauer der Zugehörigkeit zum Vorstand und für drei Jahre nach Beendigung der Amtszeit gespeichert.
• Daten im Zusammenhang mit Steuerzahlungen (einschließlich Lohn-, Unternehmens- und Mehrwertsteuer) werden drei Jahre lang aufbewahrt.

Datenvervielfältigung

miniOrange versucht, die Duplizierung von Datenspeichern nach Möglichkeit zu vermeiden. Es kann jedoch Fälle geben, in denen es aus programmtechnischen oder anderen geschäftlichen Gründen erforderlich ist, Daten an mehr als einem Ort aufzubewahren. Diese Richtlinie gilt für alle Daten im Besitz von Xecurify, einschließlich doppelter Datenkopien.

Aussetzung der von der Anwendung generierten Daten/Protokolle

miniOrange speichert nur die allgemeinen Informationen und internen Systeminformationen, die mit der Benutzeridentifikation und der Kundenidentifikation verbunden sind. Andere persönliche Informationen oder HTTP-API-Antwortinformationen usw. werden nicht gespeichert.

Alle wichtigen gespeicherten Daten/Informationen werden maskiert oder verschlüsselt.

Die von miniOrange gepflegten Sicherheitspraktiken für die gespeicherten Daten können Sie hier einsehen: Sicherheitspraktiken

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsdaten/Protokolle

Die Anwendungs-/Protokolldaten werden zwei Monate lang auf zugänglichen Servern gespeichert. Wenn der Kunde Informationen wünscht, kann er seine Anfrage einreichen und miniOrange kann diese Daten innerhalb dieser zwei Monate ab dem Datum der Generierung bereitstellen. Die Daten werden nach zwei Monaten archiviert.

miniOrange kann auf Kundenanfrage und unter Berücksichtigung der Schwere des Datenbedarfs die Daten aus dem Archiv bereitstellen.

Die Datenlöschung erfolgt automatisch nach der für jede archivierte Datei angegebenen Gültigkeitsdauer. miniOrange übernimmt keine Verantwortung für die gelöschten Daten.

Datenvernichtung

Die Datenvernichtung stellt sicher, dass Xecurify die von ihm kontrollierten Daten effizient und verantwortungsbewusst verwaltet und verarbeitet. Wenn die oben beschriebene Aufbewahrungsfrist für die Daten abläuft, vernichtet miniOrange die von dieser Richtlinie abgedeckten Daten aktiv. Alle Ausnahmen von dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie müssen von miniOranges Datenschutzangebot in Absprache mit dem Rechtsberater genehmigt werden. In seltenen Fällen kann ein Rechtsberater eine Beweissicherung erlassen, die die Vernichtung bestimmter Dokumente verbietet. Eine Beweissicherung bleibt in Kraft, bis sie vom Rechtsberater freigegeben wird, und verbietet die Vernichtung der Daten, die der Beweissicherung unterliegen.

Daten-Backup

miniOrange speichert die Datensicherung für den Fall von Notfällen und unmittelbaren Anliegen. Die Datensicherung ist bei miniOrange gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine Dauer von zwei Jahren verfügbar.

Die Datensicherung wird nach Ablauf der Gültigkeit automatisch vom System gelöscht.

Sie können die Sicherheitspraktiken von miniOrange zur Sicherheit der Datensicherung einsehen, indem Sie auf klicken diesen Link.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu unseren Datenschutzrichtlinien und -praktiken haben, können Sie uns auf eine der folgenden Arten kontaktieren:

Mailen Sie uns an: info@xecurify.com

Oder rufen Sie uns an: +1 978 658 9387

Oder Sie können das Formular mit Ihrer Frage/Ihrem Anliegen ausfüllen: https://www.miniorange.com/contact

Letzte Aktualisierung: Mai 07, 2025

Zweck

Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie beschreibt die Verfahren von miniOrange zur Verwaltung, Aufbewahrung und sicheren Entsorgung der über unsere Lösungen, Produkte, unsere Website und unsere Mitarbeiter erfassten Kundendaten. Kundendaten umfassen alle elektronischen Daten, die von oder im Namen eines Kunden an miniOrange Services and Solutions übermittelt werden. Die Richtlinie gewährleistet die Einhaltung geltender Gesetze, schützt die Privatsphäre der Nutzer und entspricht den bewährten Branchenpraktiken.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Daten, die von miniOrange im Rahmen der Bereitstellung von Diensten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Kundendaten:
  • Benutzeridentitätsdaten: Benutzernamen, E-Mail-Adressen, Rollen, Gruppen und benutzerdefinierte Attribute.
  • Authentifizierungsdaten: Kennwort-Hashes, Einstellungen für die mehrstufige Authentifizierung und Single-Sign-On-Token.
  • Zugriffsprotokolle: Aufzeichnungen von Anmeldungen, Token-Ausgaben und Ressourcenzugriffen.
  • Buchungsprotokolle: Änderungen an Richtlinien, Konfigurationen und Berechtigungen.
  • API-Nutzungsprotokolle: Protokolle der von Mietern getätigten API-Aufrufe.
  • Sitzungsdaten: Sitzungstoken, Geräteinformationen und IP-Adressen.
• Mitarbeiterbezogene Daten: Informationen zu aktuellen, ehemaligen oder potenziellen Mitarbeitern für betriebliche und Personalzwecke.

Aufbewahrungsfristen für Daten

miniOrange speichert Kundendaten wie folgt:

• Benutzeridentitätsdaten: Die Daten werden für die Dauer des Abonnements des Kunden gespeichert. Nach der Kündigung werden die Daten sofort gelöscht, sofern gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen nichts anderes vorsehen.
• Authentifizierungsdaten: Die Daten sind zwei Monate lang über die Benutzeroberfläche zugänglich. Anschließend werden sie für zwölf Monate archiviert und sind auf Anfrage wieder abrufbar. Bei Entfernung des Nutzers oder Vertragsbeendigung werden sie sofort gelöscht.
• Zugriffsprotokolle: Standardmäßig 24 Monate lang gespeichert.
• Buchungsprotokolle: Standardmäßig 24 Monate lang gespeichert.
• API-Nutzungsprotokolle: Die Daten sind zwei Monate lang über die Benutzeroberfläche zugänglich. Anschließend werden sie für 2 Monate archiviert und sind auf Anfrage wieder abrufbar.
• Sitzungsdaten: Wird sofort nach Ablauf der Sitzung gelöscht.

miniOrange speichert Mitarbeiterdaten wie folgt:

• Personenbezogene Daten des Mitarbeiters: Aufbewahrung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses + 6 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (sofern gesetzlich keine längere Aufbewahrungsdauer vorgeschrieben ist).
• Personal-/Gehaltsdaten der Mitarbeiter: Aufbewahrung für 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Datenlöschung und -entsorgung

• Automatisierte Löschung: Daten, deren Aufbewahrungsfrist überschritten ist, werden automatisch mithilfe sicherer Methoden gelöscht, um eine Wiederherstellung zu verhindern.
• Vom Kunden initiierte Löschung: Kunden können die Löschung ihrer Daten beantragen, indem sie sich an den Support wenden.
• Kündigung des Kundenvertrags: Bei Beendigung der Dienste werden sämtliche zugehörigen Kundendaten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen dem entgegenstehen.
• Löschanfragen von Mitarbeitern/HR: Mitarbeiterdaten werden gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Vorbehaltlich einer Compliance-Prüfung können bestimmte Löschungen verlangt werden.

Datenarchivierung

Bestimmte Daten, wie kritische Protokolle und Prüfprotokolle, können mithilfe verschlüsselter Speicherlösungen sicher archiviert werden. Archivierte Daten sind nur für autorisiertes Personal zugänglich und werden gemäß vereinbarter Zeitpläne aufbewahrt.

Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften

miniOrange kann Daten länger aufbewahren, wenn dies erforderlich ist aus:

• Rechtliche Verpflichtungen: Einhaltung von Gesetzen wie DSGVO, HIPAA oder anderen geltenden Vorschriften.
• Anfragen von Strafverfolgungsbehörden: Als Reaktion auf gültige Rechtsverfahren.
• Streitbeilegung: Für die Dauer eines Streitfalls oder Rechtsstreits.
• Steuer- und Arbeitsvorschriften: Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an Arbeitnehmerdaten.

Sicherheitsmaßnahmen

So schützen Sie gespeicherte Daten:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt.
• Zugangskontrollen: Der Zugriff wird nach dem Prinzip der geringsten Privilegien eingeschränkt.
• Regelmäßige Audits: Regelmäßige Audits gewährleisten die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinien.

Kundenkonfigurierbarkeit

Unternehmenskunden haben die Möglichkeit, die Aufbewahrungseinstellungen für bestimmte Datentypen über die Plattformeinstellungen oder vertragliche Vereinbarungen anzupassen.

Richtlinienüberprüfung und Aktualisierungen

Diese Richtlinie wird jährlich oder bei wesentlichen Änderungen der gesetzlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Anforderungen überprüft. Aktualisierungen werden den Kunden über offizielle Kanäle mitgeteilt.

Kontaktinformationen

Bei Fragen oder Anfragen zu dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie kontaktieren Sie uns bitte unter info@xecurify.com

Letzte Aktualisierung: September 16, 2025

Zweck

In dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie wird festgelegt, welche Daten aufzubewahren sind, welche Kriterien für die Festlegung und Überprüfung dieser Zeiträume gelten und wann und wie die Daten gelöscht oder anderweitig entsorgt werden sollen.

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass notwendige Aufzeichnungen und Dokumente angemessen geschützt und aufbewahrt werden und dass Aufzeichnungen, die von miniOrange nicht mehr benötigt werden oder keinen Wert mehr haben, zum richtigen Zeitpunkt entsorgt werden.

Um unseren Kunden sichere Auswahlmöglichkeiten zu bieten, wird in dieser Richtlinie erläutert, welche Daten wir speichern, wie wir die Daten verarbeiten und wie die Daten gelöscht werden. So wird die Einhaltung der geltenden EU-Datenschutzbestimmungen (DSGVO), des DPDPA und anderer globaler Datenschutzbestimmungen sichergestellt.

miniOrange ist bestrebt, nur die Daten zu speichern, die für die effektive Erbringung seiner Dienste oder Aktivitäten und die Erfüllung seiner Mission erforderlich sind.

Die Notwendigkeit der Datenaufbewahrung hängt stark von der Art der Daten und dem Zweck ab, zu dem sie erhoben wurden. miniOrange ist bestrebt sicherzustellen, dass Daten nur für den Zeitraum aufbewahrt werden, der zur Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist, und vollständig gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Seine Ziele bestehen darin, Kundendaten zu schützen, gesetzliche und vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen und den Geschäftsbetrieb zu unterstützen, während gleichzeitig datenbezogene Risiken minimiert werden.

Einzelheiten zur Datenspeicherung und Datenverarbeitung können Sie unserer Datenschutzrichtlinie entnehmen, indem Sie hier klicken. ..

Diese Richtlinie legt die Leitlinien von miniOrange zur Datenaufbewahrung fest und muss in der gesamten Organisation einheitlich angewendet werden.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle von miniOrange erfassten und auf miniOrange-eigenen Systemen und Medien gespeicherten Daten, unabhängig vom Standort. Die Richtlinie gilt für alle von miniOrange erfassten und verarbeiteten Kundendaten (persönliche und geschäftliche Informationen), unabhängig von Format und Medium (Cloud, Server, Datenbank, Papierakten, Backups) und umfasst Daten, die von Mitarbeitern, Auftragnehmern und autorisierten Dritten verarbeitet werden. Die Notwendigkeit der Aufbewahrung bestimmter Informationen kann durch Bundes- oder lokale Gesetze, Bundesvorschriften und legitime Geschäftszwecke sowie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben sein.

Gründe für die Datenspeicherung und Dauer

miniOrange speichert nur die Daten, die für die effektive Durchführung des Geschäfts, die Erfüllung seiner Mission und die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften erforderlich sind.

Gründe für die Datenspeicherung können sein:

• Bereitstellung eines fortlaufenden Dienstes für die betroffene Person (z. B. Senden eines Newsletters, einer Veröffentlichung oder fortlaufender Programmaktualisierungen an eine Einzelperson, fortlaufende Schulungen oder Teilnahme an Konferenzen in den Programmen von miniOrnage, Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und anderer Leistungen für Mitarbeiter).
• Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit Finanzberichten, geltenden Arbeits-, Steuer- und Einwanderungsgesetzen, aber nicht beschränkt auf, aber im Zusammenhang mit anderen behördlichen Anforderungen.
• Sicherheitsvorfall oder andere Untersuchung.
• Erhaltung des geistigen Eigentums.
• Rechtsstreitigkeiten.
• Die Daten der Website-Besucher werden so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung des über die miniOrange-Website angeforderten/initiierten Dienstes erforderlich ist.
• Die Daten der Beitragenden werden für das Jahr ihrer Beitragszahlung und anschließend für drei Jahre nach dem Datum der letzten Beitragszahlung gespeichert. Finanzielle Informationen werden nicht länger gespeichert, als es für die Abwicklung einer einzelnen Transaktion erforderlich ist.
• Die Daten der Veranstaltungsteilnehmer werden für die Dauer der Veranstaltung inklusive eventueller Nachbereitungsmaßnahmen, wie etwa der Verteilung von Berichten, zuzüglich eines Zeitraums von zwei Jahren gespeichert.
• Die Daten der Konferenz- oder Programmteilnehmer (einschließlich Anmeldeformulare) werden für die Dauer der Finanzhilfevereinbarung, die das Programm finanziert hat, sowie für die gemäß den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung zusätzlich erforderliche Zeit aufbewahrt.
• Personenbezogene Daten von Unterauftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten werden für die Dauer des Vertrags oder der Vereinbarung gespeichert.
• Mitarbeiterdaten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und anschließend 5–8 Jahre nach dem letzten Arbeitstag gespeichert.
• Daten im Zusammenhang mit dem Gehalt, dem Urlaub und der Rente des Arbeitnehmers werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus zwei Jahre aufbewahrt, mit Ausnahme der Daten zum Rentenanspruch und zu den Rentenbegünstigten, die zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
• Die Einstellungsdaten, einschließlich der Interviewnotizen abgelehnter Bewerber, werden ein Jahr lang nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens aufbewahrt.
• Die Daten von Beratern (sowohl bezahlte als auch unentgeltliche Berater) werden für die Dauer des Beratungsvertrags plus drei Tage nach Beendigung der Beratung gespeichert.
• Die Daten der Vorstandsmitglieder werden für die Dauer ihrer Tätigkeit im Vorstand sowie für drei Jahre nach Ablauf der Amtszeit des Mitglieds gespeichert.

Datenkategorie	Aufbewahrungsfrist	Hinweise oder Rechtsgrundlagen
Konto- und Kontaktinformationen	Lebensdauer der Kundenbeziehung + 3 Jahre	DSGVO „Speicherbegrenzung“; DPDPA Abschnitt 8
Nutzungsprotokolle/App-Daten	3 Monate bis 2 Jahre (pro Vertrag)	Minimiert nach Betriebs-/Sicherheitsbedarf
Transaktionsaufzeichnungen	7 Jahre	Steuer-, Buchhaltungs- und Compliance-Gesetze
Support-Tickets/E-Mails	2 Jahre nach der Lösung	Geschäftsbedarf: DSGVO/DPDPA
Einwilligungsregistrierungen	7 Jahre nach dem Entzug (DPDPA)	DPDPA-Anforderung
Vertragsdokumente	7 Jahre nach Vertragsende	Geschäftlicher/rechtlicher Bedarf
Sicherungsimages	2 Jahre oder wie vertraglich vereinbart	Sicherer, eingeschränkter Zugriff
Marketing-Kommunikation	Bis zum Opt-out bzw. Widerruf + 1 Jahr	DSGVO/DPDPA; Geschäftsbedarf

Datenvervielfältigung

MiniOrange versucht, die Duplizierung von Datenspeichern nach Möglichkeit zu vermeiden. Es kann jedoch vorkommen, dass Daten aus programmatischen oder anderen geschäftlichen Gründen an mehreren Orten gespeichert werden müssen. Diese Richtlinie gilt für alle Daten im Besitz von miniOrange, einschließlich Duplikaten.

Aussetzung von durch die Anwendung generierten Daten/Protokollen

miniOrange speichert nur die allgemeinen Informationen und internen Systeminformationen, die mit der Benutzeridentifikation und der Kundenidentifikation verbunden sind. Andere persönliche Informationen oder HTTP-API-Antwortinformationen usw. werden nicht gespeichert.

Alle wichtigen Daten oder Informationen werden maskiert oder verschlüsselt gespeichert. Daten, die nicht aktiv genutzt, aber aus Compliance- oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden, werden archiviert und sind nur autorisiertem Personal zugänglich.

Die von miniOrange gepflegten Sicherheitspraktiken für die gespeicherten Daten können Sie hier einsehen: Sicherheitspraktiken.

Datenvernichtung

Die Datenvernichtung stellt sicher, dass Xecuirfy die von ihm kontrollierten Daten effizient und verantwortungsvoll verwaltet und verarbeitet. Nach Ablauf der oben beschriebenen Aufbewahrungsfrist vernichtet miniOrange die unter diese Richtlinie fallenden Daten aktiv. In seltenen Fällen kann ein Rechtsberater eine Aufbewahrungsfrist für juristische Zwecke anordnen, die die Vernichtung bestimmter Dokumente untersagt. Eine Aufbewahrungsfrist für juristische Zwecke bleibt bis zur Aufhebung durch den Rechtsberater in Kraft und untersagt die Vernichtung der der Aufbewahrungsfrist unterliegenden Daten.

Daten-Backup

miniOrange speichert die Datensicherung für den Notfall und bei unmittelbaren Anliegen. Die Datensicherung ist bei miniOrange gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zwei Jahre lang verfügbar. Die Datensicherung wird nach Ablauf ihrer Gültigkeit automatisch vom System gelöscht.

Methode zur Datenlöschung und -entsorgung

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Kundendaten sicher aus allen Produktions- und Backup-Systemen gelöscht (physisch: Schreddern; elektronisch: sicheres Löschen/kryptografisches Löschen).

Löschvorgänge werden zu Prüf- und behördlichen Überprüfungszwecken protokolliert.

Im Falle des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Löschungsantrags werden die Daten gelöscht, sofern die Aufbewahrung nicht zur Erfüllung anderer Gesetze oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

a. Sicheres Löschen:

Nach Beendigung der Vereinbarung, Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder auf schriftliche Anfrage der offenlegenden Partei löscht oder vernichtet miniOrange alle vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten – einschließlich aller elektronischen und physischen Kopien – die sich in seinem Besitz oder unter seiner Kontrolle befinden, sicher.

b. Physische Datenentsorgung:

Alle physischen Aufzeichnungen, die vertrauliche oder persönliche Informationen enthalten, werden durch Kreuzschnitt-Schreddern, Verbrennen oder andere geeignete Methoden vernichtet, um eine Rekonstruktion oder einen unbefugten Zugriff zu verhindern.

c. Daten in Backups und Archiven:

Sicherungskopien und archivierte Daten müssen außerdem gemäß dokumentierter Aufbewahrungspläne sicher gelöscht werden, und Protokolldateien dieser Aktionen müssen zu Prüfzwecken aufbewahrt werden.

d. Rechte des Datenverantwortlichen

Kunden (Datenverantwortliche) haben jederzeit das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, einzuschränken oder deren Löschung zu verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

e. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Ausnahmen

Wenn Daten Gegenstand laufender Rechtsstreitigkeiten, Prüfungen oder Ermittlungen sind, wird die regelmäßige Löschung der entsprechenden Daten ausgesetzt, bis die Freigabe durch das Rechts-/Compliance-Team erfolgt.

f. Grenzüberschreitende Übermittlungen

Wenn Kundendaten international übertragen werden, werden entsprechende Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Standardvertragsklauseln, behördliche Genehmigungen gemäß DPDPA) implementiert und dokumentiert und die Kunden werden im Voraus informiert.

Richtlinienüberprüfung und Aktualisierungen

Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie wird jährlich oder bei wesentlichen Änderungen der Vorschriften, Geschäftsanforderungen oder der Technologie überprüft. Die Richtlinie wird bei Bedarf aktualisiert, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Mitteilung von Änderungen

Änderungen dieser Richtlinie werden allen relevanten Mitarbeitern mitgeteilt. Der Kunde ist verpflichtet, alle Aktualisierungen zu lesen und zu bestätigen, um die fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.

Fazit

Durch die Einhaltung dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie stellt miniOrange sicher, dass es die gesetzlichen, behördlichen und betrieblichen Anforderungen erfüllt, die Daten des Unternehmens schützt und gleichzeitig die Speicherressourcen effektiv verwaltet.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu unseren Datenschutzrichtlinien und -praktiken haben, können Sie uns auf eine der folgenden Arten kontaktieren:

Mailen Sie uns an: info@xecurify.com

Oder rufen Sie uns an: +1 978 658 9387

Oder Sie können das Formular mit Ihrer Frage/Ihrem Anliegen ausfüllen: https://www.miniorange.com/contact