Come gestire le licenze Jira Cloud con la pulizia automatica degli utenti

È capitato a tutti: apri il pannello di amministrazione di Jira, visualizzi l'elenco degli utenti e ti rendi conto che una parte consistente dei tuoi account non è stata modificata da mesi. Alcuni appartengono a colleghi che hanno lasciato l'azienda anni fa, mentre altri a persone che hanno cambiato ruolo e hanno semplicemente smesso di usare Jira.

Questi account inattivi non sono solo un ingombro digitale. Aumentano il numero di licenze Atlassian (con conseguente spreco di denaro), introducono rischi per la sicurezza non necessari e rendono difficile mantenere l'ambiente Jira pulito e conforme alle normative.

L' app miniOrange User Management per Jira Cloud elimina ogni problema. Automatizza l'intero ciclo di vita, dall'individuazione dell'inattività e la revoca dell'accesso alla sospensione, all'eliminazione e persino al ripristino senza interruzioni, permettendoti di concentrarti su attività più importanti.

Perché gli utenti inattivi rappresentano un costo nascosto

Il modello di licenza di Atlassian conteggia ogni account utente attivo ai fini del proprio piano tariffario, indipendentemente dal fatto che l'utente abbia effettuato l'accesso per sei mesi o per sei minuti. Per le organizzazioni più grandi, queste licenze inutilizzate si traducono in una spesa significativa e superflua.

Le cause più comuni che fanno aumentare il numero di patenti possedute:

• Lacune nella fase di offboarding: Ex dipendenti i cui account non sono mai stati disattivati ​​correttamente.
• Partnership scadute: Appaltatori o fornitori che hanno terminato i loro progetti ma mantengono ancora l'accesso libero.
• Ricambio internoUtenti che hanno cambiato team e non necessitano più dell'accesso a Jira Software o Confluence.
• "Test" disordineAccount creati durante la fase di onboarding che non sono mai stati eliminati.

La pulizia manuale è lenta, soggetta a errori umani e raramente coerente. L'automazione è l'unico modo per scalare efficacemente la gestione delle licenze .

5 passaggi per automatizzare la pulizia degli utenti con miniOrange

Passaggio 1: Definisci le tue regole per gli utenti inattivi

Innanzitutto, definiamo le regole per stabilire cosa costituisce un utente inattivo nella tua organizzazione. Vai alla scheda Pulizia pianificazione nell'app miniOrange e imposta la tua soglia.

• Soglie personalizzateScegli 30, 60 o 90 giorni, oppure imposta un numero personalizzato in base alle tue politiche interne.
• Scegli la tua azione: Decidi cosa succede quando un utente oltrepassa quel limite: disattiva, sospendi o revoca l'accesso al prodotto (Jira Software, Confluence o Jira Service Management).
• Pronto per la verificaÈ possibile scegliere di esportare i dati utente come file CSV ogni volta che viene eseguito lo scheduler, mantenendo così intatti i registri di conformità.

Una volta cliccato su Salva, lo strumento di pianificazione si avvia automaticamente in background. Nessun intervento manuale, niente stress.

Passaggio 2: Eliminare i conti inattivi

Disattivare un utente è un ottimo primo passo, ma gli account inattivi rimangono comunque presenti, occupando spazio. Per ottenere un'istanza davvero pulita, utilizza la funzione di eliminazione automatica.

• Imposta un timerÈ possibile impostare l'eliminazione automatica degli utenti sospesi o disattivati ​​per un ulteriore numero di giorni "X".
• Il vantaggioQuesto approccio in due fasi (prima disattivare, poi eliminare) offre un margine di sicurezza. Se si disattiva un utente per errore, si ha un lasso di tempo per riattivarlo prima che l'account venga eliminato definitivamente.

Passaggio 3: contrassegnare i gruppi protetti

Sappiamo che non tutti dovrebbero essere soggetti a pulizia automatica. Gli amministratori dell'organizzazione, i dirigenti di alto livello e le principali parti interessate devono mantenere il proprio accesso, indipendentemente dalla cronologia degli accessi.

• Come funziona: Aggiungi semplicemente quegli individui specifici o interi gruppi a un Gruppo protetto all'interno dell'app.
• RisultatoQuesti utenti sono protetti da qualsiasi azione automatica di disattivazione, sospensione o eliminazione. Mantieni il controllo ed eviti interruzioni critiche per la tua attività.

Passaggio 4: Notifiche e-mail proattive

La trasparenza è fondamentale. Prima di revocare qualsiasi accesso, è buona norma avvisare l'utente.

• Il flusso di lavoroL'app invia una notifica automatica via e-mail prima della scadenza per inattività.

È possibile includere un link facoltativo nell'e-mail che consente all'utente di richiedere direttamente il ripristino dell'accesso, riducendo la possibilità di blocchi accidentali e mantenendo libera la coda di assistenza.

Fase 5: Ripristino dell'accesso senza interruzioni

Se un utente rientra dal congedo o inizia un nuovo progetto e ha bisogno di riottenere l'accesso, non dovrebbe dover attendere che un amministratore approvi manualmente una richiesta di assistenza.

• Self-ServiceGli utenti possono richiedere l'accesso tramite il portale di assistenza Jira, e-mail o (prossimamente) Slack o Microsoft Teams.
• Restauro autoL'app valuta la richiesta in base alle regole predefinite (come gruppo, dominio o ruolo) e ripristina automaticamente l'accesso. È più veloce per l'utente e più pulito per te.

Prima e dopo: la trasformazione

Perché è importante

Automatizzare la pulizia dei dati degli utenti non significa solo mantenere aggiornato l'elenco degli utenti, ma è una mossa strategica per la tua azienda:

1. Costi ridottiRichiedi subito le licenze Atlassian. Il risparmio si accumula rapidamente per i team numerosi.
2. Sicurezza più strettaGli account orfani rappresentano potenziali falle di sicurezza. Chiuderli è un passaggio fondamentale per soddisfare gli standard di conformità.
3. EFFICIENZA: Allontanate i vostri amministratori dalle attività di routine ripetitive e rimandateli a lavori strategici ad alto valore aggiunto.
4. Preparazione all'auditGrazie alle esportazioni in formato CSV con timestamp e ai registri delle notifiche, non avrai mai difficoltà a dimostrare chi ha accesso ai tuoi sistemi e perché.

Guarda il flusso di lavoro in azione

Vuoi vedere quanto è facile da configurare? Guarda la dimostrazione completa qui.

Domande frequenti

D: Come fa miniOrange a rilevare gli utenti inattivi?

L'app monitora l'orario dell'ultimo accesso di ogni utente. È possibile impostare una soglia personalizzata (ad esempio, 90 giorni) e, una volta che un utente supera tale soglia senza aver effettuato l'accesso, l'app attiva l'azione scelta.

D: Posso escludere i manager o gli amministratori?

Sì. È possibile utilizzare la funzione Gruppi protetti per escludere utenti o gruppi specifici da tutte le azioni di pulizia.

D: Gli utenti verranno avvisati prima di perdere l'accesso?

Certamente. È possibile abilitare l'invio automatico di email agli utenti prima della scadenza per inattività. Queste email possono anche includere un link per consentire loro di richiedere il mantenimento attivo del proprio accesso.

D: In che modo questo aiuta a ridurre i costi delle licenze Atlassian?

Poiché Atlassian addebita un costo per utente attivo, ogni account inattivo che rimuovi o disattivi corrisponde a una licenza per la quale smetti di pagare immediatamente.

D: Come può un utente riottenere l'accesso se è stato disattivato?

Possono richiedere il ripristino tramite il portale di assistenza Jira, e-mail o Slack/Microsoft Teams. L'app gestisce la richiesta automaticamente in base alle regole impostate.

D: Questa soluzione è valida per tutti i prodotti Atlassian Cloud?

Sì, copre Jira Software, Confluence e Jira Service Management. È anche possibile personalizzare le regole per ciascun prodotto in modo indipendente.

D: Posso avere un resoconto di chi sta per essere ripulito?

Sì. L'app fornisce esportazioni in formato CSV durante ogni esecuzione dello scheduler, offrendo una traccia di controllo verificabile di ogni utente segnalato e di ogni azione intrapresa.

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