La gestione degli utenti in Atlassian Cloud è diventata una delle maggiori perdite di tempo per gli amministratori. La maggior parte del tempo dedicato alla manutenzione di Jira e Confluence Cloud viene dedicato all'onboarding, all'offboarding e alla pulizia degli account inattivi. Questi ritardi comportano sprechi di licenze e una maggiore esposizione alla sicurezza, poiché gli ex dipendenti conservano le credenziali attive molto più a lungo del previsto.
Se sei stanco della gestione manuale degli utenti che incide sul tuo budget ed espone il tuo spazio di lavoro a rischi, l'app Automated User Management di miniOrange è la soluzione perfetta progettata per Atlassian Cloud.
Che cos'è la gestione automatizzata degli utenti?
La gestione automatizzata degli utenti offerta da miniOrange per Jira Cloud e Confluence Cloud semplifica l'intero ciclo di vita dell'utente, dall'onboarding e dall'assegnazione dei ruoli fino alla sua tempestiva dismissione.
Grazie alla gestione automatizzata degli utenti per Jira Cloud e Confluence Cloud, i nuovi dipendenti e collaboratori ottengono l'accesso immediato al momento dell'inserimento, il personale di ritorno viene riattivato e gli utenti inattivi vengono contrassegnati e rimossi in base alle regole impostate dall'amministratore.
L'amministratore definisce le regole per la pulizia degli utenti e l'app le esegue per gli utenti gestiti ed esterni, adattandosi così ai requisiti del ciclo di vita degli utenti della tua organizzazione.
Caratteristiche principali della gestione automatizzata degli utenti per Atlassian Cloud
Ecco le funzionalità principali offerte dall'app di gestione automatizzata degli utenti di miniOrange per Atlassian Cloud.
1. Gestione automatica di utenti e gruppi:
Sospendi o disattiva automaticamente gli utenti in base all'ultimo accesso, riducendo la necessità di controlli manuali.
Gestisci in modo efficiente l'assegnazione o la rimozione di utenti dai gruppi, anche per team di grandi dimensioni, garantendo governance e accesso aggiornato.
2. Ottimizzazione della licenza:
Rimuovi automaticamente gli utenti inattivi dai gruppi con licenza in Jira, Jira Service Management, Confluence e Bitbucket, in base alla loro ultima attività.
In questo modo si evitano sprechi di denaro su account inattivi e si migliora l'assegnazione delle licenze utente.
3. Gestione dei dati tramite CSV:
Importa ed esporta utenti con dati completi di appartenenza al gruppo, per reporting, audit, ecc.
Ciò rende gli aggiornamenti complessi gestibili e ripetibili, aggiungendo trasparenza al processo di amministrazione.
4. Notifiche e-mail automatiche:
Invia promemoria tempestivi agli utenti prima della sospensione o della disattivazione programmata, consentendo loro di agire prima di perdere l'accesso e migliorando la trasparenza nella gestione del ciclo di vita.
5. Attivazione e filtraggio in blocco:
Attiva rapidamente un ampio gruppo di utenti contemporaneamente, supportando l'inserimento in nuovi progetti o team.
Filtra gli utenti in base allo stato attivo/inattivo e al gruppo per gestire gli utenti Cloud in modo efficace e individuare facilmente gli account che necessitano di attenzione.
6. Azioni automatizzate per gli utenti invitati da tempo:
Sospendi o rimuovi facilmente gli utenti invitati ma che non hanno mai effettuato l'accesso, ottimizzando gli ambienti di test e le configurazioni di prova per una maggiore conformità e controllo.
Perché automatizzare la gestione degli utenti in Atlassian Cloud?
La gestione manuale degli utenti in Jira Cloud o Confluence Cloud richiede molto tempo ed è soggetta a errori. L'onboarding manuale di un singolo utente può richiedere dai 15 ai 30 minuti, considerando la creazione dell'account, l'assegnazione del gruppo, la configurazione dei ruoli e la verifica delle autorizzazioni.
Moltiplicate questo dato per il ricambio mensile di nuove assunzioni, personale stagionale e cambi di reparto: gli amministratori trascorrono regolarmente più di 20 ore al mese su aggiornamenti ripetitivi degli utenti.
Tra gli errori più comuni rientrano la dimenticanza di disattivare gli account, l'assegnazione errata dei ruoli, la mancata autorizzazione all'accesso da parte di ex dipendenti e il mancato rispetto delle scadenze per la conformità. Questi errori aprono la strada a vulnerabilità di sicurezza e sprechi di licenze che la gestione automatizzata degli utenti previene.
La gestione automatizzata degli utenti per Jira Cloud e Confluence Cloud elimina tutti questi grattacapi. Le regole vengono eseguite con coerenza al 100%, così gli amministratori non devono mai preoccuparsi di perdere passaggi critici o di perdere traccia delle modifiche.
1. Migliorare la sicurezza e il controllo delle licenze
Ogni account inattivo nel tuo ambiente Atlassian Cloud crea rischi come una maggiore esposizione alla sicurezza e licenze sprecate. Gli ex dipendenti con credenziali attive rimangono un bersaglio primario per gli aggressori, aumentando la probabilità di violazioni dei dati. Nel frattempo, i costi delle licenze si accumulano inutilmente quando le postazioni inutilizzate non vengono gestite, prosciugando i budget.
La disattivazione automatica per Jira Cloud e Confluence Cloud affronta direttamente questi rischi. Il sistema identifica gli utenti che non hanno effettuato l'accesso per un periodo definito, invia avvisi automatici e revoca l'accesso se non viene intrapresa alcuna azione. Ogni modifica viene registrata per fornire agli amministratori piena visibilità e controllo, liberando licenze e riducendo le falle di sicurezza.
2. Automatizza la pulizia degli utenti
Nella gestione degli utenti cloud, la pulizia consiste nell'identificare e rimuovere gli account non necessari, rischiosi o inattivi. La pulizia automatica in genere comprende:
- Disattivazione degli utenti che non hanno effettuato l'accesso per 30, 60 o 90 giorni
- Rimozione degli utenti dai gruppi con licenza per liberare immediatamente i posti
- Sospensione degli utenti che non hanno mai effettuato l'accesso
- Gestione dell'accesso degli appaltatori stagionali
Ciò consente di risparmiare denaro e di proteggere l'ambiente.
3. Automatizzare le riattivazioni
Grazie a funzionalità come l'attivazione automatica per gli utenti di ritorno, i collaboratori esterni o il personale stagionale ottengono un accesso immediato al momento del rientro, evitando ticket IT e ritardi. Le best practice includono l'audit degli utenti esistenti, l'inserimento nella whitelist degli account essenziali e l'espansione graduale dell'automazione, garantendo sicurezza e precisione.
4. Vantaggi in termini di sicurezza e audit
Gli account dormienti e orfani aumentano i rischi di violazione e le carenze di conformità. La gestione automatizzata degli utenti di miniOrange fornisce registri dettagliati di ogni azione, come provisioning, disattivazione e modifiche di gruppo, con timestamp e spiegazioni. Questi vengono esportati in formato CSV a fini di audit e integrati nei report di conformità.
Conclusione: automatizzare, proteggere, semplificare
La gestione manuale degli utenti è obsoleta e l'automazione è il futuro per i team di Jira Cloud e Confluence Cloud.
Libera tempo amministrativo, riduci i rischi di conformità e controlla i costi delle licenze con la soluzione di gestione automatizzata degli utenti di miniOrange.
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