State cercando di ridurre i costi di Atlassian Cloud? Le spese software eccessive sono generalmente dovute a tre fattori specifici: licenze utente inattive, provisioning manuale lento e pagamento di licenze complete per collaboratori esterni temporanei.
Per ottimizzare i costi di Atlassian Cloud, è necessario intervenire direttamente sulle cause principali di questi costi, anziché pagare per licenze inutilizzate. È possibile ridurre i costi automatizzando i cicli di vita degli utenti, implementando SCIM per la disattivazione automatica degli utenti e utilizzando link di condivisione esterni sicuri anziché acquistare licenze aggiuntive.
Come eliminare le licenze inattive e inutilizzate
Gli account inattivi possono aumentare i costi della licenza di Jira Cloud senza che ve ne rendiate conto. I dipendenti cambiano ruolo o lasciano l'azienda, ma le loro licenze rimangono attive all'interno dei gruppi. Esaminare manualmente l'attività degli utenti richiede ore, il che comporta ritardi nelle operazioni di pulizia.
L' app Gestione utenti per Jira e disattivazione automatica (utenti inattivi) risolve questo problema attraverso la gestione automatizzata del ciclo di vita degli utenti. È possibile configurare la disattivazione degli utenti inattivi in base all'ultimo accesso e interrompere il pagamento per le licenze non utilizzate.
L'app offre anche funzionalità per la gestione di più utenti contemporaneamente, dashboard visive per il monitoraggio dell'inattività, notifiche via e-mail prima della disattivazione e ripristino automatico dell'accesso per gli utenti che ritornano tramite Slack, e-mail o il portale Jira Service Management (JSM).
Invece di esaminare migliaia di account ogni trimestre, è possibile automatizzare il processo e al contempo ottimizzare l'utilizzo delle licenze.
Come automatizzare l'onboarding e l'offboarding con SCIM
La gestione manuale del ciclo di vita causa un sovraccarico amministrativo e spesso lascia indietro account a pagamento non più attivi. Quando un amministratore IT deve copiare manualmente gli aggiornamenti della directory da un provider di identità (IdP) esterno in Jira o Confluence, si verificano ritardi. Se un dipendente che ha cessato il rapporto di lavoro non viene rimosso immediatamente da Atlassian, si continua a pagare per la sua licenza.
Spesso il lavoro manuale diventa costoso molto prima che lo diventino le licenze.
L'app SCIM Provisioning, User Sync & Group Sync automatizza gran parte del lavoro ripetitivo, rendendola una delle migliori app Atlassian per ridurre i costi del cloud. Sincronizza utenti e gruppi da IdP aziendali, tra cui:
e altri fornitori conformi allo standard SCIM.
Nel momento in cui un account viene modificato o disabilitato nella directory centrale delle identità, la modifica attiva la disattivazione in tempo reale all'interno di Jira o Confluence Cloud.
È possibile eseguire il provisioning manualmente, pianificare la sincronizzazione a intervalli regolari o configurare il provisioning in tempo reale. L'app supporta inoltre opzioni di provisioning configurabili, filtri per utenti e gruppi, trasformazione degli attributi e corrispondenza dei nomi utente tramite espressioni regolari.
Come consentire agli utenti esterni di collaborare senza acquistare licenze aggiuntive
Condividere gli aggiornamenti sui progressi con appaltatori o partner esterni spesso si traduce in una costosa trappola di licenze. Le opzioni di collaborazione native spesso richiedono l'acquisto di licenze Jira o Confluence aggiuntive anche solo per visualizzare una singola pagina o un ticket. Aprire l'intera piattaforma a utenti anonimi comporta gravi rischi per la sicurezza dei dati.
Secure Share risolve questo problema consentendo di creare link di accesso sicuri per i ticket Jira e le pagine Confluence. Gli utenti esterni possono visualizzare i contenuti condivisi senza bisogno di licenze Jira o Confluence.
È possibile proteggere l'accesso con password, date di scadenza, restrizioni IP e autorizzazioni basate sul provider di identità. Gli amministratori possono anche controllare se gli utenti esterni possono commentare, caricare allegati o semplicemente visualizzare i contenuti condivisi.
Questo permette di collaborare esternamente mantenendo sotto controllo i costi delle licenze.
Quale app dovresti scegliere?
La scelta delle migliori app Atlassian per ridurre i costi del cloud dipende da cosa determina la tua spesa per Atlassian Cloud. Inizia identificando da dove proviene la tua spesa per Atlassian Cloud.
- Il numero di licenze continua ad aumentare perché gli utenti inattivi rimangono attivi: scegli Gestione utenti.
- Il tuo team IT impiega troppo tempo a creare e rimuovere account utente: scegli SCIM Provisioning, User Sync e Group Sync.
- La procedura di cessazione del rapporto di lavoro è lenta e manuale: scegli SCIM Provisioning, User Sync e Group Sync.
- I fornitori o gli appaltatori necessitano di accedere solo ad alcune attività Jira o pagine Confluence: scegli Condivisione sicura.
- Se collabori spesso con clienti e partner esterni, scegli Secure Share.
Gestione utenti per Jira e disattivazione automatica (utenti inattivi) miniOrange
Ideale per : Organizzazioni che hanno difficoltà a gestire utenti inattivi e un consumo di licenze non necessario.
Cosa fa : L' app Gestione utenti è progettata per automatizzare l'ottimizzazione delle licenze identificando gli utenti inattivi e intervenendo prima che continuino a consumare licenze a pagamento. È possibile pianificare una pulizia automatica degli utenti inattivi in base all'ultima attività di accesso su Jira.
Problema risolto : gli utenti inattivi fanno lievitare i costi di licenza. Anche gli utenti invitati da tempo che non hanno mai effettivamente acceduto alla piattaforma occupano postazioni a pagamento. Trovarli ed eliminarli manualmente richiede moltissimo tempo.
Riduzione dei costi : risparmi sul consumo di licenze aggiuntive dovuto agli account inattivi.
Caratteristiche principali :
- Disattivazione, eliminazione e ripristino in blocco degli utenti
- Importazione ed esportazione CSV
- Notifiche via email prima della disattivazione
- Esclusioni di gruppo per amministratori e team critici
- Registri di controllo per la conformità
- Ripristino automatico dell'accesso per gli utenti che ritornano tramite Slack, e-mail o il portale JSM.
- Pulizia degli utenti che non hanno effettuato l'accesso dopo essere stati invitati.
Scegli questa app se :
- Desideri ottimizzare costantemente i costi delle licenze Atlassian.
- Capita spesso di scoprire utenti inattivi che consumano licenze a pagamento.
- Desideri automatizzare la pulizia dei dati degli utenti anziché eseguire verifiche manuali.
Provisioning SCIM, sincronizzazione utenti e sincronizzazione gruppi per Jira a cura di miniOrange
Ideale per : Organizzazioni che utilizzano un provider di identità aziendale (IdP) per la gestione del ciclo di vita degli utenti Jira.
Cosa fa : L' app SCIM Provisioning, User Sync & Group Sync per Jira sincronizza automaticamente utenti, gruppi, clienti con accesso solo al portale e directory tra il tuo IdP e l'intera infrastruttura Atlassian tramite SCIM e API REST.
Problema risolto : i processi manuali di provisioning e disattivazione degli utenti comportano un notevole carico amministrativo. La disattivazione degli utenti viene spesso ritardata o dimenticata, con conseguente inattività degli account e aumento dei costi di licenza.
Riduzione dei costi : risparmierai tempo e fatica nella creazione e disattivazione manuale degli utenti in Jira Cloud.
Caratteristiche principali :
- approvvigionamento programmato
- Provisioning in tempo reale
- Sincronizzazione manuale
- Provisioning e deprovisioning degli utenti
- Provisioning di gruppo
- Filtro utenti
- Trasformazione degli attributi
- Trasformazione del nome utente tramite espressioni regolari
- Aggiornamento utente dopo l'autenticazione riuscita
Scegli questa app se :
- Utilizzi già un IdP centralizzato.
- Desideri automatizzare i processi di onboarding e offboarding.
- Desideri ridurre le procedure amministrative manuali e al contempo migliorare la gestione delle identità.
Secure Share - Condivisione dei ticket per Jira (Utenti esterni) di miniOrange
Ideale per : Organizzazioni che condividono i ticket Jira con clienti, fornitori, revisori dei conti e appaltatori.
A cosa serve : l'app Secure Share consente di condividere i ticket Jira con qualsiasi utente non in possesso di licenza, creando link di accesso esterni sicuri che bypassano la schermata di accesso standard. Gli utenti esterni possono visualizzare i dettagli, aggiungere commenti e allegare file ai ticket condivisi senza consumare una licenza.
Problema risolto : la condivisione di aggiornamenti in tempo reale sui ticket con appaltatori esterni o clienti spesso obbliga all'acquisto di licenze Atlassian aggiuntive. È anche possibile rendere la propria istanza accessibile al pubblico, ma questa soluzione non è ideale dal punto di vista della sicurezza.
Riduzione dei costi : risparmi sull'acquisto di licenze aggiuntive per utenti esterni che desiderano semplicemente visualizzare un ticket Jira.
Caratteristiche principali :
- Condividi in modo sicuro e collabora
- Visibilità flessibile
- Amministrazione e controllo degli accessi
- Disabilita immediatamente i link condivisi
- Link protetti da password
- Imposta date di scadenza automatiche
Scegli questa app se :
- Gli utenti esterni necessitano di accedere solo a specifici ticket Jira.
- Desideri ridurre i costi delle licenze mantenendo al contempo una collaborazione sicura.
Condivisione sicura - Condividi pagine per Confluence (utenti esterni) di miniOrange
Ideale per : Organizzazioni che condividono frequentemente pagine Confluence con clienti, fornitori, revisori dei conti e appaltatori.
Cosa fa : Secure Share per Confluence ti permette di dare a chiunque accesso sicuro alle tue pagine Confluence senza dover acquistare licenze aggiuntive. Genera link di accesso sicuri che non richiedono un login, permettendo agli utenti esterni di visualizzare i contenuti, aggiungere commenti, inserire commenti in linea e caricare allegati.
Problema risolto : la condivisione di documentazione di progetto essenziale con stakeholder esterni ti obbliga ad acquistare licenze complete per i revisori occasionali. Confluence supporta nativamente solo la condivisione di pagine con tutti gli utenti anonimi a livello globale. In questo caso, i tuoi file non sono protetti.
Riduzione dei costi : risparmi sull'acquisto di licenze complete per utenti esterni che desiderano semplicemente visualizzare una pagina di Confluence.
Caratteristiche principali :
- Imposta autorizzazioni granulari per gli utenti esterni
- Proteggi con password il link condiviso
- Imposta la validità per il link condiviso
- Eliminazione automatica del link dopo 7 giorni dalla sua scadenza.
- È possibile disattivare il link condiviso in qualsiasi momento.
Scegli questa app se :
- Desideri concedere un accesso limitato alle pagine di Confluence agli utenti esterni.
- Desideri collaborare risparmiando sui costi di licenza.
Qual è la soluzione migliore tra la gestione manuale e quella automatizzata degli utenti?
Affidandosi alle funzionalità predefinite di Atlassian, il team IT deve verificare manualmente i fogli di accesso e scorrere i profili uno per uno. La gestione automatizzata degli utenti sostituisce questo processo con uno scheduler attivo che monitora costantemente l'attività tra Jira e Confluence. Questo sistema garantisce di non sprecare risorse in licenze inutilizzate.
Consulta il nostro confronto completo tra la gestione automatizzata degli utenti di miniOrange e la gestione nativa degli utenti di Atlassian per una panoramica dettagliata.
Atlassian Guard nativo vs app del Marketplace
Atlassian Guard offre una gestione nativa delle identità, ma impone un modello di costi di licenza "tutto o niente" e limita la flessibilità.
Ad esempio, il suo motore SCIM nativo e le configurazioni SSO faticano a gestire ambienti multi-IdP o a proteggere i portali clienti senza aggiornamenti a pagamento per i piani premium.
Le app dedicate disponibili sul mercato offrono una sincronizzazione delle directory estremamente granulare, l'autenticazione a più fattori (MFA) integrata e strumenti di condivisione senza registrazione, senza obbligarti a passare a costosi piani aziendali.
Per una comprensione più approfondita, consulta il nostro confronto tra miniOrange e Atlassian Guard.
SCIM vs. provisioning manuale
Il provisioning manuale si basa interamente sull'intervento umano. È lento e altamente vulnerabile ai ritardi nella cessazione del rapporto di lavoro. Questo comporta che costose postazioni inattive rimangano attive a lungo dopo che un dipendente ha lasciato l'azienda. Il provisioning SCIM elimina questo problema sincronizzando istantaneamente la directory degli utenti con Atlassian Cloud. Garantisce l'accesso con privilegi minimi e automatizza la gestione delle identità in modo fluido.
Il provisioning SCIM offre molti altri vantaggi rispetto al provisioning manuale, che puoi scoprire nel nostro confronto dettagliato tra miniOrange SCIM provisioning e Atlassian Guard.
Collaborazione interna vs. condivisione esterna sicura
Gli strumenti di collaborazione interni sono strutturati secondo un modello di fatturazione per utente, creando una naturale discrepanza quando si ha a che fare con stakeholder esterni. Pagare una licenza completa di Atlassian Cloud per fornitori occasionali non è vantaggioso per i margini di profitto. Le app di condivisione esterna sicura risolvono questa discrepanza di licenza, mantenendo intatte le strutture interne del progetto e fornendo al contempo finestre di accesso temporanee, sicure e gratuite per i partner esterni.
I 5 errori principali da evitare per ridurre i costi di Atlassian Cloud
- Non viene effettuato alcun controllo sugli utenti invitati che non hanno mai effettuato l'accesso e che stanno occupando posti.
- Dimenticare di revocare manualmente l'accesso ad Atlassian dopo che un dipendente è stato disabilitato nel proprio IdP principale.
- Passare a costosi piani aziendali solo per gestire una semplice autenticazione multi-IdP del portale clienti.
- Acquisto di licenze complete per collaboratori esterni che necessitano di visualizzare solo una singola pagina o un singolo numero della rivista.
- Aspettare il rinnovo per rivedere l'utilizzo della licenza anziché programmare una pulizia periodica.
DOMANDE FREQUENTI
D: Come posso ridurre i costi di Atlassian Cloud senza cambiare piano?
È possibile ridurre i costi di Atlassian Cloud disattivando automaticamente gli account inattivi, sincronizzando i flussi di lavoro di offboarding con SCIM e utilizzando link di condivisione sicuri per gli stakeholder esterni anziché acquistare licenze aggiuntive.
D: Il provisioning SCIM può ridurre i costi di licenza di Atlassian?
Il provisioning SCIM riduce i costi di licenza Atlassian attivando la deprovisioning in tempo reale nell'esatto momento in cui un dipendente viene disattivato nel tuo IdP. Questo rimuove automaticamente gli account a pagamento orfani non appena un dipendente lascia l'azienda.
D. Gli utenti esterni utilizzano una licenza Atlassian Cloud completa?
Gli utenti esterni consumano un intero spazio a pagamento quando vengono aggiunti alla tua directory. Puoi evitare completamente questa spesa utilizzando Secure Share per generare link esterni protetti.
D. Come posso automatizzare completamente la gestione degli utenti Atlassian?
È possibile automatizzare la gestione degli utenti Atlassian combinando un'app di gestione utenti automatizzata per eliminare i profili inattivi in base a pianificazioni predefinite con un'app di provisioning SCIM per gestire la sincronizzazione della directory in tempo reale.
D: Quali sono le cause dell'aumento dei costi di Atlassian Cloud nel tempo?
I costi di Atlassian Cloud aumentano nel tempo a causa degli account utente inattivi che rimangono nei gruppi attivi, degli inviti non monitorati per utenti che non hanno mai effettuato l'accesso e dell'acquisto di licenze premium per partner esterni temporanei.
D. La funzionalità SCIM nativa di Atlassian Guard copre le organizzazioni con più IdP?
No. Per impostazione predefinita, la configurazione standard di Atlassian Guard impone rigidi limiti di identità e impedisce la mappatura di più provider, mentre le app dedicate del marketplace supportano senza problemi ambienti complessi con più IdP.
D: Ho bisogno di Atlassian Access per proteggere il mio portale clienti JSM?
No. Puoi proteggere il tuo portale e implementare il Single Sign-On utilizzando un'app SSO dedicata per i clienti JSM, che elimina la necessità di verifica del dominio o di abbonamenti di accesso.
D: Posso impostare una data di scadenza per un ticket Jira condiviso o una pagina Confluence?
Sì. Secure Share consente di impostare periodi di validità specifici per i link e li elimina automaticamente sette giorni dopo la data di scadenza.
D: Quanto tempo ci vuole per vedere i risparmi sui costi di Atlassian Cloud derivanti dall'automazione?
Con Atlassian Cloud puoi ottenere risparmi sui costi quasi immediatamente. L'esecuzione di una pulizia di massa delle disattivazioni o l'attivazione della disattivazione SCIM in tempo reale libera immediatamente le postazioni a pagamento non utilizzate dal prossimo ciclo di fatturazione.
D: Devo automatizzare la gestione degli utenti prima o dopo la connessione a SCIM?
È possibile implementare la gestione degli utenti e SCIM contemporaneamente. Utilizza le app di gestione degli utenti per eliminare istantaneamente le directory attive esistenti e pianificare pulizie basate su regole, e usa SCIM per gestire la sincronizzazione continua delle identità in tempo reale.
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