Come un'azienda SaaS ha ridotto i tempi di provisioning degli accessi con la governance degli accessi

Scopri come automatizzare la governance degli accessi in Jira Service Management per accelerare il provisioning, migliorare l'onboarding, ridurre il carico di lavoro IT e rafforzare la sicurezza.

Passare da 50 a 500 dipendenti in 18 mesi dovrebbe essere una festa. Per un'azienda SaaS B2B, si è trasformata in una crisi operativa.

Il fatturato stava aumentando. Nuove assunzioni stavano arrivando a fiumi: rappresentanti di vendita, ingegneri, responsabili del successo dei clienti. Il loro stack tecnologico era maturo: Atlassian per le operazioni di assistenza, Salesforce per il CRM, una suite completa di applicazioni SaaS a supporto di ogni funzione.

Sulla carta, tutto sembrava scalabile.

In realtà, un collo di bottiglia invisibile stava compromettendo la produttività dell'intera organizzazione: la governance dell'accesso alle app.

Secondo una ricerca di Bloomberg, i dipendenti trascorrono in media 11 ore all'anno in attesa delle richieste di accesso IT , un tempo che incide direttamente sulla produttività e sulla generazione di ricavi. Per questa azienda, il problema era ben più grave.

L'incidente che ha costretto la leadership ad agire

Lunedì 9:00 – Un nuovo responsabile delle vendite si unisce al team di vendita, pronto a iniziare la ricerca di nuovi clienti.

Mercoledì 2:00 – Ancora nessun accesso:

• Salesforce
• Outreach
• Dashboard di vendita
• Cartelle di unità condivise

Il suo percorso di richiesta di accesso si è svolto in questo modo:

1. Messaggio Slack all'IT
2. Tag IT RevOps
3. RevOps invia un'e-mail al suo manager
4. Il responsabile approva tramite Slack
5. L'IT vede l'approvazione mercoledì pomeriggio
6. Accesso concesso dopo 72 ore

Il costo? Tre giorni di perdita di produttività nelle vendite. Con un costo medio di produttività per un agente di vendita di 500 dollari al giorno, si tratta di 1,500 dollari di perdita diretta per ogni nuova assunzione.

La dirigenza si è subito mobilitata. Quando hanno indagato più a fondo, hanno scoperto che non si trattava di un incidente isolato. Era sistemico.

Il costo reale della gestione manuale dell'identità e degli accessi

L'azienda ha condotto un audit completo del proprio processo di gestione degli accessi. I risultati sono stati allarmanti.

Problema 1: nessun hub di richiesta centrale

Le richieste di accesso sono arrivate attraverso molteplici canali:

• DM e canali Slack (42% delle richieste)
• Thread di posta elettronica (31% delle richieste)
• Ticket Jira occasionali (18% delle richieste)
• Approvazioni verbali e conversazioni in corridoio (9% delle richieste)

Risultato: visibilità nulla e nessuna possibilità di tracciamento. Frequenti duplicati e richieste non ricevute.

Problema 2: Ricerca dell'approvazione

Gli amministratori IT impiegavano dalle 4 alle 6 ore settimanali per ottenere le approvazioni:

• Chi approva le licenze Jira?
• RevOps ha dato il suo consenso?
• Si tratta di un accesso permanente o temporaneo?
• Dov'è finita l'approvazione del manager?

Le approvazioni si perdono nei thread di Slack, nelle numerose e-mail e nei messaggi di chat.

Problema 3: Crollo della produttività dell'onboarding

L'azienda ha condotto un'analisi dell'efficienza dell'onboarding con risultati preoccupanti:

Prima dell'automazione:

• Tempo medio di attesa per l'accesso: 52 ore
• Attività di onboarding ritardate: 37%
• Perdita di produttività nelle vendite: 1 giornata di vendita completa per assunzione

La soluzione: centralizzare la gestione degli accessi in Jira Service Management

L'azienda aveva bisogno di:

• Centralizzare le richieste di accesso per tutte le app aziendali
• Automatizza il routing delle approvazioni in base alla proprietà dell'applicazione
• Integrare il provisioning automatizzato
• Mantenere le approvazioni pronte per l'audit
• Lavorare all'interno del loro ecosistema Atlassian esistente

Poiché gestivano già le operazioni di servizio in Atlassian, la scelta naturale è stata quella di passare a Jira Service Management (JSM) per la governance degli accessi.

Non volevano un altro strumento di gestione delle identità autonomo. Volevano che identità e accesso fossero integrati dove i dipendenti già lavoravano.

La soluzione? miniOrange Application Access and Governance Workflow per JSM.

Creazione del framework di gestione automatizzata degli accessi

Passaggio 1: creare un portale di richiesta di accesso

Il team ha creato un progetto Access Service dedicato in JSM come unica fonte di verità per tutte le richieste di accesso.

I dipendenti potevano richiedere l'accesso a qualsiasi applicazione tramite un portale strutturato che catturava:

• Nome dell'applicazione
• Ruolo o livello di autorizzazione richiesto
• Giustificazione aziendale
• Durata dell'accesso (permanente vs. limitato nel tempo)
• Informazioni sul dipartimento e sul responsabile

Ogni invio generava un ticket tracciabile con un ID univoco.

Entro due settimane dal lancio, il 94% delle richieste di accesso proveniva dal portale. L'acquisizione delle richieste è diventata completamente standardizzata.

Fase 2: Instradamento intelligente delle approvazioni

Il triage manuale è stato eliminato grazie a regole di automazione intelligenti.

La logica di approvazione è stata mappata in base alla proprietà dell'applicazione:

Gli approvatori ricevevano notifiche immediate e potevano approvare direttamente all'interno di JSM, senza dover cambiare contesto.

Risultato: i tempi di approvazione si sono ridotti del 76% senza che il reparto IT inviasse alcun sollecito.

Fase 3: Provisioning automatizzato con miniOrange

L'azienda ha integrato miniOrange Application Access and Governance Workflow per gestire il provisioning end-to-end.

Una volta concessa l'approvazione, il sistema automaticamente:

• Account utente creati nelle applicazioni di destinazione
• Assegnazione di ruoli appropriati tramite integrazioni API (Okta, Azure AD, API di app dirette)
• Licenze software mappate e assegnate
• Aggiornato il ticket JSM con lo stato di provisioning
• Chiuso il ticket con la documentazione completa

Il processo di provisioning che prima richiedeva 52 ore ora avviene in media in 6 ore , spesso entro la stessa giornata lavorativa.

Fase 4: Revoca automatizzata basata sul ciclo di vita

Una governance efficace dell'identità non consiste solo nel concedere l'accesso, ma anche nel rimuoverlo al momento giusto.

Il team ha configurato i trigger del ciclo di vita che revocano automaticamente l'accesso:

Attiva eventi:

• Cessazione del rapporto di lavoro (revoca immediata)
• Trasferimenti di reparto (aggiornamenti di accesso basati sui ruoli)
• Completamento del contratto per gli appaltatori
• Scadenza dell'accesso a tempo (programmata automaticamente)
• Cambiamento del responsabile o aggiornamenti della struttura di reporting

Una volta attivato, l'accesso veniva revocato automaticamente a tutte le applicazioni connesse entro 2 ore.

Ciò ha eliminato gli account orfani, un grave rischio per la sicurezza e la conformità. Secondo il Data Breach Investigations Report di Verizon, le credenziali compromesse rappresentano il 49% delle violazioni. Gli account orfani sono particolarmente vulnerabili.

L'impatto aziendale misurabile

L'azienda ha monitorato i KPI per sei mesi dopo l'implementazione.

Roadmap di implementazione: come l'hanno fatto in 60 giorni

L'azienda ha seguito un modello di implementazione graduale:

Fase 1: Scoperta e verifica (settimane 1)

• Mappati tutti i canali di richiesta di accesso esistenti
• Applicazioni ad alto volume identificate (oltre 20 app)
• Intervistati gli stakeholder dei reparti IT, sicurezza, risorse umane e unità aziendali
• Flussi di lavoro di approvazione dello stato attuale documentati

Fase 2: Progettazione del portale e progetto pilota (settimane 2-3)

• Progetto di servizio di accesso JSM creato
• Creati moduli di richiesta standardizzati per le prime 10 applicazioni
• Avviato il progetto pilota con i team IT e di vendita (50 utenti)
• Feedback raccolti e flussi di lavoro perfezionati

Fase 3: Automazione dell'approvazione (settimane 4-5)

• Regole di routing automatizzate configurate per tutte le applicazioni
• Impostare gruppi di approvatori e regole di delega
• Implementato il monitoraggio SLA per le richieste di accesso
• Distribuito all'intera organizzazione (400 utenti)

Fase 4: Integrazione del provisioning (settimane 6)

• Flusso di lavoro integrato di accesso e governance delle applicazioni miniOrange
• Provider di identità connessi (Okta SSO)
• Imposta connessioni API per le principali applicazioni
• Regole di provisioning e deprovisioning automatizzate configurate
• Condotta revisione della sicurezza e della conformità
• Lancio della produzione completa

Tempo totale di implementazione: 11 settimane

Dimensioni del team: 2 amministratori IT, 1 ingegnere della sicurezza, 1 project manager (part-time)

Introduzione all'automazione degli accessi in JSM

Ecco come puoi implementare l'automazione per le approvazioni di accesso alle app nella tua azienda, il tutto tramite una piattaforma centralizzata come Jira Service Management.

Passaggio 1: iniziare centralizzando le richieste di accesso all'interno di Jira Service Management

• Creare un progetto di servizio dedicato per le richieste di accesso
• Crea moduli di richiesta standardizzati per le tue applicazioni principali
• Stabilire SLA chiari per la fornitura di accesso

Passaggio 2: automatizzare il routing e il monitoraggio delle approvazioni

• Proprietari e approvatori delle applicazioni di mappe
• Impostare regole di routing automatizzate in JSM
• Abilita le notifiche dell'approvatore e le approvazioni con un clic

Fase 3: estendere l'automazione con provisioning e governance

• Integra il flusso di lavoro di accesso e governance delle applicazioni miniOrange
• Collega il tuo provider di identità (Okta, Azure AD, Google Workspace)
• Configurare il provisioning e il deprovisioning automatizzati
• Abilitare le revisioni degli accessi basate sul ciclo di vita

Fase 4: creare percorsi di controllo conformi

• Abilita la registrazione completa degli audit
• Creare report di conformità standard
• Pianificare revisioni periodiche degli accessi
• Documenta il tuo framework di governance dell'identità

Scopri di più sull'automazione degli accessi tramite Jira Service Management.

Perché miniOrange Application Access and Governance?

miniOrange integra funzionalità di gestione degli accessi e delle identità di livello aziendale direttamente in Jira Service Management:

• Integrazione profonda di Atlassian: flussi di lavoro JSM nativi, nessun cambio di contesto
• Provisioning automatizzato: integrazioni API con oltre 100 applicazioni
• Gestione del ciclo di vita - Revisioni e revoche automatiche degli accessi
• Pronto per la conformità: audit trail e reporting integrati
• Cloud Identity Governance - Supporto per ambienti ibridi e multi-cloud
• Distribuzione rapida: implementazione in settimane, non mesi
• Architettura scalabile: cresce con la tua organizzazione da 100 a oltre 10,000 utenti

Avvolgere Up

Per questa azienda SaaS B2B, la gestione degli accessi non è mai stata solo un flusso di lavoro IT. Era intrinsecamente legata a:

• Produttività dei ricavi (tempo di rampa del rappresentante di vendita)
• Esperienza del dipendente (prontezza dal primo giorno)
• Posizione di sicurezza (gestione delle credenziali)
• Preparazione alla conformità (preparazione all'audit)

I processi manuali creavano ritardi, lacune di visibilità e difficoltà di audit che si aggravavano con ogni nuova assunzione.

La centralizzazione e l'automazione della gestione delle identità e degli accessi in Jira Service Management hanno cambiato completamente questa traiettoria:

• La governance è diventata sistematica e verificabile
• La conformità è diventata continua invece che guidata dalla crisi
• L'IT è diventato un facilitatore aziendale anziché un collo di bottiglia

Il costo operativo della gestione manuale degli accessi è già presente, ma è nascosto in email sparse, dipendenti frustrati e confusione nella preparazione degli audit.

È ora di renderlo visibile. È ora di automatizzarlo. È ora di trasformare l'accesso da un collo di bottiglia in un vantaggio competitivo.

Pronti a trasformare la vostra gestione degli accessi?

Scopri come miniOrange Application Access and Governance Workflow può aiutare la tua organizzazione a raggiungere risultati simili.

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DOMANDE FREQUENTI

1. Che cos'è la governance dell'accesso?

La governance degli accessi è il processo di gestione, approvazione e verifica degli accessi degli utenti alle applicazioni SaaS. Garantisce un provisioning degli accessi sicuro, conforme e basato sui ruoli, impedendo al contempo la creazione di account non autorizzati o orfani.

2. In che modo Jira Service Management migliora i tempi di provisioning degli accessi?

Jira Service Management centralizza le richieste di accesso, automatizza il routing delle approvazioni e si integra con gli strumenti di provisioning. Questo riduce il lavoro manuale, elimina i ritardi nelle approvazioni e accelera il provisioning degli accessi fino all'80% o più.

3. Perché l'accesso automatizzato è importante per le aziende in crescita?

Il provisioning automatico degli accessi riduce i ritardi di onboarding, migliora la produttività dei dipendenti, minimizza il carico di lavoro IT e rafforza la sicurezza. Garantisce che i nuovi assunti ottengano rapidamente l'accesso corretto al sistema, senza dover ricorrere all'approvazione manuale.

4. In che modo miniOrange si integra con Jira Service Management per la governance degli accessi?

miniOrange si integra direttamente con i flussi di lavoro JSM per automatizzare il provisioning e il deprovisioning. Si connette a provider di identità come Okta o Azure AD e supporta l'assegnazione di ruoli basata su API su più app.