Garantire la condivisione sicura delle pagine Confluence con utenti esterni: l'approccio miniOrange

Share Confluence with External Users (Secure Share) è nato dall'idea che le aziende di oggi non solo trarrebbero vantaggio dall'utilizzo di un'app che consentisse di risparmiare sui costi di licenza , ma che offrisse anche un modo sicuro per condividere Confluence con utenti esterni.

L'outsourcing, la collaborazione interna o esterna per portare a termine un progetto in tempo è ciò che mantiene un'azienda rilevante e a galla nel mondo odierno. In questa era di Information Technology, il mercato è in fermento con strumenti di collaborazione, tra i principali c'è 'Confluence'.

Se lavori su progetti che utilizzano Confluence che implicano la condivisione di documenti, pagine o la collaborazione diretta con venditori, clienti e consumatori, allora diventa necessario condividere quella pagina/spazio con utenti esterni o utenti non Confluence. In altre parole, qualsiasi utente senza licenza con la tua organizzazione e che non ha accesso alla tua pagina Confluence diventa un utente esterno.

D'altra parte, potresti voler dare ai tuoi utenti esterni un accesso limitato o ristretto alle pagine. Dipende interamente dal ruolo che l'utente esterno in questione dovrebbe svolgere. Visualizzeranno solo le pagine o contribuiranno anche apportando modifiche? Saranno limitati alla pagina principale o avranno accesso anche alle pagine figlio? È qui che entra in gioco il plugin 'Secure Share (Confluence with external users)', approfondiamo un po' di più...

Cominciando dalle sfide

La prima cosa che viene in mente quando si deve condividere l'area di lavoro con utenti esterni è la sicurezza dei dati, ovvero la condivisione di informazioni sensibili, come i dettagli del progetto, in modo che siano conformi alle normative aziendali sulla protezione dei dati e al contempo protette dall'accesso da parte di utenti non autorizzati.

L'altra sfida è il costo di licenza per aggiungere nuovi utenti allo spazio di lavoro, poiché gli utenti esterni potrebbero non avere un account Atlassian o una licenza Confluence. I progetti eseguiti con collaborazioni esterne comportano costi enormi e uno di questi costi è l'acquisizione della licenza per farli funzionare sulla stessa piattaforma.

Una volta sistemato questo, sorge la domanda sul tipo di controllo o accesso che deve essere fornito agli utenti esterni. Possiamo assegnare in modo sicuro livelli granulari di accesso in base alle necessità o limitarli semplicemente a pagine specifiche per il loro ruolo e lavoro? Molti si identificherebbero con le occasioni in cui si dovevano condividere istantanee dei progetti, PDF o invitare utenti esterni nel loro ufficio per discutere i dettagli, il tutto richiedendo molto tempo e a volte potrebbe anche non andare bene con la conformità interna. Questo ci porta a...

Pensa se dovessi rendere pubblico tutto il tuo spazio su Internet per condividere esternamente le tue pagine Confluence con utenti senza licenza, lo renderesti vulnerabile alle minacce alla sicurezza. Potrebbero esserci momenti o necessità del tuo progetto in cui tutte le parti coinvolte non hanno accesso completo alle tue pagine Confluence.

Sviluppato da miniOrange, "Secure Share" consente di generare link sicuri e univoci alle pagine di Confluence e di condividerli con utenti esterni non iscritti alla piattaforma, senza renderli pubblici. Grazie alle sue funzionalità integrate, permette di condividere le pagine di Confluence con limitazioni e controlli che è possibile applicare per proteggere i propri dati. Inoltre, è possibile proteggerle con password e impostare un tempo di scadenza, in modo che diventino inaccessibili dopo un determinato periodo.

Caratteristiche a colpo d'occhio

È possibile creare, proteggere e condividere link di accesso univoci per qualsiasi pagina/spazio Confluence
Imposta le autorizzazioni per gli utenti finali per visualizzare/aggiungere commenti/allegati nelle pagine condivise
Proteggi il tuo link condiviso con la tua password o generane una casuale per una maggiore sicurezza
Imposta la validità per il collegamento condiviso aggiungendo così un ulteriore livello di sicurezza
Disattiva/elimina il link condiviso a tuo piacimento
Condividi facilmente i tuoi link di accesso tramite SMTP
Con la funzione Iscriviti al link, gli utenti esterni saranno avvisati di eventuali modifiche alla pagina/spazio

Quando si utilizza Confluence, la sfida consiste nel condividere le pagine con persone esterne all'organizzazione che non dispongono di un account Confluence. La nostra soluzione "Secure Share" risponde a questa esigenza.

La suite di app di miniOrange è dinamica per sua natura: i nostri sviluppatori lavorano costantemente per trovare la prossima funzionalità migliore che possa migliorare le prestazioni delle app esistenti. Con "Secure Share" puoi aspettarti alcune funzionalità che verranno aggiunte a breve, ecco un'anteprima di ciò che ti aspetta:

Abilita l'SSO per l'utente anonimo per impedire l'accesso non autorizzato: aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza, l'amministratore può abilitare l'utente a eseguire l'SSO prima di accedere al link di condivisione sicuro.

Sarà presto possibile anche la modifica: sì, abbiamo tenuto conto del feedback dei nostri clienti e a breve rilasceremo la funzionalità che permetterà agli utenti anonimi di modificare la pagina di Confluence utilizzando il link di accesso condiviso con loro.

Tenere traccia degli utenti che hanno accesso al link condiviso: monitorare chi ha accesso al link condiviso e garantire la responsabilità e il controllo sui contenuti condivisi.

I nostri servizi di demo e supporto saranno lieti di aiutarti a capire come le nostre app possono aggiungere valore alla tua attività.

Grazie al nostro eccezionale servizio clienti, puoi essere certo che saremo al tuo fianco in ogni fase. Visita l' Atlassian Marketplace per scoprire le nostre altre app e capire cosa le distingue dalle altre.

Quindi, se ritieni che questa sia l'app che fa per te, ti aiuteremo con la configurazione gratuita oppure puoi contattarci al numero +1 978 658 9387 per una demo. Per qualsiasi domanda, non esitare a contattarci all'indirizzo info@xecurify.com.

Garantire la condivisione sicura delle pagine Confluence con utenti esterni: l'approccio miniOrange