Riattivazione automatizzata degli utenti Jira tramite JSM, Slack e Teams.

La maggior parte dei team Jira ha già risolto il problema della disattivazione degli account. Quando un utente diventa inattivo, lo si rimuove dai gruppi con licenza, si recuperano le postazioni e si mantiene il controllo delle licenze Atlassian. Il problema inizia al ritorno. Nel momento in cui un utente riattivato ha nuovamente bisogno di Jira, qualcuno del reparto IT deve verificarne l'identità, trovare il gruppo corretto e riaggiungerlo manualmente, spesso più volte a settimana per lo stesso tipo di richiesta.

È proprio in quel passaggio manuale che i risparmi si disperdono silenziosamente. Ogni utente che ritorna si trasforma in una piccola segnalazione, e ogni segnalazione aggiunge un ritardo per la persona che aspetta di tornare al lavoro.

L' app di gestione automatizzata degli utenti per Jira di miniOrange colma questa lacuna. La sua funzione di ripristino automatico dell'accesso consente agli utenti che desiderano tornare a utilizzare il servizio di richiedere l'accesso tramite il portale Jira Service Management, Slack o Microsoft Teams, per poi concederlo automaticamente in base alle regole configurate una sola volta. Niente code, niente assegnazione manuale ai gruppi, niente intervento dell'amministratore.

Dove lo sforzo si concentra effettivamente

Il restauro manuale raramente rappresenta un unico grande problema. Si tratta piuttosto di una serie di piccoli problemi ricorrenti che si sommano man mano che si aumenta la complessità dell'intervento:

• Il ripristino manuale dell'accesso non è scalabileAggiungere nuovamente gli utenti ai gruppi di licenze, una richiesta alla volta, è un processo lento e ingrato.
• La stessa richiesta arriva ripetutamenteIl ripristino degli accessi è per sua natura un'operazione ripetitiva, il che la rende un candidato ideale per l'automazione.
• L'attesa riduce la produttività.Ogni ora di inattività trascorsa in attesa di un incarico di gruppo rappresenta un risultato che la vostra organizzazione ha pagato ma non ha ottenuto.
• Le richieste multicanale risultano incoerentiQuando le persone pongono domande tramite chat, email e ticket, mantenere uniformi i registri di gestione e di accesso diventa difficile.

Questa funzionalità integra tutto ciò in un unico percorso automatizzato, indipendentemente dalla provenienza della richiesta.

Cosa fa il ripristino automatico dell'accesso

L'idea è semplice: smettere di trattare il ripristino dell'accesso come una coda manuale e iniziare a trattarlo come una regola.

Quando qualcuno richiede l'accesso, l'app gestisce automaticamente l'intera sequenza:

1. Riceve la richiesta, indipendentemente dal fatto che provenga dal portale di gestione dei servizi Jira, da Slack o da Microsoft Teams.
2. Verifica la richiesta e identifica chi la sta effettuando.
3. Il sistema verifica l'identità della persona in base ai criteri di idoneità impostati, basandosi sul dominio di posta elettronica o sull'appartenenza a gruppi specifici.
4. Aggiunge gli utenti idonei al gruppo di licenza corretto, ripristinando così il loro accesso al prodotto Jira.

L'utente effettua la richiesta, l'app verifica le regole e l'accesso viene ripristinato, di solito in pochi minuti. Un amministratore non deve mai aprire la richiesta.

Se desideri capire come questo si inserisce nel più ampio ciclo di vita dell'utente, dal rilevamento dell'inattività al recupero delle licenze, miniOrange documenta l'intero flusso nel manuale sulla gestione automatizzata degli utenti.

Cosa lo contraddistingue

Molti strumenti possono automatizzare una parte di questo processo. Questa funzionalità si distingue perché gestisce l'intero ciclo di andata e ritorno e si rivolge agli utenti nel luogo in cui già lavorano:

1. Automazione a mani libere

Una volta ricevuta una richiesta valida, il ripristino viene completato automaticamente. Le richieste non rimangono più in coda di revisione e nessuno deve confermare manualmente l'idoneità o riassegnare un gruppo.

2. Mappatura flessibile dei gruppi per adattarsi alla tua struttura

L'accesso può essere ripristinato in due modi: tramite il dominio di posta elettronica dell'utente o tramite la sua appartenenza a gruppi esistenti. La mappatura basata sul dominio è adatta alle organizzazioni che gestiscono l'accesso per azienda o unità aziendale, mentre la mappatura basata sui gruppi è più adatta ai team che gestiscono già i diritti di accesso tramite gruppi ben definiti.

3. La tua scelta del canale di richiesta

Gli amministratori decidono come ricevere le richieste, tramite il portale Jira Service Management, Slack o Microsoft Teams, e gli utenti richiedono l'accesso esclusivamente attraverso quel canale, il che alimenta la stessa automazione di base.

4. Le richieste di chat generano comunque un ticket gestito

Le richieste inviate tramite Slack o Microsoft Teams vengono gestite tramite l'integrazione con la chat di Jira Service Management (JSM). L'integrazione crea una richiesta JSM standard e l'app la elabora solo dopo la creazione del ticket, utilizzando lo stesso flusso di lavoro di convalida e approvazione delle richieste inviate tramite il portale JSM.

Questo passaggio di consegne rappresenta un vantaggio silenzioso. Gli utenti beneficiano della comodità di chiedere in chat, mentre voi mantenete il tracciamento, la coerenza e la verificabilità di un processo di ticket formale. Comodità in superficie, rigore alla base.

Questa funzionalità si affianca alle altre caratteristiche del ciclo di vita dell'app, come la pulizia programmata, la revoca dell'accesso per gli utenti inattivi e la sospensione automatica degli account dormienti, in modo che la stessa app che riassegna un posto possa anche restituirlo.

Come configurarlo

La configurazione avviene nella sezione "Attivazione automatica utenti " dell'app tramite una breve procedura guidata. Ecco come si presenta.

Passaggio 1: Scegli come gli utenti richiederanno l'accesso

La procedura guidata si apre con una domanda: in che modo gli utenti devono richiedere l'accesso? Sono disponibili due opzioni.

• Ticket di gestione del servizio JiraGli utenti aprono un ticket JSM per richiedere l'accesso, tramite il portale, Slack o Microsoft Teams, e lo ottengono automaticamente.
• Richiesta POSTUtilizzare una intranet o qualsiasi altro sistema in grado di inviare una richiesta POST per attivare l'assegnazione.

Selezionando "Richiesta POST" si aprono le porte a Slack e Teams. Poiché questi canali inviano una richiesta POST che l'app è in ascolto, è possibile collegare richieste di accesso da praticamente qualsiasi strumento in grado di attivare un webhook, non solo dalle due piattaforme menzionate.

Seleziona il tipo di richiesta e continua.

Passaggio 2: Definire le regole di assegnazione

Successivamente, si decide come associare gli utenti al gruppo di licenza corretto. Sono disponibili due metodi.

• Tramite dominio e-mailAssegna gruppi in base al dominio email di un utente, ad esempio tutti su @azienda.com.
• Per gruppo esistenteAssegna i gruppi in base all'appartenenza attuale dell'utente ai gruppi.

Seleziona l'assegnazione basata sul dominio e compila due campi:

• Dominio e-mailIl dominio che si desidera targettizzare, ad esempio example.com. Chiunque possieda tale dominio verrà indirizzato al gruppo target.
• TargetIl gruppo con licenza in cui vengono indirizzati gli utenti corrispondenti. Questo è il gruppo che concede l'accesso al prodotto Jira.

Imposta il dominio e il gruppo di destinazione, salva e la regola sarà attiva.

Passaggio 3: Lascialo in esecuzione

Una volta salvato, il flusso di lavoro funziona in automatico. Da quel momento in poi:

1. Un utente invia una richiesta tramite il portale, Slack o Teams.
2. L'applicazione convalida i dati e identifica l'utente.
3. Confronta l'utente con le regole del tuo dominio o gruppo.
4. Gli utenti idonei vengono aggiunti automaticamente al gruppo di licenze configurato.
5. L'accesso a Jira è stato ripristinato, senza alcun passaggio amministrativo intermedio.

Configuralo una volta. Continua a funzionare.

L'impatto aziendale del ripristino automatico dell'accesso

Automatizzare il ripristino degli accessi non è semplicemente una comodità amministrativa. Riducendo il divario tra il momento in cui si recupera una postazione e quello in cui questa viene restituita, la funzionalità consente di perseguire contemporaneamente il controllo dei costi e la produttività degli utenti, anziché dover sacrificare l'uno per l'altro. I seguenti risultati mostrano chiaramente come questo cambiamento si manifesti:

1. Restauro senza contatto

Gli amministratori non rappresentano più un collo di bottiglia per gli utenti di ritorno. Poiché l'app assegna automaticamente il gruppo di licenza corretto in base alle regole definite, il reparto IT è liberato dalla gestione ripetitiva dei gruppi e può dedicare quel tempo ad attività a maggior valore aggiunto.

2. Maggiore produttività per gli utenti

Gli utenti che rientrano nel sistema riottengono l'accesso in pochi minuti tramite il self-service, senza dover attendere un ciclo di revisione manuale. Questa rapidità si traduce direttamente in tempo di lavoro recuperato, aspetto fondamentale per i collaboratori esterni, i dipendenti che rientrano al lavoro e chiunque si trovi a dover rispettare una scadenza non appena riprende l'attività.

3. Una governance coerente e verificabile.

Che una richiesta arrivi tramite il portale, Slack o Microsoft Teams, segue un percorso automatizzato e completamente tracciabile. Ogni ripristino viene convalidato in base alle stesse regole e registrato nello stesso modo, offrendo una traccia di controllo chiara e un processo difendibile e ripetibile per le verifiche di conformità e sicurezza.

4. Un'esperienza migliore per tutti i soggetti coinvolti

Gli utenti richiedono l'accesso tramite il canale per loro più comodo e gli amministratori recuperano tempo prezioso. Questa funzionalità coniuga due obiettivi solitamente in conflitto tra loro: soddisfare le esigenze di chi ha bisogno di accedere rapidamente e quelle dei team responsabili di una gestione responsabile.

Conclusione

Un tempo, l'ottimizzazione delle licenze e la produttività degli utenti sembravano due facce della stessa medaglia. Recuperare le licenze inutilizzate comportava un carico di lavoro amministrativo, mentre mantenere tutti gli utenti con licenza attiva significava spendere più del dovuto. Il ripristino automatico degli accessi elimina completamente questo dilemma. È possibile recuperare le licenze non utilizzate senza esitazioni e riattivare l'accesso in modo semplice e immediato, grazie alla completa automazione e alla disponibilità degli strumenti che il team utilizza quotidianamente.

L'IT smette di essere il collo di bottiglia. Gli utenti smettono di aspettare. E ogni richiesta, da qualunque punto di partenza, passa attraverso lo stesso flusso di lavoro coerente e verificabile di Jira Service Management.

Pronti a vederlo in azione nel vostro ambiente? Potete provare l'app gratuitamente sull'Atlassian Marketplace.

Domande frequenti

D. Gli utenti devono necessariamente aprire il portale di gestione dei servizi Jira?

No. Questo è proprio il punto della progettazione multicanale. Gli utenti possono richiedere l'accesso tramite Slack o Microsoft Teams senza dover mai accedere al portale. Un ticket JSM viene comunque creato in background, in modo che la richiesta rimanga tracciata e verificabile.

D. Come fa l'app a decidere chi è idoneo?

L'idoneità si basa sulle regole configurate: il dominio di posta elettronica dell'utente o la sua appartenenza a gruppi esistenti. Solo gli utenti che soddisfano le regole vengono aggiunti al gruppo con licenza di destinazione, in modo che il ripristino rimanga controllato e non aperto a chiunque.

D: Una richiesta inviata tramite Slack o Teams non viene registrata nel nostro registro di controllo?

No. Ogni richiesta di chat attiva lo stesso flusso di lavoro JSM sottostante e genera un ticket corrispondente. Che la richiesta provenga dal portale o da un messaggio di chat, viene elaborata e registrata allo stesso modo.

D: Quali altri strumenti, oltre a Slack e Teams, possono attivare una richiesta?

Poiché l'opzione Richiesta POST accetta qualsiasi chiamata POST in entrata, è possibile connettere un portale intranet, un modulo interno o praticamente qualsiasi sistema in grado di inviare un webhook. Slack e Teams sono le scelte più comuni, ma non sono le uniche.